Системы управления товарно-материальными ценностями (СУ ТМЦ) c функцией Бюджетирование

Системы управления товарно-материальными ценностями (СУ ТМЦ; англ. Goods and Materials Management Systems, GMM) помогают предприятиям управлять ТМЦ, их закупками, приёмом, хранением, отгрузкой или списанием. Также СУ ТМЦ отслеживают наличие товаров и материальных средств, контролируют их движение, а также прогнозируют потребности в новых поставках.

Управление товарно-материальными ценностями (ТМЦ) — это комплексная деятельность, направленная на эффективное использование ресурсов предприятия, включающая планирование, организацию и контроль всех этапов жизненного цикла ТМЦ: от закупки и приёма до хранения, отгрузки, списания и утилизации. Эта деятельность требует координации множества процессов и взаимодействия различных подразделений компании, чтобы обеспечить бесперебойное снабжение производства, минимизировать издержки, оптимизировать запасы и повысить общую эффективность работы предприятия.

В рамках управления ТМЦ осуществляется:

• планирование потребностей в ТМЦ,
• выбор поставщиков и проведение закупочных процедур,
• приём и учёт поступивших ТМЦ,
• организация хранения и обеспечение сохранности запасов,
• контроль движения ТМЦ внутри предприятия,
• оптимизация уровня запасов с учётом спроса и сезонности,
• списание и утилизация невостребованных или испорченных ТМЦ,
• анализ эффективности использования ТМЦ и выявление резервов.

В современных условиях цифровизация процессов управления ТМЦ становится ключевым фактором повышения конкурентоспособности предприятия. Программные решения, такие как системы управления товарно-материальными ценностями (СУ ТМЦ), позволяют автоматизировать рутинные операции, обеспечить прозрачность и оперативность получения данных, улучшить прогнозирование потребностей и оптимизировать логистические цепочки, что в совокупности способствует существенному росту эффективности управления ресурсами.

Системы управления товарно-материальными ценностями предназначены для автоматизации и оптимизации процессов, связанных с управлением товарно-материальными ценностями на предприятии. Они обеспечивают комплексную поддержку операций, связанных с закупками, приёмом, хранением, отгрузкой и списанием ТМЦ, позволяя повысить эффективность работы логистических и складских подразделений, сократить издержки и минимизировать риски, связанные с дефицитом или избытком товаров и материальных ресурсов.

Функциональное предназначение СУ ТМЦ заключается также в обеспечении непрерывного мониторинга и контроля за движением ТМЦ, анализе текущих запасов и прогнозировании потребностей в новых поставках. Системы позволяют формировать достоверную и актуальную информационную базу о наличии и состоянии товарно-материальных ценностей, что способствует более точному планированию закупок, оптимизации складских запасов и улучшению управления цепочками поставок.

Системы управления товарно-материальными ценностями в основном используют следующие группы пользователей:

• производственные предприятия, которым необходимо контролировать запасы сырья и комплектующих, планировать закупки и оптимизировать производственные процессы;
• торговые компании, занимающиеся розничной и оптовой торговлей, для учёта товаров на складах, мониторинга остатков и автоматизации процессов заказа продукции у поставщиков;
• логистические компании и дистрибьюторы, которые управляют распределением и хранением товаров, отслеживают их перемещение и оптимизируют логистические цепочки;
• сети розничных магазинов и гипермаркетов для учёта товаров, контроля сроков годности, управления запасами на полках и минимизации потерь от списания продукции;
• компании, работающие в сфере e-commerce, для управления запасами на складах, синхронизации данных о товарах с интернет-магазинами и оптимизации процессов доставки.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бюджетирование

Функции Бюджетирования позволяют планировать и отслеживать финансовые бюджеты и планы для управления финансовыми средствами в различных департаментах или для контроля со стороны учредителей, акционеров и инвесторов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инвентаризация

Функции Инвентаризации позволяют проводить автоматическую или ручную инвентаризацию товаров на складе и в других местах размещения, учитывать и контролировать движение товаров, обеспечивать точность и надёжность данных о запасах, а также формировать выводы и рекомендации о результатах инвентаризации для поддержки принятия управленческих решений.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Печать штрих-кодов

Функции Печати штрих-кодов позволяют генерировать и печатать штрих-коды для товаров и иных материальных ценностей, исходя из заданных параметров, обеспечивая тем самым возможность быстрой и точной идентификации товаров при их приёме, хранении и отгрузке.

Планирование и прогнозирование спроса

Функции Планирования и прогнозирования спроса позволяют планировать спрос путём либо ручного заполнения значений спроса на услуги поставки, либо путём прогнозирования, часто по методологии временных рядов с выявлением сезонности и тенденций спроса

Складской учёт

Функции Складского учёта в системе управления запасами позволяют управлять перечнем мест хранения и размещения товарно-материальных ценностей (складов), вести складские операции, контролировать наличие и движение товаров на складе, а также вести учёт запасов, обеспечивая точность и полноту информации о складских операциях.

Управление заказом ТМЦ

Функции Управления заказом ТМЦ позволяют осуществлять операции по заказу товарно-материальных ценностей и контроль восполнения запасов

Управление запасами

Функции Управления запасами позволяют выполнять высокоуровневое планирвание и контроль запасов, а также оперативное управление хранением, размещением, инвентаризацией или распределением запасов и единиц хранения

Управление поставщиками

Функции Управления поставщиками позволяют упростить работу с закупками, необходимыми для повседневной работы организации, у управляемого пула поставщиков

Управление штрих-кодами

Функции Управления штрих-кодами позволяют создавать и редактировать штрих-коды для товаров, управлять базой штрих-кодов, а также использовать штрих-коды для быстрой и точной идентификации товаров при проведении операций управления запасами, складом и учёта ТМЦ.

Учёт товарно-материальных ценностей

Функции Учёта товарно-материальных ценностей в системе управления запасами позволяют учитывать товары и материалы вне зависимости от мест хранения и размещения, отслеживать наличие и вести количественный учёт, а также вести учёт различных характеристик ТМЦ.

Поддержка RFID

Поддержка RFID (англ. Radio Frequency IDentification, радиочастотная идентификация) в системе управления запасами позволяет использовать RFID-метки для автоматической бесконтактной идентификации товаров, контроля их перемещения и состояния, а также для оптимизации складских процессов и повышения точности учёта товаров.

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления товарно-материальными ценностями (СУ ТМЦ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности предприятия: для малого бизнеса могут подойти более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным холдингам потребуются масштабируемые системы с возможностью интеграции с другими корпоративными информационными системами и поддержкой распределённых складов. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в фармацевтической отрасли система должна обеспечивать строгий контроль сроков годности и условий хранения, а в логистических компаниях — поддерживать сложные алгоритмы маршрутизации и оптимизации складских процессов. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам, возможности развёртывания (локально или в облаке), а также уровень защиты данных и соответствие нормативным требованиям (например, требованиям по защите персональных данных или отраслевым стандартам качества).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам предприятия;
• наличие модулей для автоматизации ключевых операций: закупок, приёма, хранения, отгрузки и списания ТМЦ;
• возможности аналитики и отчётности, включая прогнозирование потребностей в поставках и анализ оборачиваемости товаров;
• поддержка интеграции с другими системами (ERP, WMS, CRM и т. д.);
• масштабируемость и гибкость настройки под изменяющиеся условия бизнеса;
• удобство пользовательского интерфейса и простота обучения персонала;
• наличие механизмов контроля доступа и обеспечения информационной безопасности;
• соответствие законодательным и отраслевым нормам и стандартам;
• условия лицензирования, стоимость владения и поддержки системы.

После анализа вышеперечисленных аспектов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном объёме данных и операций, чтобы оценить её реальную эффективность и выявить возможные проблемы в работе. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые решения, и оценить уровень технической поддержки и качества обслуживания со стороны поставщика программного продукта.

Системы управления товарно-материальными ценностями (СУ ТМЦ) обеспечивают предприятиям значительные преимущества в управлении ресурсами, повышая эффективность бизнес-процессов и снижая издержки. Основные выгоды от внедрения СУ ТМЦ включают:

• Оптимизация запасов. СУ ТМЦ позволяют поддерживать оптимальный уровень запасов, минимизируя излишки и дефицит товаров, что снижает затраты на хранение и предотвращает потери от устаревания товаров.

• Автоматизация документооборота. Система автоматизирует оформление документов, связанных с движением ТМЦ, что сокращает время на административные процедуры и уменьшает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.

• Повышение прозрачности управления ТМЦ. СУ ТМЦ обеспечивают полный контроль над движением товаров и материальных ценностей, позволяя в режиме реального времени отслеживать их местонахождение и состояние, что улучшает управляемость и оперативность принятия решений.

• Улучшение прогнозирования потребностей. Система анализирует исторические данные и текущие тенденции, предоставляя обоснованные прогнозы потребностей в ТМЦ, что позволяет планировать закупки и производственные мощности с учётом реальных требований рынка.

• Снижение операционных издержек. Автоматизация процессов управления ТМЦ сокращает трудозатраты и минимизирует издержки, связанные с логистикой и хранением, что напрямую влияет на повышение рентабельности бизнеса.

• Интеграция с другими системами. СУ ТМЦ могут быть интегрированы с ERP-системами, системами электронного документооборота и другими корпоративными приложениями, что обеспечивает единое информационное пространство и улучшает координацию бизнес-процессов.

• Улучшение качества обслуживания клиентов. Благодаря точному отслеживанию наличия товаров и оптимизации процессов отгрузки, СУ ТМЦ способствуют сокращению времени обработки заказов и повышению уровня удовлетворённости клиентов.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления товарно-материальными ценностями, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процессов закупок и контроля поставок,
• учёт и отслеживание наличия ТМЦ в режиме реального времени,
• управление складскими операциями (приём, хранение, отгрузка, списание),
• прогнозирование потребностей в новых поставках на основе анализа исторических данных и текущих запасов,
• контроль движения ТМЦ и формирование электронных документооборотов, связанных с перемещением ценностей.

В 2025 году на рынке систем управления товарно-материальными ценностями (СУ ТМЦ) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением эффективности управления ресурсами. Среди ключевых трендов будут фигурировать более глубокая интеграция с системами бизнес-аналитики, применение методов машинного обучения для прогнозирования спроса, использование блокчейн-технологий для повышения прозрачности цепочек поставок, расширение возможностей мобильных приложений, внедрение интернета вещей (IoT) для мониторинга ТМЦ, развитие облачных решений и усиление фокуса на кибербезопасности.

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. СУ ТМЦ будут всё теснее интегрироваться с платформами бизнес-аналитики, что позволит получать более глубокие инсайты о движении ТМЦ, оптимизировать запасы и улучшать принятие управленческих решений на основе данных.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для более точного прогнозирования потребностей в ТМЦ, анализа трендов потребления и оптимизации закупочных процедур, что снизит риски избыточных или недостаточных запасов.

• Использование блокчейн-технологий. Блокчейн позволит создать прозрачные и неизменяемые записи о движении ТМЦ в цепочках поставок, что повысит доверие между участниками рынка и снизит риски мошенничества и ошибок.

• Развитие мобильных приложений. Мобильные версии СУ ТМЦ станут более функциональными, позволяя сотрудникам в режиме реального времени отслеживать запасы, оформлять заявки на закупку и получать уведомления о статусе поставок.

• Внедрение IoT. Сенсоры и устройства IoT будут активно использоваться для мониторинга состояния и местоположения ТМЦ, что позволит оперативно реагировать на изменения и минимизировать потери, связанные с повреждением или утратой товаров.

• Облачные решения. Переход к облачным платформам обеспечит более гибкое и масштабируемое развёртывание СУ ТМЦ, снизит затраты на инфраструктуру и упростит обновление программного обеспечения.

• Усиление кибербезопасности. В условиях роста числа киберугроз разработчики СУ ТМЦ будут уделять больше внимания защите данных, внедряя современные криптографические методы и системы обнаружения вторжений.

Россия

Галактика AMM

Германия

SAP Ariba Buying and Invoicing