Описание системы DocGuide

DocGuide — это веб-приложение для управления документооборотом, обеспечивающее загрузку, структурирование, контроль доступа и учёт ознакомления сотрудников с документам. Программный продукт DocGuide (рус. ДокГайд) от компании-разработчика Аркадьева Ю. А. предназначен для автоматизации управления документооборотом в организации — обеспечивает загрузку и систематизацию документов различных форматов, настройку иерархического отображения и разграничения прав доступа к ним, фиксацию факта ознакомления сотрудников с документами и формирование отчётности о данном процессе.

Система DocGuide ориентирована на администраторов корпоративных информационных систем, специалистов по управлению документацией, руководителей подразделений и кадровых служб, которым необходимо обеспечивать контролируемый доступ сотрудников к нормативно-регламентирующим и иным документам организации и отслеживать факт их ознакомления.

Система подходит для компаний среднего и крупного бизнеса различных отраслей — от производственных предприятий до финансовых и государственных организаций, где существует потребность в централизованном хранении, систематизации и управлении потоками документов с возможностью гибко настраивать права доступа и формировать отчётность по их использованию.

Функциональные возможности DocGuide:

• Загрузка документов. Платформа позволяет оперативно загружать файлы различных форматов — текстовые, графические и другие, что обеспечивает гибкость в работе с разнородной документацией и упрощает процесс добавления новых документов в систему.

• Группировка и иерархия документов. Система даёт возможность настраивать иерархическую структуру отображения документов, группировать их по определённым критериям, что облегчает навигацию и поиск необходимых файлов для пользователей.

• Разграничение доступа. DocGuide предоставляет инструменты для настройки прав доступа пользователей к документам, позволяя определять, кто может просматривать, редактировать или удалять файлы, что способствует контролю над использованием информации.

• Фиксация ознакомления с документами. Система регистрирует факт ознакомления пользователей с документами, что позволяет отслеживать, кто и когда ознакомился с определённым файлом, и обеспечивает контроль над распространением информации.

• Формирование отчётности. Платформа поддерживает создание различных видов отчётов о фактах и хронологии ознакомления пользователей с документами, что даёт возможность анализировать активность пользователей и получать сводные данные о работе с документацией.

• Веб-доступ. DocGuide реализован как веб-приложение, которое размещается на сервере с поддержкой Apache 2 и MySQL Server 5.7 (или более поздней версии), что обеспечивает доступ к системе через браузеры на основе Chromium (Google Chrome, Mozilla Firefox и др.) и упрощает развёртывание и использование платформы.

• Управление версиями документов. Система позволяет работать с актуальными версиями нормативно-регламентирующих и нормативно-распорядительных документов, обеспечивая сотрудникам доступ к последним редакциям файлов и минимизируя риски работы с устаревшей информацией.