Системы штатного планирования c функцией База данных соискателей

Системы штатного планирования (СШП, англ. Staffing Planning Systems, SP) – это программные средства, которые предназначены для оптимизации и управления процессом планирования персонала в организации. Такие системы позволяют собирать, анализировать и оценивать информацию о трудовых ресурсах, чтобы обеспечить приемлемый уровень доступности и эффективности персонала. Системы штатного планирования помогают предсказать потребности в персонале, определить требования к квалификации, планировать затраты на персонал и управлять вакансиями.

Штатное планирование в контексте бизнеса представляет собой процесс определения и управления структурой и численностью персонала в организации. Это включает в себя анализ текущих и будущих потребностей компании в сотрудниках, разработку организационной структуры, установление должностных обязанностей и квалификационных требований, а также определение оптимального количества штатных единиц для каждой позиции.

Основные аспекты штатного планирования:

• Анализ потребностей: Оценка текущих и будущих задач, проектов и стратегий компании для определения необходимого количества и квалификации сотрудников.

• Организационная структура: Разработка иерархии должностей и подразделений, отражающих основные направления деятельности и процессы в компании.

• Должностные обязанности: Четкое определение функций и задач для каждой должности, включая требования к квалификации и навыкам.

• Квалификационные требования: Установление критериев отбора кандидатов на основе необходимых знаний, умений и опыта.

• Оптимальное количество штатных единиц: Расчет оптимального числа сотрудников для каждой позиции с учетом текущих и будущих потребностей компании.

• Управление изменениями: Планирование и реализация изменений в штатном расписании в соответствии с изменениями в стратегии, процессах и технологиях компании.

• Оценка эффективности: Регулярный анализ и оценка эффективности штатного планирования для корректировки и оптимизации структуры и численности персонала.

Эффективное штатное планирование способствует повышению эффективности работы компании, оптимизации затрат на персонал и обеспечению соответствия кадрового потенциала стратегическим целям и задачам бизнеса.

Системы штатного планирования предназначены для эффективной организации и управления персоналом в организациях. Они играют ключевую роль в современном менеджменте, помогая руководителям и HR-специалистам оптимизировать рабочие процессы, планировать развитие компании и контролировать расходы на персонал.

Функциональное предназначение систем штатного планирования охватывает несколько ключевых аспектов. Во-первых, они позволяют создавать и обновлять штатное расписание, включая информацию о должностях, ставках заработной платы, количестве штатных единиц и других важных параметрах. Это помогает руководству компании иметь чёткое представление о структуре и составе своего персонала. Во-вторых, системы штатного планирования предлагают инструменты для анализа эффективности работы сотрудников, расчёта фонда оплаты труда и прогнозирования потребностей в персонале на будущее. Это способствует более точному планированию бюджета и принятию обоснованных решений в области управления человеческими ресурсами. В-третьих, они упрощают процесс управления вакансиями, позволяя оперативно реагировать на изменения в структуре компании и потребности в новых сотрудниках.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Системы штатного планирования играют ключевую роль в управлении и развитии компании, обеспечивая эффективное распределение ресурсов и оптимизацию рабочих процессов. Эти системы предоставляют ряд значительных преимуществ, которые способствуют повышению производительности, снижению издержек и улучшению общей эффективности работы организации.

Во-первых, системы штатного планирования помогают точно определять необходимое количество сотрудников для выполнения текущих и будущих задач, что позволяет избежать как нехватки персонала, так и его избытка. Это особенно важно для компаний, планирующих расширение или изменение структуры своих подразделений. Правильное планирование численности сотрудников позволяет оптимизировать расходы на заработную плату и социальные отчисления, минимизируя финансовые потери.

Кроме того, системы штатного планирования способствуют улучшению качества управления персоналом. Они предоставляют инструменты для анализа эффективности работы каждого сотрудника, выявления слабых мест и разработки мер по их устранению. Это, в свою очередь, повышает мотивацию и лояльность сотрудников, а также способствует их профессиональному росту и развитию.

Таким образом, внедрение систем штатного планирования является важным шагом на пути к успешному управлению компанией, обеспечивающим её устойчивое развитие и конкурентоспособность на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем штатного планирования, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Создание организационной структуры. Система должна предоставлять инструменты для создания и редактирования организационной структуры компании, включая определение иерархии, отделов и должностей.

• Администрирование. Система должна предоставлять возможность настройки и управления функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

• Аналитика персонала (HR). Система должна позволять собирать данные о персонале, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом.

• Управление обратной связью. Система должна предоставлять функции для сбора отзывов (замечаний, предложений, комментариев) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании.

• Управление системой оплаты труда. Система должна позволять систематизированно управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации.