Бизнес-мессенджеры c функцией Федеративный режим работы

Бизнес-мессенджеры (БМ, англ. Business Messengers, BM) – это комплексные коммуникационные платформы, предназначенные для бизнес-коммуникации, которые объединяют функции обмена сообщениями, организации видеоконференций, управления проектами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции с корпоративными системами, обеспечивая при этом высокий уровень безопасности и соответствия требованиям делового взаимодействия.

Деловое онлайн-общение — это форма коммуникации, которая осуществляется между участниками бизнес-процессов посредством электронных средств связи. Оно включает в себя обмен информацией, обсуждение проектов, принятие решений и координацию действий в рамках профессиональной деятельности через интернет.

Основные характеристики делового онлайн-общения:

• Использование специализированных платформ и инструментов: для обмена сообщениями, проведения видеоконференций, совместной работы над документами и другими задачами применяются различные цифровые решения.

• Формализованность и структурированность: в отличие от неформального общения, деловое онлайн-общение часто требует соблюдения определённого стиля, ясности изложения и точности формулировок.

• Мультизадачность и параллельность: возможность одновременного участия в нескольких коммуникационных процессах (например, обсуждение проекта в чате и участие в видеоконференции) повышает эффективность работы.

• Документальность и архивируемость: электронные сообщения и документы сохраняются в системах, что позволяет при необходимости вернуться к предыдущим обсуждениям и решениям.

Деловое онлайн-общение способствует ускорению обмена информацией, улучшению координации между участниками проектов, снижению затрат на командировки и другие расходы, связанные с офлайн-встречами. Оно также расширяет возможности для сотрудничества с удалёнными командами и партнёрами, находящимися в разных географических точках.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

SquadusНовые Облачные ТехнологииОфициальный сайт

Бизнес-мессенджеры предназначены для обеспечения коммуникации и взаимодействия между сотрудниками, партнёрами и клиентами в корпоративной среде. Они позволяют обмениваться сообщениями, файлами, проводить аудио- и видеоконференции, что способствует эффективному сотрудничеству и достижению бизнес-целей.

Кроме того, бизнес-мессенджеры часто включают дополнительные функции для управления проектами, автоматизации бизнес-процессов, интеграции с корпоративными системами и обеспечения высокого уровня безопасности. Это делает их важным инструментом для оптимизации рабочих процессов, повышения продуктивности и улучшения качества обслуживания клиентов.

Бизнес-мессенджеры в основном используют следующие группы пользователей:

• Корпоративные клиенты — компании различного масштаба, использующие мессенджер для внутренней коммуникации и координации бизнес-процессов,
• Предпринимательское сообщество — индивидуальные предприниматели и владельцы малого бизнеса, применяющие мессенджер для общения с партнерами и клиентами,
• Торговые представители — специалисты по продажам, использующие мессенджер для коммуникации с клиентами и обработки заказов,
• Сервисные службы — сотрудники поддержки и клиентского сервиса, общающиеся с клиентами через мессенджер для решения их вопросов,
• Маркетологи и SMM-специалисты — профессионалы, использующие мессенджер для продвижения товаров и услуг,
• Фриланс-специалисты — независимые исполнители, применяющие мессенджер для общения с заказчиками и ведения проектов,
• B2B-коммуникаторы — специалисты, работающие с корпоративными клиентами через мессенджер для поддержания деловых отношений.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аудиоконференции

Функция Аудиоконференций позволяет проводить групповые голосовые звонки, где участники могут общаться, слышать друг друга, а также даже писать сообщения во время общения.

Видеоконференции

Функция Видеоконференций позволяет проводить онлайн-встречи и совещания между сотрудниками, партнёрами и клиентами. Она даёт возможность видеть и слышать друг друга, обмениваться информацией и совместно решать рабочие задачи.

Группировка контактов

Функция Группировки контактов позволяет объединять пользователей в группы на основе различных критериев, таких как отдел, проект или роль. Это упрощает поиск и общение с коллегами, а также обеспечивает лучшую организацию рабочих процессов.

Группировка чатов

Функция Группировки чатов позволяет объединять чаты в группы на основе определённых критериев, например, по отделам, темам или проектам. Это упрощает навигацию и облегчает работу с чатами, связанными общей тематикой.

Групповые чаты

Функция Групповые чаты позволяет создавать общие чаты для нескольких пользователей, обеспечивая им возможность общаться и делиться информацией одновременно. Эта функция полезна для координации действий, обсуждения проектов и поддержания связи между участниками.

Демонстрация экрана

Функция Демонстрация экрана позволяет показывать содержимое рабочего стола компьютера другим участникам видеоконференции. Такая функция удобна для проведения презентаций, обучения персонала и демонстрации рабочих процессов.

Запись созвонов

Функция Записи созвонов позволяет сохранять аудиозаписи разговоров сотрудников для защиты бизнеса, анализа эффективности работы персонала и контроля соблюдения коммерческой тайны.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Опросы

Функция Опросы позволяет собирать обратную связь от клиентов, улучшать взаимодействие с аудиторией, проводить маркетинговые исследования, активировать аудиторию и повышать узнаваемость бренда.

Отправка анимированных стикеров

Функция Отправки анимированных стикеров позволяет пользователям отправлять анимированные изображения, называемые стикерами, своим собеседникам. Эти стикеры могут быть использованы для украшения сообщений, выражения эмоций или обозначения определённых ситуаций.

Отправка изображений

Функция Отправки изображений позволяет отправлять и получать фотографии, картинки и другие графические файлы между участниками чата. Это полезно для обмена рабочими материалами, презентациями, иллюстрациями и другими визуальными элементами.

Отправка смайликов

Функция Отправки смайликов позволяет пользователям отправлять графические символы, называемые смайликами, своим собеседникам для передачи эмоций, настроения или обозначения определённых ситуаций. Смайлики могут использоваться вместе с текстом сообщения, чтобы сделать его более выразительным и понятным.

Отправка файлов

Функция Отправка файлов позволяет сотрудникам обмениваться различными типами файлов, такими как документы, изображения, аудио и видео, между собой и с коллегами из других отделов или филиалов компании.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Поддержка каналов

Функция Поддержки каналов позволяет создавать отдельные каналы для одностороннего обмена информацией и новостями внутри отдельной аудитории подписчиков. Это помогает быстро передавать и получать нужную информацию по определённой теме и быть в курсе событий компании.

Поддержка чат-ботов

Функция поддержки чат-ботов позволяет автоматизировать общение с пользователями мессенджера, реализуя взаимодействие с пользователями чата по выбранным сценариям общения.

Приватные чаты

Функция Приватные чаты позволяет общаться напрямую двум людям, а также создавать такие чаты, доступ к которым ограничен определёнными пользователями или устройствами.

Расшифровка и транскрибация

Функция Расшифровка и транскрибация позволяет автоматически преобразовывать аудиосообщения в текстовый формат, что ускоряет и оптимизирует рабочие процессы. Данная функция полезна для крупного бизнеса, сталкивающегося с большим объёмом обращений, и для людей с ограниченными возможностями, так как устраняет барьер в общении.

Режим презентации

Функция Режим презентации позволяет проводить презентации и демонстрировать заранее подготовленные презентационные материалы другим участникам чата. Это облегчает процесс обсуждения и помогает визуализировать информацию.

Рисование на экране

Функция Рисования на экране позволяет пользователям рисовать или писать на экране во время видеоконференций или онлайн-встреч. Функция может быть полезной для проведения мозговых штурмов, обучения или просто для развлечения участников встречи.

Треды и комментарии

Функция Треды и комментарии позволяет организовывать обсуждение определённой темы или вопроса в отдельном треде (потоке), отделять тематические обсуждения от общего чата, сохранять историю обсуждений и управлять подписками на треды.

Интеграция с календарём

Интеграция с календарём в корпоративных мессенджерах позволяет быстро находить сотрудников по отделам и должностям, планировать видеовстречи, устанавливать рабочие статусы и управлять учётными записями.

Интеграция с переговорными устройствами

Интеграция с переговорными устройствами позволяет проводить видеоконференции и вебинары прямо с использованием оборудования переговорных комнат, что обеспечивает возможность корпоративного общения с применением популярных аудио- и видео-устройств для корпоративного общения.

Подключение по веб-ссылке

Подключения по веб-ссылке позволяет пользователям подключаться к чату или конференции через ссылку, отправленную по электронной почте, в социальных сетях или других каналах коммуникации. Это удобно, так как не требует установки дополнительного программного обеспечения и позволяет участникам присоединиться к беседе без регистрации в мессенджере.

Роуминг с другими мессенджерами

Роуминг с другими мессенджерами позволяет пользователям обмениваться сообщениями, файлами и другими данными между различными платформами, даже если они используют разные мессенджеры. Это обеспечивает более широкую коммуникационную возможность и упрощает взаимодействие между людьми, независимо от того, какой мессенджер они предпочитают.

Телефонное подключение

Возможность телефонного подключения позволяет сотрудникам общаться друг с другом и с клиентами с помощью телефона. Это удобно, если у сотрудников нет доступа к компьютеру или они находятся в дороге.

Трансляции для большой аудитории

Возможность трансляции для большой аудитории позволяет проводить онлайн-встречи, вебинары, презентации и обучение с большим числом участников одновременно.

Федеративный режим работы

Федеративный режим работы позволяет мессенджеру взаимодействовать между серверами так, что каждый сервер функционирует независимо, но при этом все они объединены в единую коммуникационную сеть. Таким образом в режиме федерации пользователи с разных серверов могут взаимодействовать друг с другом, сохраняя при этом контроль над своими данными и настройками конфиденциальности.

При выборе программного продукта из функционального класса бизнес-мессенджеров необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность платформы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут быть достаточны базовые функции обмена сообщениями и организации небольших видеоконференций, тогда как крупным корпорациям потребуются расширенные возможности интеграции с ERP-системами, CRM-платформами и другими корпоративными приложениями, а также функционал для управления большими командами и проектами. Кроме того, важно учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе и здравоохранении действуют строгие правила обработки и защиты персональных данных, что предъявляет особые требования к уровню шифрования и соответствию стандартам безопасности. Также необходимо проанализировать технические ограничения инфраструктуры компании, включая пропускную способность сети, совместимость с используемым программным и аппаратным обеспечением, а также возможности для развёртывания и поддержки выбранного решения.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности бизнес-потребностям (наличие необходимых модулей для обмена сообщениями, видеоконференций, управления проектами, автоматизации бизнес-процессов);
• уровень безопасности и соответствия отраслевым стандартам (поддержка шифрования, аутентификации, протоколов безопасности, соответствие требованиям законодательства и отраслевых регуляторов);
• возможности интеграции с существующими корпоративными системами (ERP, CRM, системы электронного документооборота и др.);
• масштабируемость и гибкость платформы (возможность расширения функционала и увеличения числа пользователей без потери производительности);
• удобство использования и наличие обучающих материалов для сотрудников;
• техническая поддержка и условия сервисного обслуживания (наличие службы поддержки, сроки реагирования на инциденты, доступность обновлений и патчей);
• стоимость владения решением (лицензионные платежи, затраты на внедрение, обучение персонала, техническую поддержку и модернизацию).

Завершая анализ, стоит отметить, что выбор бизнес-мессенджера должен быть результатом комплексного подхода, который учитывает не только текущие потребности компании, но и перспективы её развития, изменения в бизнес-процессах и технологическую эволюцию. Важно также предусмотреть возможность тестирования продукта перед полным внедрением, чтобы оценить его работоспособность в условиях реальной корпоративной среды и убедиться в соответствии заявленным характеристикам.

Преимущества бизнес-мессенджеров для компаний:

• Оптимизация коммуникации. Единая платформа для всех видов делового общения устраняет информационные барьеры между отделами. Сотрудники могут быстро обмениваться сообщениями, файлами и документами в реальном времени.

• Защита корпоративной информации. Продвинутые механизмы шифрования и аутентификации обеспечивают безопасность данных. Администраторы контролируют доступ к информации и управляют правами пользователей.

• Автоматизация бизнес-процессов. Интеграция с CRM, ERP и другими системами позволяет автоматизировать рутинные операции. Боты и триггеры помогают ускорить выполнение типовых задач.

• Повышение эффективности. Структурированные каналы общения по проектам и отделам способствуют быстрому решению рабочих вопросов. Сотрудники экономят время на поиске информации и координации действий.

• Аналитика и контроль. Встроенные инструменты собирают данные об активности сотрудников и эффективности коммуникации. Руководство получает объективную картину рабочих процессов.

• Масштабируемость решения. Система адаптируется под растущие потребности бизнеса. Можно добавлять новых пользователей, создавать подразделения и настраивать индивидуальные права доступа.

• Улучшение онбординга. Новые сотрудники быстро вливаются в рабочий процесс благодаря доступу к базе знаний, истории обсуждений и возможности оперативного общения с коллегами.

Для того, чтобы быть представленными на рынке бизнес-мессенджеров, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Управление корпоративной коммуникацией с возможностью создания различных каналов для отделов, проектов и рабочих групп, что позволяет организовать структурированное взаимодействие между сотрудниками и подразделениями,
• Встроенные инструменты для работы с задачами с функциями назначения исполнителей, установки приоритетов, дедлайнов и отслеживания статусов выполнения в реальном времени,
• Совместная работа над документами с поддержкой одновременного редактирования, комментирования и версионирования файлов, а также возможностью быстрого обмена корпоративными материалами,
• Автоматизация бизнес-процессов через систему ботов, автоматических уведомлений и шаблонов для типовых операций, что позволяет оптимизировать рутинные задачи и ускорить рабочие процессы,
• Контекстное взаимодействие с возможностью прикрепления файлов, ссылок и задач к сообщениям, создания меток и тегов для быстрого поиска информации по ключевым словам и темам обсуждения.

В 2025 году рынок бизнес-мессенджеров переживает революционные изменения, где главными драйверами становятся искусственный интеллект, усиленные меры безопасности и интеграция с корпоративными системами, что формирует новый стандарт профессиональной коммуникации:

• Интеллектуальная автоматизация. Внедрение продвинутых ИИ-решений для анализа бизнес-процессов, автоматического формирования отчетов, планирования встреч и управления задачами, что существенно повышает эффективность командной работы.

• Мультиформатное взаимодействие. Развитие поддержки различных форматов общения: от текстовых сообщений до расширенных видеоконференций с возможностью совместной работы над документами в реальном времени.

• Безопасность коммуникаций. Усиление защиты данных через внедрение квантового шифрования, биометрической аутентификации и систем обнаружения аномалий для предотвращения утечек корпоративной информации.

• Гибридная экосистема. Создание адаптивной среды, объединяющей офисные и удаленные форматы работы с возможностью бесшовной интеграции всех бизнес-процессов.

• Аналитика эффективности. Развитие инструментов для мониторинга продуктивности команд, анализа коммуникационных потоков и оценки влияния общения на бизнес-результаты.

• Персонализация интерфейса. Настройка под специфические потребности бизнеса, создание индивидуальных рабочих пространств и интеллектуальная организация информационных потоков.

Россия

Squadus, eXpress