Рабочие мессенджеры c функцией Федеративный режим работы

Рабочие мессенджеры (КМ, англ. Employee Internal Messengers, EIM) – это специализированные корпоративные коммуникационные платформы, предназначенные для организации деловой переписки, групповых обсуждений, обмена документами и совместной работы сотрудников внутри организации, с поддержкой интеграции с бизнес-приложениями, системами управления задачами и обеспечения корпоративного документооборота.

Рабочий внутренний чат как деятельность — это процесс организации и поддержания коммуникации между сотрудниками внутри компании с использованием специализированных цифровых платформ. Это форма взаимодействия, направленная на обмен информацией, координацию совместных действий и решение рабочих задач в режиме реального времени.

Рабочий внутренний чат включает:

• обмен сообщениями для оперативного обсуждения рабочих вопросов;
• передачу файлов и документов, необходимых для совместной работы;
• создание и управление групповыми чатами и каналами, ориентированными на конкретные проекты или темы;
• интеграцию с другими корпоративными системами и приложениями для повышения эффективности работы.

Процесс использования рабочего внутреннего чата способствует ускорению обмена информацией, улучшению координации между отделами и сотрудниками, а также повышению общей продуктивности работы команды. Это позволяет оперативно решать возникающие задачи, минимизировать задержки в коммуникации и создавать условия для более тесного и эффективного взаимодействия внутри организации.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

SquadusНовые Облачные ТехнологииОфициальный сайт

Рабочие мессенджеры предназначены для организации эффективной коммуникации между сотрудниками внутри компании. Они позволяют осуществлять обмен сообщениями, файлами и другими данными в режиме реального времени, что способствует быстрому решению рабочих вопросов и повышению общей продуктивности команды.

Кроме того, рабочие мессенджеры часто включают дополнительные функции, такие как создание групповых чатов, проведение видеоконференций и интеграцию с другими корпоративными системами. Это делает их универсальным инструментом для координации совместных проектов, обмена идеями и поддержания рабочего процесса на высоком уровне.

Рабочие мессенджеры в основном используют следующие группы пользователей:

• Штатные специалисты — постоянные сотрудники организаций всех уровней, использующие мессенджер для ежедневной коммуникации и решения профессиональных задач,
• Проектные менеджеры — руководители проектов и их команды, применяющие мессенджер для координации работы, постановки задач и отслеживания прогресса,
• Удаленные работники — сотрудники, трудящиеся вне офиса, использующие мессенджер для поддержания связи с коллегами и руководством,
• Фрилансеры и подрядчики — внешние исполнители, получившие временный доступ для взаимодействия с командой по конкретным проектам,
• Бизнес-партнеры — представители компаний-партнеров, участвующие в совместных обсуждениях и координации действий,
• Служба поддержки — специалисты, использующие мессенджер для оперативной коммуникации с клиентами и решения возникающих вопросов,
• Администраторы системы — технические специалисты, отвечающие за настройку, поддержку и управление рабочим мессенджером.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аудиоконференции

Функция Аудиоконференций позволяет проводить групповые голосовые звонки, где участники могут общаться, слышать друг друга, а также даже писать сообщения во время общения.

Видеоконференции

Функция Видеоконференций позволяет проводить онлайн-встречи и совещания между сотрудниками, партнёрами и клиентами. Она даёт возможность видеть и слышать друг друга, обмениваться информацией и совместно решать рабочие задачи.

Группировка контактов

Функция Группировки контактов позволяет объединять пользователей в группы на основе различных критериев, таких как отдел, проект или роль. Это упрощает поиск и общение с коллегами, а также обеспечивает лучшую организацию рабочих процессов.

Группировка чатов

Функция Группировки чатов позволяет объединять чаты в группы на основе определённых критериев, например, по отделам, темам или проектам. Это упрощает навигацию и облегчает работу с чатами, связанными общей тематикой.

Групповые чаты

Функция Групповые чаты позволяет создавать общие чаты для нескольких пользователей, обеспечивая им возможность общаться и делиться информацией одновременно. Эта функция полезна для координации действий, обсуждения проектов и поддержания связи между участниками.

Демонстрация экрана

Функция Демонстрация экрана позволяет показывать содержимое рабочего стола компьютера другим участникам видеоконференции. Такая функция удобна для проведения презентаций, обучения персонала и демонстрации рабочих процессов.

Запись созвонов

Функция Записи созвонов позволяет сохранять аудиозаписи разговоров сотрудников для защиты бизнеса, анализа эффективности работы персонала и контроля соблюдения коммерческой тайны.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Опросы

Функция Опросы позволяет собирать обратную связь от клиентов, улучшать взаимодействие с аудиторией, проводить маркетинговые исследования, активировать аудиторию и повышать узнаваемость бренда.

Отправка анимированных стикеров

Функция Отправки анимированных стикеров позволяет пользователям отправлять анимированные изображения, называемые стикерами, своим собеседникам. Эти стикеры могут быть использованы для украшения сообщений, выражения эмоций или обозначения определённых ситуаций.

Отправка изображений

Функция Отправки изображений позволяет отправлять и получать фотографии, картинки и другие графические файлы между участниками чата. Это полезно для обмена рабочими материалами, презентациями, иллюстрациями и другими визуальными элементами.

Отправка смайликов

Функция Отправки смайликов позволяет пользователям отправлять графические символы, называемые смайликами, своим собеседникам для передачи эмоций, настроения или обозначения определённых ситуаций. Смайлики могут использоваться вместе с текстом сообщения, чтобы сделать его более выразительным и понятным.

Отправка файлов

Функция Отправка файлов позволяет сотрудникам обмениваться различными типами файлов, такими как документы, изображения, аудио и видео, между собой и с коллегами из других отделов или филиалов компании.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Поддержка каналов

Функция Поддержки каналов позволяет создавать отдельные каналы для одностороннего обмена информацией и новостями внутри отдельной аудитории подписчиков. Это помогает быстро передавать и получать нужную информацию по определённой теме и быть в курсе событий компании.

Поддержка чат-ботов

Функция поддержки чат-ботов позволяет автоматизировать общение с пользователями мессенджера, реализуя взаимодействие с пользователями чата по выбранным сценариям общения.

Приватные чаты

Функция Приватные чаты позволяет общаться напрямую двум людям, а также создавать такие чаты, доступ к которым ограничен определёнными пользователями или устройствами.

Расшифровка и транскрибация

Функция Расшифровка и транскрибация позволяет автоматически преобразовывать аудиосообщения в текстовый формат, что ускоряет и оптимизирует рабочие процессы. Данная функция полезна для крупного бизнеса, сталкивающегося с большим объёмом обращений, и для людей с ограниченными возможностями, так как устраняет барьер в общении.

Режим презентации

Функция Режим презентации позволяет проводить презентации и демонстрировать заранее подготовленные презентационные материалы другим участникам чата. Это облегчает процесс обсуждения и помогает визуализировать информацию.

Рисование на экране

Функция Рисования на экране позволяет пользователям рисовать или писать на экране во время видеоконференций или онлайн-встреч. Функция может быть полезной для проведения мозговых штурмов, обучения или просто для развлечения участников встречи.

Треды и комментарии

Функция Треды и комментарии позволяет организовывать обсуждение определённой темы или вопроса в отдельном треде (потоке), отделять тематические обсуждения от общего чата, сохранять историю обсуждений и управлять подписками на треды.

Интеграция с календарём

Интеграция с календарём в корпоративных мессенджерах позволяет быстро находить сотрудников по отделам и должностям, планировать видеовстречи, устанавливать рабочие статусы и управлять учётными записями.

Интеграция с переговорными устройствами

Интеграция с переговорными устройствами позволяет проводить видеоконференции и вебинары прямо с использованием оборудования переговорных комнат, что обеспечивает возможность корпоративного общения с применением популярных аудио- и видео-устройств для корпоративного общения.

Подключение по веб-ссылке

Подключения по веб-ссылке позволяет пользователям подключаться к чату или конференции через ссылку, отправленную по электронной почте, в социальных сетях или других каналах коммуникации. Это удобно, так как не требует установки дополнительного программного обеспечения и позволяет участникам присоединиться к беседе без регистрации в мессенджере.

Роуминг с другими мессенджерами

Роуминг с другими мессенджерами позволяет пользователям обмениваться сообщениями, файлами и другими данными между различными платформами, даже если они используют разные мессенджеры. Это обеспечивает более широкую коммуникационную возможность и упрощает взаимодействие между людьми, независимо от того, какой мессенджер они предпочитают.

Телефонное подключение

Возможность телефонного подключения позволяет сотрудникам общаться друг с другом и с клиентами с помощью телефона. Это удобно, если у сотрудников нет доступа к компьютеру или они находятся в дороге.

Трансляции для большой аудитории

Возможность трансляции для большой аудитории позволяет проводить онлайн-встречи, вебинары, презентации и обучение с большим числом участников одновременно.

Федеративный режим работы

Федеративный режим работы позволяет мессенджеру взаимодействовать между серверами так, что каждый сервер функционирует независимо, но при этом все они объединены в единую коммуникационную сеть. Таким образом в режиме федерации пользователи с разных серверов могут взаимодействовать друг с другом, сохраняя при этом контроль над своими данными и настройками конфиденциальности.

При выборе программного продукта из функционального класса Рабочие мессенджеры необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность платформы для решения конкретных бизнес-задач организации. Важно проанализировать масштаб деятельности компании — для малого бизнеса подойдут более простые и экономичные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые платформы с расширенными возможностями интеграции и управления большими объёмами данных. Также следует учесть отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе и здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения конфиденциальной информации, что требует от мессенджера поддержки соответствующих механизмов шифрования и соответствия стандартам информационной безопасности. Не менее важны технические ограничения инфраструктуры компании — необходимо убедиться, что мессенджер совместим с уже используемыми системами и ИТ-инфраструктурой, а также способен работать в условиях существующей сетевой топологии и пропускной способности каналов связи.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• поддержка интеграции с корпоративными бизнес-приложениями и системами управления задачами (CRM, ERP и др.);
• наличие функций для обмена документами и совместной работы над ними в режиме реального времени;
• возможности сегментации пользователей и создания групп для целевого общения и распределения задач;
• механизмы обеспечения информационной безопасности (шифрование данных, двухфакторная аутентификация, управление правами доступа);
• масштабируемость платформы и возможность адаптации под растущий объём пользователей и трафика;
• поддержка различных устройств и операционных систем, используемых в компании;
• наличие API для разработки кастомных интеграций и расширения функциональности;
• соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям к защите персональных данных);
• наличие инструментов для администрирования и мониторинга использования мессенджера в корпоративной среде.

После анализа перечисленных факторов следует провести тестирование нескольких подходящих решений в пилотном режиме, чтобы оценить удобство использования, производительность и совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые мессенджеры, и оценить уровень технической поддержки и возможности поставщика по доработке и адаптации продукта под специфические потребности бизнеса.

Преимущества рабочих мессенджеров для бизнеса:

• Централизация коммуникаций. Единый канал для всех рабочих взаимодействий исключает потерю информации и упрощает поиск данных. Сотрудники получают мгновенный доступ к обсуждениям и документам в любое время.

• Повышенная безопасность. Корпоративные стандарты защиты данных, шифрование сообщений и контроль доступа предотвращают утечку информации. Администраторы управляют правами пользователей и мониторят активность.

• Эффективность работы. Автоматизация процессов через интеграции с другими сервисами ускоряет выполнение задач. Сотрудники экономят время на рутинных операциях и быстро получают уведомления о важных событиях.

• Командное взаимодействие. Структурированные каналы общения по проектам и отделам улучшают взаимодействие между сотрудниками. Легко создавать рабочие группы и обмениваться идеями в реальном времени.

• Аналитика процессов. Встроенные инструменты отслеживают эффективность коммуникации и выполнение задач. Руководство получает данные для оптимизации рабочих процессов и принятия решений.

• Адаптивность системы. Мессенджер масштабируется под нужды компании любого размера. Поддерживает создание новых подразделений, настройку прав доступа и интеграцию с существующими системами.

• Упрощение онбординга. Новые сотрудники быстро вливаются в коллектив благодаря доступу к базе знаний, истории обсуждений и возможности оперативного общения с коллегами.

Для того, чтобы быть представленными на рынке рабочих мессенджеров, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Структурированные каналы коммуникации с возможностью создания тематических групп и подразделений, где каждый сотрудник может быстро найти нужную информацию и подключиться к соответствующему рабочему процессу
• Совместная работа над документами в режиме реального времени, включая возможность комментирования, редактирования и версионирования файлов непосредственно в интерфейсе мессенджера
• Автоматизация рабочих процессов через встроенные боты и триггеры, позволяющие автоматизировать рутинные задачи, уведомления и согласования
• Контекстное общение с возможностью прикрепления задач, файлов и ссылок к сообщениям, что обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации в рамках обсуждения
• Управление проектами через встроенные инструменты планирования, распределения задач и отслеживания прогресса выполнения работ в рамках командного взаимодействия

В 2025 году рынок рабочих мессенджеров трансформируется под влиянием новых технологий, где главными трендами становятся интеграция с ИИ, повышенная безопасность и гибкость пользовательского опыта, что позволяет компаниям оптимизировать рабочие процессы и повышать продуктивность сотрудников:

• Искусственный интеллект. Внедрение продвинутых AI-ассистентов для автоматизации рутинных задач, анализа контекста бесед и предложения оптимальных решений в режиме реального времени, что существенно ускоряет рабочие процессы.

• Расширенная функциональность. Появление новых форматов коммуникации: интерактивные доски, совместная работа над документами в реальном времени и интеграция с инструментами для проведения презентаций прямо в мессенджере.

• Безопасность данных. Усиление защиты через квантовое шифрование, биометрическую аутентификацию и системы обнаружения аномалий в поведении пользователей для предотвращения утечек информации.

• Гибридная работа. Адаптация мессенджеров под различные форматы работы с поддержкой офлайн-режима, синхронизацией между устройствами и бесшовной интеграцией с корпоративными сервисами.

• Персонализация интерфейса. Настройка под индивидуальные рабочие процессы, создание персонализированных рабочих пространств и интеллектуальная организация потоков информации.

• Аналитика и отчетность. Развитие инструментов для анализа эффективности коммуникации, отслеживания KPI команд и оценки влияния общения на бизнес-результаты.

• Экосистемная интеграция. Создание единой платформы, объединяющей мессенджеры с CRM, ERP, системами управления проектами и другими корпоративными приложениями для максимальной эффективности работы.

Россия

Squadus, eXpress