Системы автоматизации ресторана, кафе, бара и столовой c функцией ЕГАИС

Системы автоматизации ресторана, кафе, бара и столовой (САРКБС, англ. Restaurant, Cafe, Bar and Canteen Automation Systems, RCBC) — это комплексные программно-аппаратные решения для полной автоматизации всех бизнес-процессов предприятий общественного питания, включающие функции управления продажами, складом, персоналом и аналитикой. Система обеспечивает автоматизацию процессов от приёма заказов и приготовления блюд до финансового учёта и контроля эффективности работы заведения.

Автоматизация ресторана, кафе, бара и столовой — это процесс оптимизации рабочих процессов с использованием специализированных программных решений. Она направлена на повышение эффективности управления, улучшение качества обслуживания и снижение издержек:

• Управление персоналом,
• Учёт товаров и контроль за их движением,
• Контроль за соблюдением санитарных норм,
• Оптимизация работы кухни и кассовых операций,
• Анализ продаж и планирование маркетинговых акций.

Цифровые решения играют ключевую роль в автоматизации, обеспечивая прозрачность процессов, снижение ошибок и возможность масштабирования бизнеса. Они позволяют предприятиям адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и повышать конкурентоспособность.

Системы автоматизации ресторана, кафе, бара и столовой предназначены для создания единой цифровой среды управления всеми операционными процессами предприятия общественного питания. Они обеспечивают комплексную оптимизацию работы заведения, начиная от складского учета и закупок сырья, заканчивая обслуживанием гостей и финансовым контролем, позволяя руководству получать актуальную информацию о состоянии бизнеса в режиме реального времени.

Современные системы автоматизации интегрируют в себя инструменты для эффективного управления производственными процессами, контроля качества продукции, оптимизации работы персонала и взаимодействия с клиентами. Они позволяют автоматизировать процессы формирования заказов, учета товарооборота, планирования меню, управления программами лояльности и маркетинговыми акциями, а также обеспечивают соответствие всем требованиям законодательства в сфере общественного питания. Благодаря аналитическим возможностям системы помогают принимать обоснованные управленческие решения, направленные на повышение эффективности бизнеса и увеличение прибыли.

Системы автоматизации ресторана, кафе, бара и столовой в основном используют следующие группы пользователей:

• владельцы и управляющие заведений общественного питания для контроля бизнес-процессов, анализа эффективности работы и принятия управленческих решений;
• менеджеры и администраторы для координации работы персонала, управления продажами и складом, отслеживания выполнения заказов;
• повара и официанты для работы с меню, приёма и обработки заказов, контроля готовности блюд;
• сотрудники склада и логистики для учёта продуктов, контроля остатков, формирования заявок на закупку;
• бухгалтеры и финансовые специалисты для ведения учёта, расчёта себестоимости, формирования отчётности и анализа финансовых показателей.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Интеграция с оборудованием

Функции Интеграции с оборудование позволяют подключать программное обеспечение к внешнему оборудованию, такому как кассы, считыватели кредитных карт, сканеры штрих-кодов и многое другое

Интеграция с электронной коммерцией

Функции Интеграции с электронной коммерцией позволяют подключаться к интернет-магазину для отслеживания запасов, проданных в интернете, или обработки онлайн-платежей

История взаимодействия с клиентом

Функции Истории взаимодействия с клиентом позволяют собирать и анализировать данные о покупках, предпочтениях и поведении покупателей. Это помогает персонализировать предложения, оптимизировать ассортимент и повышать лояльность клиентов через индивидуальные программы.

Комбинированная оплата

Функции Разделения оплаты позволяют комбинировать несколько видов оплат в одном чеке

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Оплата картой

Функции Оплата картой позвляют производить расчёт банковскими картами

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Программы лояльности

Функции Программы лояльности позволяют создавать программы лояльности: купоны, скидки или другие назрады - постоянным клиентам или для привлечения новых

Сканирование штрих-кодов

Функции Сканирование штрих-кодов позволяют пользователям сканировать штрих-коды для получения информации о ценах и номенклатуре

Управление запасами

Функции Управления запасами позволяют вести учёт запасов по категориям в одном или нескольких местах, получать уведомления при окончании запаса по продукту

Управление персоналом

Функции Управления персоналом позволяют предоставлять сотрудникам персональные УЗ для доступа в систему, вести учёт продаж по конкретным сотрудникм, планировать смены или расположение сотрудников в магазине

Управление чеками

Функции Управление чеками позволяют получать квитанции клиентам после покупки, распечатав, отправив их по SMS или электронной почте, или предоставляет возможность отказаться от квитанции

ЕГАИС

Особеннось ЕГАИС заключается в возможности данной системы интегрироваться с Единой государственной автоматизированной системой

Соответствие 54-ФЗ

Соответствие 54-ФЗ заключается в обеспечении системой требований Федерального закона Российской Федерации от 22 мая 2003 №54 "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации"

При выборе программного продукта из функционального класса систем автоматизации ресторана, кафе, бара и столовой (САРКБС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность внедрения и эксплуатации системы. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности предприятия: для небольшого кафе требования к функциональности системы будут существенно отличаться от тех, что необходимы крупному ресторанному холдингу. Также важно учесть отраслевые требования и стандарты, включая необходимость соответствия системы законодательным нормам в области учёта и отчётности, требованиям санитарных и пожарных норм, а также стандартам качества обслуживания. Технические ограничения, такие как совместимость с существующим оборудованием и программным обеспечением, возможности интеграции с другими корпоративными системами (например, с системами бухгалтерского учёта или CRM), а также требования к производительности и надёжности системы, играют не менее важную роль.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы масштабу бизнеса (для малого предприятия — базовый набор функций управления продажами и складом, для крупного холдинга — расширенные возможности аналитики, управления сетью заведений, централизованного контроля и отчётности);
• наличие модулей для управления ключевыми бизнес-процессами: приём заказов, приготовление блюд, управление складом и запасами, контроль работы персонала, финансовый учёт и отчётность;
• возможности интеграции с другим программным обеспечением и оборудованием (POS-терминалами, системами учёта товаров, онлайн-кассами, системами лояльности и т. д.);
• поддержка необходимых форматов отчётности и соответствие законодательным требованиям в области учёта, налогообложения и защиты персональных данных;
• уровень безопасности и защиты данных, включая шифрование информации, аутентификацию пользователей, защиту от несанкционированного доступа;
• масштабируемость системы и возможность расширения функциональности в будущем;
• удобство интерфейса и простота использования для сотрудников с разным уровнем технической подготовки;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика, обучающих материалов и ресурсов для пользователей.

Особое внимание следует уделить оценке надёжности и производительности системы, особенно если речь идёт о заведениях с высоким потоком посетителей. Необходимо убедиться, что система способна обрабатывать большое количество операций в единицу времени без потери скорости и стабильности работы. Также важно учесть стоимость владения системой, включая не только стоимость лицензии, но и расходы на внедрение, настройку, обучение персонала, техническую поддержку и обновления.

Системы автоматизации ресторана, кафе, бара и столовой (САРКБС) предоставляют предприятиям общественного питания ряд существенных преимуществ, способствуя повышению эффективности бизнес-процессов, оптимизации ресурсов и улучшению качества обслуживания. Среди ключевых выгод использования таких систем можно выделить:

• Оптимизация управления продажами. Система позволяет автоматизировать процесс приёма и обработки заказов, что ускоряет обслуживание клиентов, минимизирует вероятность ошибок и способствует увеличению пропускной способности заведения.

• Улучшение управления складом и запасами. САРКБС обеспечивает точный учёт продуктов и ингредиентов, позволяет отслеживать остатки, контролировать сроки годности и оптимизировать закупки, снижая риски дефицита или переизбытка товаров.

• Эффективное управление персоналом. Система помогает организовать работу сотрудников, отслеживать их производительность, составлять графики работы и учитывать рабочее время, что способствует рациональному использованию трудовых ресурсов и повышению дисциплины.

• Повышение точности финансового учёта. Автоматизация финансовых операций позволяет минимизировать ошибки в расчётах, упростить процесс формирования отчётности и контроля денежных потоков, обеспечивая более точное и своевременное представление о финансовом состоянии заведения.

• Улучшение аналитики и принятия решений. САРКБС предоставляет инструменты для анализа данных о продажах, популярности блюд, эффективности работы персонала и других ключевых показателях, что помогает руководству принимать обоснованные управленческие решения.

• Упрощение контроля качества обслуживания. Система позволяет отслеживать время приготовления блюд, выполнение заказов и другие параметры, влияющие на качество обслуживания, что способствует повышению удовлетворённости клиентов и их лояльности.

• Снижение операционных затрат. Автоматизация рутинных процессов помогает сократить временные и финансовые затраты на административные и операционные задачи, оптимизировать расходы на персонал и ресурсы, повышая общую рентабельность заведения.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы автоматизации ресторана, кафе, бара и столовой, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• управление меню и модификаторами блюд, позволяющее гибко настраивать состав и параметры предлагаемых блюд и напитков,
• автоматизация процесса приёма и обработки заказов, включая возможность работы с несколькими каналами заказа (оффлайн, онлайн, через мобильные приложения),
• контроль за приготовлением блюд и распределением задач между сотрудниками кухни и зала, обеспечивающий оптимизацию производственного процесса и сокращение времени обслуживания,
• управление складскими запасами и логистикой поставок, с возможностью отслеживания остатков продуктов и автоматического формирования заявок на закупку,
• учёт рабочего времени и расчёт заработной платы персонала с учётом графиков работы и выполнения KPI.

В 2025 году системы автоматизации ресторанного бизнеса активно развиваются в направлении создания интегрированных экосистем, объединяющих все аспекты работы заведения в единую цифровую среду с акцентом на повышение эффективности, безопасности и качества обслуживания.

• Интеллектуальная аналитика. Внедрение AI-систем для прогнозирования спроса, оптимизации меню и управления запасами. Алгоритмы анализируют поведение гостей, сезонность и внешние факторы для принятия оптимальных управленческих решений.

• Облачные платформы. Переход на облачные технологии обеспечивает удаленный доступ к системе, автоматическое резервное копирование данных и возможность масштабирования без значительных инвестиций в инфраструктуру.

• Бесконтактные технологии. Развитие систем самообслуживания, мобильных приложений для заказа и оплаты, внедрение QR-кодов и голосового управления для минимизации физического контакта между персоналом и гостями.

• Интеграция доставки. Автоматизация процессов доставки с использованием дронов и роботов-курьеров, интеграция с агрегаторами, отслеживание статуса заказов в реальном времени и оптимизация маршрутов.

• Кибербезопасность. Внедрение современных методов защиты данных, включая биометрическую аутентификацию персонала и шифрование конфиденциальной информации для предотвращения утечек.

• Персонализация сервиса. Создание индивидуальных предложений на основе анализа предпочтений гостей, внедрение программ лояльности с учетом истории заказов и автоматизация маркетинговых кампаний.

Россия

Контур.Маркет, Простор:Касса, АТОЛ Frontol 6, GBS.Market, iiko, Qasl, r_keeper, Subtotal, YUMA