Системы проверки биографических данных соискателя c функцией Управление работой с клиентами (CRM)

Системы проверки биографических данных соискателя (СПБДС, англ. Applicant Background Check Systems, ABC) – это комплексные программные инструменты, используемые работодателями для проверки достоверности предоставленной кандидатом информации и выявления возможных рисков, связанных с его прошлым. Эти системы играют ключевую роль в процессе найма, обеспечивая безопасность и надежность рабочего коллектива.

Системы проверки биографических данных соискателей (Applicant Background Check Systems, ABC) представляют собой комплексные инструменты, используемые работодателями для проверки достоверности предоставленной кандидатом информации и выявления возможных рисков, связанных с его прошлым. Эти системы играют ключевую роль в процессе найма, обеспечивая безопасность и надежность рабочего коллектива.

Системы проверки биографических данных соискателя помогают работодателям обрабатывать большой объём резюме и биографических данных, применяя различные алгоритмы и фильтры для выделения наиболее подходящих и квалифицированных соискателей. Они могут автоматически анализировать и отбирать резюме на основе ключевых навыков, опыта работы, образования и других параметров, заданных работодателем.

Также программные системы проверки биографических данных могут выполнять проверку соискателей на наличие неправдивой информации, фальсификацию данных, дубликатов и других подозрительных факторов. Они часто включают функции сверки данных с публичными источниками информации, такими как базы данных о судимостях, лицензиях, сертификации и других подобных данных.

Системы проверки биографических данных соискателя в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние компании с большим объёмом найма, которым необходимо оперативно проверять достоверность информации, предоставляемой кандидатами;
• кадровые агентства и рекрутинговые компании, оказывающие услуги по подбору персонала и обеспечивающие проверку кандидатов по запросу работодателей;
• государственные и муниципальные учреждения, где требуется строгий контроль за подбором сотрудников в силу специфики работы и высоких требований к надёжности персонала;
• организации, работающие в сферах, где повышенные требования к репутации и надёжности сотрудников (например, финансовая сфера, образование, здравоохранение);
• компании, ориентированные на минимизацию кадровых рисков и предотвращение возможных юридических и репутационных потерь, связанных с недобросовестными сотрудниками.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика подбора персонала

Функции Аналитики подбора персонала используют данные и статистику для анализа и улучшения процессов подбора персонала. Данная аналитика помогает рекрутерам принимать обоснованные решения, оптимизировать затраты, повышать качество найма. Ключевыми метриками аналитики не редко выступают стоимость найма, время до заполнения вакансии и эффективность найма.

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Воронка подбора персонала

Воронка подбора персонала — это инструмент для отслеживания прогресса кандидатов на всех этапах процесса найма. Воронка подбора помогает управлять потоком кандидатов, оптимизировать процесс найма и предоставляет ценные данные для анализа эффективности процесса.

Дедубликация резюме

Функция Дедубликации резюме в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет автоматически выявлять и удалять дубликаты резюме, обеспечивая точность и актуальность информации о кандидатах. Это помогает рекрутерам сэкономить время и усилия при обработке большого количества резюме, а также улучшает качество подбора персонала.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инструменты командной работы

Инструменты командной работы в программных продуктах подбора персонала и рекрутмента позволяют автоматизировать рутинные задачи работы в масшабах команды рекрутеров, такие как подготовка описания вакансий, проверка резюме, планирование собеседований и отбор кандидатов.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Планирование собеседований

Функция Планирование собеседований помогает специалистам по подбору персонала и рекрутерам эффективно планировать собеседования, выбирать удобное время для общения с кандидатами и избегать накладок.

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Размещение вакансий

Функция Размещение вакансий позволяет HR-специалистам управлять процессом подбора сотрудников, публикуя вакансии на различных платформах, прикрепляя к вакансиям резюме специалистов и ину. информацию, храня информацию о кандидатах в единой базе.

Роботизированный подбор (HR-бот)

Функции Роботизированного подбора (HR-боты) — это инновационная технология, которая помогает автоматизировать процессы подбора персонала и рекрутмента при помощи машинного обучения и искусственного интеллекта. Бот позволяет выполнять ряд операций по подбору и найму, в том числе, имитирует общение с реальными людьми, выполняет первичную обработку резюме, проводит собеседования и предоставляет информацию о вакансиях и сотрудниках.

Тестирование и отбор кандидатов

Функция Тестирование и отбор кандидатов позволяет проводить оценку профессиональных, личностных и деловых качеств кандидатов, а также выявлять их мотивацию. Это помогает избежать найма неквалифицированных работников и сэкономить время на многоэтапном процессе приёма на работу.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление откликами

Функция Управление откликами позволяет работодателям получать уведомления о новых откликах, просматривать резюме соискателей, приглашать кандидатов на собеседования и отклонять их заявки. Вместе с тем, для соискателей Управление откликами позволяет получать отклики от работодателей на опубликованные резюме и рассматривать предложения о работе.

Управление работой с клиентами (CRM)

Функция Управления работой с клиентами (CRM) и заказчиками в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет рекрутинговым агентствам автоматизировать процесс коммуникации с клиентами-работодателями, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками процесса найма.

База данных вакансий

Функция База данных вакансий позволяет управлять и обновлять основные сведения о вакансиях в формате централизованной базы данных.

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой позволяет системам подбора персонала и рекрутмента автоматизировать процесс общения с кандидатами, собирать их контактные данные, отправлять персонализированные сообщения и получать обратную связь. Это повышает эффективность работы рекрутеров и сокращает время найма сотрудников.

Интеграция с работными сайтами

Интеграция с работными сайтами позволяет системам подбора персонала и рекрутмента публиковать вакансии на популярных работных порталах, таких как HeadHunter, SuperJob, Работа.Ру, Habr и прочих. Также возможно архивировать и повторно публиковать их, загружать вакансии из других источников, просматривать и автоматически заполнять карточки кандидатов данными их резюме, а также искать резюме на рекрутинговых сайтах по заданным критериям.

Интеграция с социальными сетями

Функция интеграции с социальными сетями в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет компаниям искать потенциальных кандидатов в популярных социальных сетях, таких как ВКонтакте, Одноклассники, TenChat и Facebook*. Это помогает расширить поиск и находить специалистов, которые ещё не находятся в активном поиске работы, но рассматривают возможность смены места работы. *Facebook - социальная сеть компании Meta, признанной экстремистской организацией.

При выборе программного продукта из функционального класса систем проверки биографических данных соискателя (СПБДС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретных бизнес-условиях. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с большим объёмом найма потребуются системы с высокой производительностью и возможностью обработки больших массивов данных, тогда как для малого и среднего бизнеса подойдут более простые и экономически выгодные решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в финансовом секторе или государственных структурах могут быть жёсткие требования к защите данных и соответствию нормативным актам, что потребует выбора СПБДС с продвинутыми функциями шифрования и аудита действий пользователей. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой компании, требования к аппаратным ресурсам и возможности интеграции с другими корпоративными системами, такими как HR-системы или системы управления персоналом. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части источников данных для проверки (например, возможность доступа к государственным реестрам, базам данных правоохранительных органов, кредитным бюро), набор аналитических инструментов для оценки рисков и формирования отчётов, а также наличие механизмов автоматизации рутинных процессов проверки.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы масштабу бизнеса (для крупных компаний — расширенные возможности аналитики и массового обработки данных, для малых предприятий — упрощённый интерфейс и базовые функции);
• наличие необходимых модулей и инструментов для проверки специфических типов данных, релевантных отрасли (например, проверка лицензий и сертификатов для медицинских или юридических работников);
• поддержка интеграции с корпоративными информационными системами и базами данных;
• уровень защиты данных и соответствие законодательным и отраслевым стандартам (например, требованиям по обработке персональных данных);
• возможности кастомизации системы под уникальные бизнес-процессы компании;
• наличие механизмов аудита и контроля доступа к данным;
• поддержка различных форматов ввода и обработки данных (электронные документы, сканы, текстовые файлы и т. д.);
• наличие развитой системы отчётности и аналитики для оценки результатов проверок.

Окончательный выбор СПБДС должен базироваться на тщательном анализе текущих и будущих потребностей бизнеса, оценке соотношения стоимости владения системой и получаемых выгод от её использования, а также на понимании того, насколько поставщик системы способен обеспечить необходимую техническую поддержку и обновление программного продукта в долгосрочной перспективе. Важно также учитывать репутацию поставщика на рынке ИТ-решений и наличие успешных кейсов внедрения системы в компаниях со схожими бизнес-процессами.

Системы проверки биографических данных соискателя обеспечивают более эффективный и точный процесс подбора персонала, помогая работодателям своевременно снимать риски несоответствия кандидата требованиям подбора и сэкономить время и ресурсы при принятии решений о трудоустройстве.

Для того чтобы соответствовать категории систем проверки биографических данных соискателей, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Сбор и анализ данных: Система должна предоставлять инструменты для сбора и анализа различных типов данных о соискателях, включая информацию из государственных реестров, баз данных правоохранительных органов, социальных сетей и других источников.

• Проверка криминального прошлого: Система должна осуществлять проверку наличия криминального прошлого у соискателей, включая судимости, аресты и другие юридические инциденты.

• Проверка образования и квалификации: Система должна проверять подлинность образовательных документов и сертификатов, а также наличие необходимой квалификации для выполнения должностных обязанностей.

• Проверка кредитной истории: Система может включать проверку кредитной истории соискателей, что может быть полезно для оценки их финансовой ответственности и надёжности.

• Соблюдение законодательства: Система должна соблюдать все применимые законы и нормативные акты, касающиеся обработки персональных данных и защиты частной жизни, чтобы обеспечить законность и этичность использования собранных данных.

В 2025 году на рынке систем проверки биографических данных соискателя (СПБДС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий и повышения уровня автоматизации процессов. Системы будут становиться более интеллектуальными, ориентированными на обработку больших объёмов данных и обеспечение высокого уровня безопасности. Увеличится значимость соответствия нормативным требованиям и защиты персональных данных.

• Интеграция с системами больших данных. СПБДС будут активно использовать возможности обработки и анализа больших данных для более глубокого изучения биографических сведений и выявления скрытых закономерностей.

• Применение методов машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения позволят повысить точность проверки данных, автоматизировать выявление несоответствий и аномалий в информации, предоставленной кандидатами.

• Использование технологий блокчейн. Блокчейн обеспечит повышенную безопасность и неизменность данных, используемых в процессе проверки, что важно для соблюдения законодательства о защите персональных данных.

• Развитие интерфейсов API. Расширение возможностей интеграции СПБДС с другими корпоративными системами через API позволит упростить обмен данными и повысить эффективность работы HR-отделов.

• Внедрение мультифакторной аутентификации и биометрии. Усиление мер безопасности за счёт использования мультифакторной аутентификации и биометрических данных при доступе к системам и проверке личности кандидатов.

• Автоматизация генерации отчётов и аналитики. Системы будут предоставлять более продвинутые инструменты для автоматического формирования отчётов и аналитических материалов на основе собранных данных о кандидатах.

• Соответствие нормативным требованиям и стандартам. СПБДС будут постоянно адаптироваться к меняющимся законодательным и отраслевым требованиям в области защиты данных и конфиденциальности, что станет ключевым фактором их конкурентоспособности.

Россия

ТопФактор: Управление подбором персонала, AMBER HRMS, e-staff, Talantix