Офисные мессенджеры c функцией Роуминг с другими мессенджерами

Офисные мессенджеры (ОМ, англ. Office Messengers, OC) – это программные решения для организации оперативной коммуникации между сотрудниками в рамках офисной среды, предоставляющие возможности обмена сообщениями, файлами, проведения аудио и видеозвонков, создания рабочих групп и интеграции с базовыми офисными приложениями для оптимизации повседневных рабочих процессов.

Чат для офиса как деятельность — это организованный процесс коммуникации и взаимодействия между сотрудниками внутри рабочей среды с использованием специализированных цифровых платформ. Эта форма общения направлена на улучшение обмена информацией, координацию совместных усилий и решение рабочих задач в режиме реального времени.

Деятельность в рамках чата для офиса включает:

• обмен сообщениями для обсуждения текущих проектов, задач и вопросов;
• передачу файлов, документов и других материалов, необходимых для совместной работы;
• организацию групповых чатов и каналов, посвящённых конкретным проектам, отделам или тематикам;
• интеграцию с другими офисными инструментами и системами для повышения эффективности рабочих процессов.

Процесс использования чата для офиса способствует ускорению коммуникации, улучшению координации между различными отделами и сотрудниками, а также повышению общей продуктивности. Это позволяет оперативно решать возникающие проблемы, сокращать время на согласование действий и создавать условия для более тесного и эффективного взаимодействия внутри команды.

Офисные мессенджеры предназначены для обеспечения эффективной и быстрой коммуникации между сотрудниками в рамках офисной среды. Они позволяют обмениваться сообщениями, файлами и другой информацией в режиме реального времени, что способствует более тесному взаимодействию и ускоряет процесс принятия решений.

Кроме того, офисные мессенджеры часто предоставляют дополнительные возможности, такие как организация групповых чатов, проведение аудио- и видеозвонков, а также интеграцию с другими офисными приложениями. Это делает их незаменимым инструментом для координации работы, обмена идеями и поддержания эффективного рабочего процесса в офисе.

Офисные мессенджеры в основном используют следующие группы пользователей:

• Штатные работники — сотрудники различных отделов и уровней иерархии, использующие мессенджер для ежедневной коммуникации и решения рабочих вопросов,
• Руководящий состав — менеджеры и руководители всех уровней, применяющие мессенджер для координации работы команды и контроля исполнения задач,
• Проектные группы — временные коллективы, формируемые для реализации конкретных проектов и задач компании,
• Технический персонал — специалисты IT-отдела, использующие мессенджер для поддержки пользователей и решения технических проблем,
• Администраторы — специалисты, отвечающие за настройку, обслуживание и управление корпоративной системой общения,
• Гостевые пользователи — временные сотрудники, подрядчики и партнеры с ограниченным доступом к системе,
• HR-специалисты — сотрудники отдела кадров, использующие мессенджер для коммуникации с соискателями и организации внутренних мероприятий.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аудиоконференции

Функция Аудиоконференций позволяет проводить групповые голосовые звонки, где участники могут общаться, слышать друг друга, а также даже писать сообщения во время общения.

Видеоконференции

Функция Видеоконференций позволяет проводить онлайн-встречи и совещания между сотрудниками, партнёрами и клиентами. Она даёт возможность видеть и слышать друг друга, обмениваться информацией и совместно решать рабочие задачи.

Группировка контактов

Функция Группировки контактов позволяет объединять пользователей в группы на основе различных критериев, таких как отдел, проект или роль. Это упрощает поиск и общение с коллегами, а также обеспечивает лучшую организацию рабочих процессов.

Группировка чатов

Функция Группировки чатов позволяет объединять чаты в группы на основе определённых критериев, например, по отделам, темам или проектам. Это упрощает навигацию и облегчает работу с чатами, связанными общей тематикой.

Групповые чаты

Функция Групповые чаты позволяет создавать общие чаты для нескольких пользователей, обеспечивая им возможность общаться и делиться информацией одновременно. Эта функция полезна для координации действий, обсуждения проектов и поддержания связи между участниками.

Демонстрация экрана

Функция Демонстрация экрана позволяет показывать содержимое рабочего стола компьютера другим участникам видеоконференции. Такая функция удобна для проведения презентаций, обучения персонала и демонстрации рабочих процессов.

Запись созвонов

Функция Записи созвонов позволяет сохранять аудиозаписи разговоров сотрудников для защиты бизнеса, анализа эффективности работы персонала и контроля соблюдения коммерческой тайны.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Опросы

Функция Опросы позволяет собирать обратную связь от клиентов, улучшать взаимодействие с аудиторией, проводить маркетинговые исследования, активировать аудиторию и повышать узнаваемость бренда.

Отправка анимированных стикеров

Функция Отправки анимированных стикеров позволяет пользователям отправлять анимированные изображения, называемые стикерами, своим собеседникам. Эти стикеры могут быть использованы для украшения сообщений, выражения эмоций или обозначения определённых ситуаций.

Отправка изображений

Функция Отправки изображений позволяет отправлять и получать фотографии, картинки и другие графические файлы между участниками чата. Это полезно для обмена рабочими материалами, презентациями, иллюстрациями и другими визуальными элементами.

Отправка смайликов

Функция Отправки смайликов позволяет пользователям отправлять графические символы, называемые смайликами, своим собеседникам для передачи эмоций, настроения или обозначения определённых ситуаций. Смайлики могут использоваться вместе с текстом сообщения, чтобы сделать его более выразительным и понятным.

Отправка файлов

Функция Отправка файлов позволяет сотрудникам обмениваться различными типами файлов, такими как документы, изображения, аудио и видео, между собой и с коллегами из других отделов или филиалов компании.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Поддержка каналов

Функция Поддержки каналов позволяет создавать отдельные каналы для одностороннего обмена информацией и новостями внутри отдельной аудитории подписчиков. Это помогает быстро передавать и получать нужную информацию по определённой теме и быть в курсе событий компании.

Поддержка чат-ботов

Функция поддержки чат-ботов позволяет автоматизировать общение с пользователями мессенджера, реализуя взаимодействие с пользователями чата по выбранным сценариям общения.

Приватные чаты

Функция Приватные чаты позволяет общаться напрямую двум людям, а также создавать такие чаты, доступ к которым ограничен определёнными пользователями или устройствами.

Расшифровка и транскрибация

Функция Расшифровка и транскрибация позволяет автоматически преобразовывать аудиосообщения в текстовый формат, что ускоряет и оптимизирует рабочие процессы. Данная функция полезна для крупного бизнеса, сталкивающегося с большим объёмом обращений, и для людей с ограниченными возможностями, так как устраняет барьер в общении.

Режим презентации

Функция Режим презентации позволяет проводить презентации и демонстрировать заранее подготовленные презентационные материалы другим участникам чата. Это облегчает процесс обсуждения и помогает визуализировать информацию.

Рисование на экране

Функция Рисования на экране позволяет пользователям рисовать или писать на экране во время видеоконференций или онлайн-встреч. Функция может быть полезной для проведения мозговых штурмов, обучения или просто для развлечения участников встречи.

Треды и комментарии

Функция Треды и комментарии позволяет организовывать обсуждение определённой темы или вопроса в отдельном треде (потоке), отделять тематические обсуждения от общего чата, сохранять историю обсуждений и управлять подписками на треды.

Интеграция с календарём

Интеграция с календарём в корпоративных мессенджерах позволяет быстро находить сотрудников по отделам и должностям, планировать видеовстречи, устанавливать рабочие статусы и управлять учётными записями.

Интеграция с переговорными устройствами

Интеграция с переговорными устройствами позволяет проводить видеоконференции и вебинары прямо с использованием оборудования переговорных комнат, что обеспечивает возможность корпоративного общения с применением популярных аудио- и видео-устройств для корпоративного общения.

Подключение по веб-ссылке

Подключения по веб-ссылке позволяет пользователям подключаться к чату или конференции через ссылку, отправленную по электронной почте, в социальных сетях или других каналах коммуникации. Это удобно, так как не требует установки дополнительного программного обеспечения и позволяет участникам присоединиться к беседе без регистрации в мессенджере.

Роуминг с другими мессенджерами

Роуминг с другими мессенджерами позволяет пользователям обмениваться сообщениями, файлами и другими данными между различными платформами, даже если они используют разные мессенджеры. Это обеспечивает более широкую коммуникационную возможность и упрощает взаимодействие между людьми, независимо от того, какой мессенджер они предпочитают.

Телефонное подключение

Возможность телефонного подключения позволяет сотрудникам общаться друг с другом и с клиентами с помощью телефона. Это удобно, если у сотрудников нет доступа к компьютеру или они находятся в дороге.

Трансляции для большой аудитории

Возможность трансляции для большой аудитории позволяет проводить онлайн-встречи, вебинары, презентации и обучение с большим числом участников одновременно.

Федеративный режим работы

Федеративный режим работы позволяет мессенджеру взаимодействовать между серверами так, что каждый сервер функционирует независимо, но при этом все они объединены в единую коммуникационную сеть. Таким образом в режиме федерации пользователи с разных серверов могут взаимодействовать друг с другом, сохраняя при этом контроль над своими данными и настройками конфиденциальности.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса офисных мессенджеров необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые будут определять эффективность использования решения в конкретной организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные по стоимости решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые платформы с расширенными возможностями интеграции и управления большими объёмами данных. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе и здравоохранении действуют строгие правила обработки и защиты персональных данных, что предъявляет особые требования к уровню безопасности и конфиденциальности мессенджера. Не менее значимыми являются технические ограничения инфраструктуры компании, включая совместимость с существующими системами, требования к пропускной способности сети и возможности развёртывания решения (локально или в облачной среде).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с используемыми в компании офисными приложениями и корпоративными информационными системами;
• наличие функций шифрования и аутентификации для обеспечения безопасности коммуникаций;
• возможности масштабирования и поддержки большого числа одновременных пользователей;
• поддержка различных типов коммуникаций (обмен текстовыми сообщениями, файлами, аудио- и видеозвонки);
• наличие функционала для создания рабочих групп и каналов общения по проектам;
• интеграция с системами управления задачами и проектами;
• соответствие требованиям законодательства и отраслевым стандартам в области защиты данных;
• наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных;
• поддержка различных устройств и операционных систем, используемых в компании;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика.

После анализа перечисленных факторов следует провести тестирование нескольких подходящих решений на ограниченном числе пользователей, чтобы оценить удобство интерфейса, производительность и стабильность работы мессенджера в условиях реальной корпоративной среды. Также целесообразно обратить внимание на репутацию разработчика и отзывы других компаний, уже использующих данное решение, что позволит снизить риски, связанные с выбором недостаточно надёжного или качественного продукта.

Преимущества офисных мессенджеров для бизнеса:

• Централизация рабочих процессов. Единый канал коммуникации объединяет все рабочие взаимодействия. Сотрудники получают мгновенный доступ к обсуждениям, файлам и проектам, что упрощает координацию командных задач.

• Безопасность корпоративной информации. Многоуровневая система защиты данных, шифрование сообщений и контроль доступа предотвращают утечку конфиденциальной информации. Администраторы управляют правами пользователей.

• Повышение продуктивности. Интеграция с рабочими инструментами и автоматизация рутинных задач сокращают время на коммуникации. Сотрудники быстрее решают рабочие вопросы и фокусируются на важных задачах.

• Структурированное взаимодействие. Создание тематических каналов и групп по проектам организует эффективное общение между отделами. Упрощается поиск коллег и обмен профессиональными знаниями.

• Аналитика эффективности. Встроенные инструменты мониторинга отслеживают активность сотрудников и результативность коммуникации. Руководство получает данные для оптимизации рабочих процессов.

• Гибкая масштабируемость. Система адаптируется под потребности компании любого размера. Поддерживает расширение команд, создание новых подразделений и настройку индивидуальных прав доступа.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке офисных мессенджеров, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Структурированное рабочее пространство с возможностью создания отдельных каналов для разных отделов, проектов и команд, что позволяет организовать чёткую иерархию общения и разграничить рабочие потоки
• Управление корпоративными задачами через встроенные механизмы постановки поручений, назначения ответственных лиц и контроля исполнения с возможностью обсуждения в контексте конкретной задачи
• Совместная работа над корпоративным контентом с поддержкой одновременного редактирования документов, презентаций и других рабочих материалов в режиме реального времени
• Автоматизация рабочих процессов посредством встроенных инструментов для создания шаблонов сообщений, автоматических напоминаний и триггеров для типовых бизнес-операций
• Контекстное рабочее общение с возможностью прикрепления документов, ссылок на корпоративные ресурсы и задач к сообщениям, а также создания тематических меток для быстрого поиска информации

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году офисные мессенджеры претерпевают значительные изменения, ориентируясь на создание максимально эффективной среды для командной работы, где ключевыми становятся интеграция с ИИ, повышенная безопасность и удобство пользовательского опыта:

• Интеллектуальные помощники. Внедрение продвинутых AI-ассистентов для автоматизации рутинных задач, анализа контекста обсуждений и предложения оптимальных решений, что значительно ускоряет рабочие процессы и снижает нагрузку на сотрудников.

• Безопасность коммуникаций. Усиление защиты данных через квантовое шифрование, биометрическую аутентификацию и системы обнаружения подозрительной активности для предотвращения утечек корпоративной информации.

• Гибридная среда. Создание адаптивной платформы, поддерживающей как офисное, так и удаленное взаимодействие, с возможностью бесшовной синхронизации между всеми устройствами сотрудников.

• Расширенные возможности. Интеграция инструментов для совместной работы над документами, проведения презентаций и создания интерактивных рабочих пространств в реальном времени.

• Аналитика поведения. Развитие систем мониторинга эффективности коммуникации, отслеживания продуктивности команд и анализа влияния общения на бизнес-результаты.

• Персонализация опыта. Настройка интерфейса под индивидуальные потребности пользователей, создание персонализированных рабочих пространств и интеллектуальная организация потоков информации.

• Экосистемная интеграция. Объединение мессенджера с корпоративными системами: CRM, ERP, инструментами управления проектами и другими бизнес-приложениями для создания единой рабочей среды.

Россия

Squadus