Системы корпоративных чатов (СКЧ) c функцией Расшифровка и транскрибация

Системы корпоративных чатов (СКЧ, англ. Business Chat Systems, BCS) — это программы или платформы для стационарных компьютеров или смартфонов, предназначенные для мгновенного обмена сообщениями и материалами между сотрудниками компании. Они помогают систематизировать корпоративную коммуникацию и обеспечивают защищённое взаимодействие между сотрудниками и партнёрами.

Корпоративный чат как процесс общения и коммуникации — это форма взаимодействия между сотрудниками внутри организации, осуществляемая через специализированные цифровые платформы. Этот процесс направлен на обеспечение эффективного обмена информацией, координацию совместной работы и укрепление командного духа. Корпоративный чат позволяет участникам быстро обсуждать рабочие вопросы, делиться документами, координировать задачи и принимать решения в режиме реального времени, что способствует повышению общей продуктивности и снижению времени на коммуникацию по сравнению с традиционными методами, такими как электронная почта или телефонные звонки.

Системы корпоративных чатов предназначены для обеспечения внутренней коммуникации и обмена информацией между сотрудниками компании. Они позволяют организовать обсуждение рабочих вопросов, координацию задач, обмен документами и совместную работу над проектами в режиме реального времени, что способствует повышению эффективности взаимодействия между отделами и командами.

Системы корпоративных чатов в основном используют следующие группы пользователей:

• Штатные сотрудники — работники компании всех уровней, от рядовых исполнителей до топ-менеджмента, использующие чат для оперативного общения и решения рабочих задач,
• Проектные команды — группы специалистов, объединенных для работы над конкретными проектами, использующие чаты для координации действий,
• Отделы и подразделения — структурные единицы компании, ведущие внутреннее общение и обмен документами в рамках своего направления,
• Внешние партнеры — представители подрядных организаций, фрилансеры и консультанты, взаимодействующие с компанией по рабочим вопросам,
• Клиенты компании — пользователи продуктов и услуг, участвующие в обсуждениях через специальные каналы коммуникации,
• Администраторы системы — специалисты, отвечающие за настройку, поддержку и управление корпоративной системой общения,
• Руководители и менеджеры — лица, использующие чат для постановки задач, контроля исполнения и координации работы подчиненных.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аудиоконференции

Функция Аудиоконференций позволяет проводить групповые голосовые звонки, где участники могут общаться, слышать друг друга, а также даже писать сообщения во время общения.

Видеоконференции

Функция Видеоконференций позволяет проводить онлайн-встречи и совещания между сотрудниками, партнёрами и клиентами. Она даёт возможность видеть и слышать друг друга, обмениваться информацией и совместно решать рабочие задачи.

Группировка контактов

Функция Группировки контактов позволяет объединять пользователей в группы на основе различных критериев, таких как отдел, проект или роль. Это упрощает поиск и общение с коллегами, а также обеспечивает лучшую организацию рабочих процессов.

Группировка чатов

Функция Группировки чатов позволяет объединять чаты в группы на основе определённых критериев, например, по отделам, темам или проектам. Это упрощает навигацию и облегчает работу с чатами, связанными общей тематикой.

Групповые чаты

Функция Групповые чаты позволяет создавать общие чаты для нескольких пользователей, обеспечивая им возможность общаться и делиться информацией одновременно. Эта функция полезна для координации действий, обсуждения проектов и поддержания связи между участниками.

Демонстрация экрана

Функция Демонстрация экрана позволяет показывать содержимое рабочего стола компьютера другим участникам видеоконференции. Такая функция удобна для проведения презентаций, обучения персонала и демонстрации рабочих процессов.

Запись созвонов

Функция Записи созвонов позволяет сохранять аудиозаписи разговоров сотрудников для защиты бизнеса, анализа эффективности работы персонала и контроля соблюдения коммерческой тайны.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Опросы

Функция Опросы позволяет собирать обратную связь от клиентов, улучшать взаимодействие с аудиторией, проводить маркетинговые исследования, активировать аудиторию и повышать узнаваемость бренда.

Отправка анимированных стикеров

Функция Отправки анимированных стикеров позволяет пользователям отправлять анимированные изображения, называемые стикерами, своим собеседникам. Эти стикеры могут быть использованы для украшения сообщений, выражения эмоций или обозначения определённых ситуаций.

Отправка изображений

Функция Отправки изображений позволяет отправлять и получать фотографии, картинки и другие графические файлы между участниками чата. Это полезно для обмена рабочими материалами, презентациями, иллюстрациями и другими визуальными элементами.

Отправка смайликов

Функция Отправки смайликов позволяет пользователям отправлять графические символы, называемые смайликами, своим собеседникам для передачи эмоций, настроения или обозначения определённых ситуаций. Смайлики могут использоваться вместе с текстом сообщения, чтобы сделать его более выразительным и понятным.

Отправка файлов

Функция Отправка файлов позволяет сотрудникам обмениваться различными типами файлов, такими как документы, изображения, аудио и видео, между собой и с коллегами из других отделов или филиалов компании.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Поддержка каналов

Функция Поддержки каналов позволяет создавать отдельные каналы для одностороннего обмена информацией и новостями внутри отдельной аудитории подписчиков. Это помогает быстро передавать и получать нужную информацию по определённой теме и быть в курсе событий компании.

Поддержка чат-ботов

Функция поддержки чат-ботов позволяет автоматизировать общение с пользователями мессенджера, реализуя взаимодействие с пользователями чата по выбранным сценариям общения.

Приватные чаты

Функция Приватные чаты позволяет общаться напрямую двум людям, а также создавать такие чаты, доступ к которым ограничен определёнными пользователями или устройствами.

Расшифровка и транскрибация

Функция Расшифровка и транскрибация позволяет автоматически преобразовывать аудиосообщения в текстовый формат, что ускоряет и оптимизирует рабочие процессы. Данная функция полезна для крупного бизнеса, сталкивающегося с большим объёмом обращений, и для людей с ограниченными возможностями, так как устраняет барьер в общении.

Режим презентации

Функция Режим презентации позволяет проводить презентации и демонстрировать заранее подготовленные презентационные материалы другим участникам чата. Это облегчает процесс обсуждения и помогает визуализировать информацию.

Рисование на экране

Функция Рисования на экране позволяет пользователям рисовать или писать на экране во время видеоконференций или онлайн-встреч. Функция может быть полезной для проведения мозговых штурмов, обучения или просто для развлечения участников встречи.

Треды и комментарии

Функция Треды и комментарии позволяет организовывать обсуждение определённой темы или вопроса в отдельном треде (потоке), отделять тематические обсуждения от общего чата, сохранять историю обсуждений и управлять подписками на треды.

Интеграция с календарём

Интеграция с календарём в корпоративных мессенджерах позволяет быстро находить сотрудников по отделам и должностям, планировать видеовстречи, устанавливать рабочие статусы и управлять учётными записями.

Интеграция с переговорными устройствами

Интеграция с переговорными устройствами позволяет проводить видеоконференции и вебинары прямо с использованием оборудования переговорных комнат, что обеспечивает возможность корпоративного общения с применением популярных аудио- и видео-устройств для корпоративного общения.

Подключение по веб-ссылке

Подключения по веб-ссылке позволяет пользователям подключаться к чату или конференции через ссылку, отправленную по электронной почте, в социальных сетях или других каналах коммуникации. Это удобно, так как не требует установки дополнительного программного обеспечения и позволяет участникам присоединиться к беседе без регистрации в мессенджере.

Роуминг с другими мессенджерами

Роуминг с другими мессенджерами позволяет пользователям обмениваться сообщениями, файлами и другими данными между различными платформами, даже если они используют разные мессенджеры. Это обеспечивает более широкую коммуникационную возможность и упрощает взаимодействие между людьми, независимо от того, какой мессенджер они предпочитают.

Телефонное подключение

Возможность телефонного подключения позволяет сотрудникам общаться друг с другом и с клиентами с помощью телефона. Это удобно, если у сотрудников нет доступа к компьютеру или они находятся в дороге.

Трансляции для большой аудитории

Возможность трансляции для большой аудитории позволяет проводить онлайн-встречи, вебинары, презентации и обучение с большим числом участников одновременно.

Федеративный режим работы

Федеративный режим работы позволяет мессенджеру взаимодействовать между серверами так, что каждый сервер функционирует независимо, но при этом все они объединены в единую коммуникационную сеть. Таким образом в режиме федерации пользователи с разных серверов могут взаимодействовать друг с другом, сохраняя при этом контроль над своими данными и настройками конфиденциальности.

При выборе программного продукта из функционального класса Системы корпоративных чатов (СКЧ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые будут определять эффективность использования системы в рамках конкретных бизнес-процессов и организационной структуры компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации (малый бизнес, средняя или крупная компания), специфику отрасли (например, финансовая сфера, производство, IT-компании имеют разные требования к безопасности и функциональности), существующие технические ограничения (поддержка определённых операционных систем и устройств, интеграция с текущей ИТ-инфраструктурой), а также потребности в дополнительных функциях (например, возможность проведения видеоконференций, интеграция с CRM- и ERP-системами, наличие инструментов для создания и управления рабочими группами).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании;
• уровень защищённости передаваемых данных и соответствие требованиям законодательства в области информационной безопасности (например, требования к шифрованию данных, хранению информации на серверах с определёнными сертификатами безопасности);
• возможность масштабирования системы в соответствии с ростом компании и увеличением числа пользователей;
• наличие механизмов для управления правами доступа и ролевой модели, позволяющей настраивать уровень доступа к информации для различных групп пользователей;
• поддержка интеграции с другими корпоративными системами и сервисами (например, почтовыми серверами, системами документооборота, облачными хранилищами);
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками без глубокого технического образования;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика, а также чёткие SLA (соглашения об уровне обслуживания);
• возможность кастомизации системы под специфические нужды компании, включая разработку дополнительных модулей и интеграционных решений.

Окончательный выбор СКЧ должен базироваться на комплексном анализе всех вышеперечисленных факторов, а также на оценке соотношения стоимости внедрения и эксплуатации системы к получаемым бизнес-выгодам. Необходимо провести пилотное тестирование нескольких решений, чтобы оценить их работоспособность в реальных условиях и убедиться в соответствии заявленным требованиям.

Системы корпоративных чатов позволяют сотрудникам быстро и эффективно обмениваться информацией, что способствует ускорению принятия решений и повышению общей продуктивности. Они обеспечивают централизованное место для обсуждения проектов, координации задач и обмена документами, что упрощает процесс совместной работы и снижает вероятность недопонимания между членами команды.

Для того чтобы соответствовать категории систем корпоративных чатов, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Поиск по истории сообщений и файлам для быстрого доступа к необходимой информации.

• Возможность прикрепления файлов и обмена документами внутри чата.

• Уведомления о новых сообщениях и упоминаниях пользователя.

• Создание публичных и приватных чатов для разных целей и проектов.

• Поддержка ботов для автоматизации рутинных задач и интеграции с другими сервисами.

В 2025 году рынок корпоративных чатов переживает трансформацию в сторону более интеллектуальных и интегрированных решений, где искусственный интеллект становится ключевым драйвером развития, а безопасность и удобство использования выходят на первый план:

• Интеграция искусственного интеллекта. Чат-боты и виртуальные ассистенты будут полностью автоматизировать планирование рабочего времени, анализ коммуникаций и выполнение рутинных задач, что существенно повысит эффективность работы команд.

• Мультиформатное взаимодействие. Расширение возможностей коммуникации через поддержку различных форматов: текстовые сообщения, голосовые чаты, видеозвонки и элементы виртуальной реальности для более эффективного взаимодействия сотрудников.

• Углубленная аналитика. Развитие инструментов сбора и анализа данных о коммуникациях позволит компаниям оценивать эффективность взаимодействия между отделами, выявлять узкие места в рабочих процессах и оптимизировать бизнес-операции.

• Повышенная безопасность. Внедрение усовершенствованных механизмов шифрования, многофакторной аутентификации и контроля доступа для защиты корпоративной информации от внешних угроз.

• Гибридный формат работы. Адаптация платформ под различные модели работы, включая удаленный и офисный форматы, с обеспечением бесшовной коммуникации между всеми участниками процесса.

• Персонализация интерфейса. Настройка под индивидуальные потребности пользователей, включая персонализированные рекомендации, адаптивные функции и удобный доступ к часто используемым инструментам.

• Интеграционные возможности. Тесная связка с другими корпоративными системами: CRM, ERP, календарями и инструментами для управления проектами для создания единой экосистемы бизнес-коммуникаций.

Россия

Контур.Толк, Squadus, Pruffme, Salute Jazz, VK Teams, Dion, РОСЧАТ, IVA One, 1F Teams, Битрикс24 Синк, Сферум, TrueConf Server, amo, МТС Линк

Эстония

iMind

Казахстан

Sanau

США

Zulip, Google Chat, Microsoft Teams, Skype для Бизнеса, Webex App, WhatsApp, RingCentral Team Messaging

Индия

Zoho Meeting

Объединенные Арабские Эмираты

Telegram