Системы аудиоконференций (АКС) c функцией Запись созвонов

Программные системы аудиоконференций (АКС, англ. Audio Conferencing Systems, ACS) — это специализированное программное обеспечение, предназначенные для организации и проведения аудиоконференций. Данные системы позволяют участникам общаться друг с другом, используя голос, без необходимости физического присутствия в одном месте.

Аудиоконференции — это рабочий процесс, который позволяет проводить удалённые встречи, сокращать время решения задач, обучать сотрудников и клиентов, а также проводить онлайн-мероприятия.

Во время аудиоконференций собеседники общаются друг с другом без видеосопровождения. Это удобно, когда не нужен визуальный контакт со спикером, наглядные материалы необязательны, а у кого-то из собеседников нет интернета.

В настоящее время для проведения аудиоконференций используются специализированные программные системы – Системы аудиоконференцсвязи.

Системы аудиоконференций предназначены для организации и проведения дистанционных совещаний, переговоров и других мероприятий, где важен обмен звуковой информацией. Аудиоконференции используются в бизнесе, образовании, медицине и других сферах.

С помощью программных систем аудиоконференций можно:

• проводить совещания с внутренними и внешними участниками;
• презентовать товары и услуги;
• обучать сотрудников без использования визуальных материалов;
• обсуждать различные вопросы и проблемы;
• проводить собеседования при приёме на работу с привлечением экспертов из разных подразделений компаний и регионов.

Системы аудиоконференций в основном используют следующие группы пользователей:

• Бизнес-менеджеры — руководители и управленцы для проведения совещаний, обсуждения проектов и принятия решений без необходимости физического присутствия,
• Сотрудники компаний — работники различных отделов для участия в рабочих встречах и обмена информацией с коллегами,
• Образовательные специалисты — преподаватели и студенты для проведения онлайн-занятий и консультаций,
• Медицинские работники — врачи для удаленных консультаций и обсуждений сложных случаев с коллегами,
• Государственные служащие — работники ведомств для проведения официальных совещаний и обсуждений,
• Удаленные команды — сотрудники, работающие из дома или разных локаций, для поддержания эффективной коммуникации,
• Партнеры и подрядчики — внешние специалисты для участия в деловых обсуждениях и согласования проектов,
• Конференц-организаторы — специалисты по проведению мероприятий для координации участников и спикеров.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аудиоконференции

Функция Аудиоконференций позволяет проводить групповые голосовые звонки, где участники могут общаться, слышать друг друга, а также даже писать сообщения во время общения.

Видеоконференции

Функция Видеоконференций позволяет проводить онлайн-встречи и совещания между сотрудниками, партнёрами и клиентами. Она даёт возможность видеть и слышать друг друга, обмениваться информацией и совместно решать рабочие задачи.

Группировка контактов

Функция Группировки контактов позволяет объединять пользователей в группы на основе различных критериев, таких как отдел, проект или роль. Это упрощает поиск и общение с коллегами, а также обеспечивает лучшую организацию рабочих процессов.

Группировка чатов

Функция Группировки чатов позволяет объединять чаты в группы на основе определённых критериев, например, по отделам, темам или проектам. Это упрощает навигацию и облегчает работу с чатами, связанными общей тематикой.

Групповые чаты

Функция Групповые чаты позволяет создавать общие чаты для нескольких пользователей, обеспечивая им возможность общаться и делиться информацией одновременно. Эта функция полезна для координации действий, обсуждения проектов и поддержания связи между участниками.

Демонстрация экрана

Функция Демонстрация экрана позволяет показывать содержимое рабочего стола компьютера другим участникам видеоконференции. Такая функция удобна для проведения презентаций, обучения персонала и демонстрации рабочих процессов.

Запись созвонов

Функция Записи созвонов позволяет сохранять аудиозаписи разговоров сотрудников для защиты бизнеса, анализа эффективности работы персонала и контроля соблюдения коммерческой тайны.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Опросы

Функция Опросы позволяет собирать обратную связь от клиентов, улучшать взаимодействие с аудиторией, проводить маркетинговые исследования, активировать аудиторию и повышать узнаваемость бренда.

Отправка анимированных стикеров

Функция Отправки анимированных стикеров позволяет пользователям отправлять анимированные изображения, называемые стикерами, своим собеседникам. Эти стикеры могут быть использованы для украшения сообщений, выражения эмоций или обозначения определённых ситуаций.

Отправка изображений

Функция Отправки изображений позволяет отправлять и получать фотографии, картинки и другие графические файлы между участниками чата. Это полезно для обмена рабочими материалами, презентациями, иллюстрациями и другими визуальными элементами.

Отправка смайликов

Функция Отправки смайликов позволяет пользователям отправлять графические символы, называемые смайликами, своим собеседникам для передачи эмоций, настроения или обозначения определённых ситуаций. Смайлики могут использоваться вместе с текстом сообщения, чтобы сделать его более выразительным и понятным.

Отправка файлов

Функция Отправка файлов позволяет сотрудникам обмениваться различными типами файлов, такими как документы, изображения, аудио и видео, между собой и с коллегами из других отделов или филиалов компании.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Поддержка каналов

Функция Поддержки каналов позволяет создавать отдельные каналы для одностороннего обмена информацией и новостями внутри отдельной аудитории подписчиков. Это помогает быстро передавать и получать нужную информацию по определённой теме и быть в курсе событий компании.

Поддержка чат-ботов

Функция поддержки чат-ботов позволяет автоматизировать общение с пользователями мессенджера, реализуя взаимодействие с пользователями чата по выбранным сценариям общения.

Приватные чаты

Функция Приватные чаты позволяет общаться напрямую двум людям, а также создавать такие чаты, доступ к которым ограничен определёнными пользователями или устройствами.

Расшифровка и транскрибация

Функция Расшифровка и транскрибация позволяет автоматически преобразовывать аудиосообщения в текстовый формат, что ускоряет и оптимизирует рабочие процессы. Данная функция полезна для крупного бизнеса, сталкивающегося с большим объёмом обращений, и для людей с ограниченными возможностями, так как устраняет барьер в общении.

Режим презентации

Функция Режим презентации позволяет проводить презентации и демонстрировать заранее подготовленные презентационные материалы другим участникам чата. Это облегчает процесс обсуждения и помогает визуализировать информацию.

Рисование на экране

Функция Рисования на экране позволяет пользователям рисовать или писать на экране во время видеоконференций или онлайн-встреч. Функция может быть полезной для проведения мозговых штурмов, обучения или просто для развлечения участников встречи.

Треды и комментарии

Функция Треды и комментарии позволяет организовывать обсуждение определённой темы или вопроса в отдельном треде (потоке), отделять тематические обсуждения от общего чата, сохранять историю обсуждений и управлять подписками на треды.

Интеграция с календарём

Интеграция с календарём в корпоративных мессенджерах позволяет быстро находить сотрудников по отделам и должностям, планировать видеовстречи, устанавливать рабочие статусы и управлять учётными записями.

Интеграция с переговорными устройствами

Интеграция с переговорными устройствами позволяет проводить видеоконференции и вебинары прямо с использованием оборудования переговорных комнат, что обеспечивает возможность корпоративного общения с применением популярных аудио- и видео-устройств для корпоративного общения.

Подключение по веб-ссылке

Подключения по веб-ссылке позволяет пользователям подключаться к чату или конференции через ссылку, отправленную по электронной почте, в социальных сетях или других каналах коммуникации. Это удобно, так как не требует установки дополнительного программного обеспечения и позволяет участникам присоединиться к беседе без регистрации в мессенджере.

Роуминг с другими мессенджерами

Роуминг с другими мессенджерами позволяет пользователям обмениваться сообщениями, файлами и другими данными между различными платформами, даже если они используют разные мессенджеры. Это обеспечивает более широкую коммуникационную возможность и упрощает взаимодействие между людьми, независимо от того, какой мессенджер они предпочитают.

Телефонное подключение

Возможность телефонного подключения позволяет сотрудникам общаться друг с другом и с клиентами с помощью телефона. Это удобно, если у сотрудников нет доступа к компьютеру или они находятся в дороге.

Трансляции для большой аудитории

Возможность трансляции для большой аудитории позволяет проводить онлайн-встречи, вебинары, презентации и обучение с большим числом участников одновременно.

Федеративный режим работы

Федеративный режим работы позволяет мессенджеру взаимодействовать между серверами так, что каждый сервер функционирует независимо, но при этом все они объединены в единую коммуникационную сеть. Таким образом в режиме федерации пользователи с разных серверов могут взаимодействовать друг с другом, сохраняя при этом контроль над своими данными и настройками конфиденциальности.

При выборе программного продукта для организации аудиоконференций необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые будут определять эффективность использования системы в рамках конкретных бизнес-задач. В первую очередь следует оценить масштаб деятельности компании и предполагаемое количество участников конференций, так как это повлияет на требования к пропускной способности и масштабируемости системы. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты, например, в финансовом секторе или здравоохранении могут быть строгие правила относительно защиты персональных данных и конфиденциальной информации. Технические ограничения, такие как совместимость с существующим ИТ-инфраструктурным ландшафтом, поддерживаемые протоколы связи и требования к сетевым ресурсам, также играют значительную роль. Не менее важными являются функциональные возможности системы, включая поддержку различных режимов конференции (например, возможность модерирования, разбиения на подгруппы, записи сеансов), интеграционные возможности с другими корпоративными системами (CRM, ERP и т. д.), а также уровень технической поддержки и обслуживания, предоставляемый поставщиком решения.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка определённых операционных систем, браузеров, корпоративных сетей);
• возможность масштабирования системы в соответствии с ростом числа пользователей и объёма передаваемых данных;
• наличие функций для управления правами доступа и обеспечения информационной безопасности (например, шифрование трафика, аутентификация участников, возможность ограничения доступа к определённым функциям);
• поддержка различных сценариев проведения конференций (например, плановые и экстренные совещания, тренинги и обучающие сессии);
• наличие инструментов для записи и последующего анализа проведённых конференций;
• возможности интеграции с другими корпоративными информационными системами и сервисами (например, календарями, системами документооборота);
• соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям к защите персональных данных, стандартам информационной безопасности);
• качество и доступность технической поддержки, наличие обучающих материалов и документации для администраторов и пользователей системы.

Окончательный выбор программного продукта должен базироваться на комплексном анализе всех вышеперечисленных факторов с учётом специфики бизнеса и стратегических целей компании. Важно также предусмотреть возможность тестирования системы перед внедрением, чтобы оценить её работоспособность и удобство использования в реальных условиях, а также учесть затраты на внедрение, обучение персонала и последующее обслуживание системы.

Основная польза от использования систем аудиоконференций для компаний и бизнеса заключается в следующем:

• Экономия времени и денег: аудиоконференции позволяют экономить время и деньги, так как нет необходимости тратить время на дорогу и аренду помещений для проведения встреч.

• Гибкость: аудиоконференции предоставляют возможность участвовать в обсуждении или консультации из любой точки мира при наличии стабильного интернет-соединения.

• Простота использования: современные технологии делают аудиоконференции доступными даже для тех, кто далёк от IT.

• Интеграция: аудиоконференции легко интегрируются с другими бизнес-инструментами, создавая единую экосистему для эффективной работы.

Для того чтобы соответствовать категории систем аудиоконференций, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Возможность подключения нескольких участников одновременно.

• Управление правами участников (например, возможность говорить или только слушать).

• Запись конференций для последующего прослушивания или архивации.

• Интерфейс для удобного управления конференцией (добавление/удаление участников, изменение настроек).

• Поддержка мобильных устройств для участия в конференциях вне офиса.

В 2025 году системы аудиоконференций активно развиваются в направлении повышения качества звука, интеграции с ИИ и обеспечения максимальной безопасности коммуникаций, что формирует новые стандарты делового взаимодействия.

• Интеллектуальная обработка звука. Внедрение ИИ-технологий для автоматического шумоподавления, эхоподавления и улучшения качества речи в реальном времени, что обеспечивает кристально чистый звук при любых условиях.

• Масштабируемость решений. Развитие платформ, поддерживающих одновременное подключение тысяч участников без потери качества связи и с сохранением стабильности работы системы.

• Безопасность коммуникаций. Усиление защиты через многоуровневую аутентификацию, шифрование каналов связи и системы обнаружения несанкционированного доступа к конференциям.

• Интеграция с бизнес-инструментами. Создание единой экосистемы, объединяющей аудиоконференции с календарями, CRM-системами и инструментами управления проектами.

• Адаптивность платформы. Разработка решений, совместимых с различными устройствами: от стационарных телефонов до мобильных устройств и ПК, с автоматическим определением оптимального качества связи.

• Аналитика эффективности. Внедрение инструментов для мониторинга качества связи, анализа активности участников и оценки продуктивности совещаний.

• Энергоэффективность. Оптимизация потребления ресурсов при сохранении высокого качества передачи звука и надежности работы системы, что особенно важно для мобильных устройств.

Россия

Контур.Толк, eXpress, Compass, РТУ-Коннект, Squadus, 1С-Коннект, Pruffme, Samoware, Salute Jazz, VirtualRoom, VK Звонки, VK Teams, Dion, VideoMost, МТС Линк Вебинары, Facecast, Вебинар FM, PostLink, ВКУРСЕ, ВИДЕО КОНТУР, Пеликан, Видеоселектор, 1F Teams, Битрикс24 Синк, МТС Линк Встречи, Пачка, TrueConf Server, Яндекс.Телемост, Mango Talker, МТС Линк

Эстония

iMind

Польша

ClickMeeting

США

Zoom, Skype для Бизнеса, Webex App, Zoom Rooms, RingCentral Video, Google Meet, GoTo Meeting, Mattermost, Microsoft Teams

Канада

Lifesize

Китай

Yealink Meeting Server, HUAWEI CLOUD Meeting

Индия

Zoho Meeting

Объединенные Арабские Эмираты

Telegram