Системы штатного планирования c функцией Управление жизненным циклом сотрудника

Системы штатного планирования (СШП, англ. Staffing Planning Systems, SP) – это программные средства, которые предназначены для оптимизации и управления процессом планирования персонала в организации. Такие системы позволяют собирать, анализировать и оценивать информацию о трудовых ресурсах, чтобы обеспечить приемлемый уровень доступности и эффективности персонала. Системы штатного планирования помогают предсказать потребности в персонале, определить требования к квалификации, планировать затраты на персонал и управлять вакансиями.

Штатное планирование в контексте бизнеса представляет собой процесс определения и управления структурой и численностью персонала в организации. Это включает в себя анализ текущих и будущих потребностей компании в сотрудниках, разработку организационной структуры, установление должностных обязанностей и квалификационных требований, а также определение оптимального количества штатных единиц для каждой позиции.

Основные аспекты штатного планирования:

• Анализ потребностей: Оценка текущих и будущих задач, проектов и стратегий компании для определения необходимого количества и квалификации сотрудников.

• Организационная структура: Разработка иерархии должностей и подразделений, отражающих основные направления деятельности и процессы в компании.

• Должностные обязанности: Четкое определение функций и задач для каждой должности, включая требования к квалификации и навыкам.

• Квалификационные требования: Установление критериев отбора кандидатов на основе необходимых знаний, умений и опыта.

• Оптимальное количество штатных единиц: Расчет оптимального числа сотрудников для каждой позиции с учетом текущих и будущих потребностей компании.

• Управление изменениями: Планирование и реализация изменений в штатном расписании в соответствии с изменениями в стратегии, процессах и технологиях компании.

• Оценка эффективности: Регулярный анализ и оценка эффективности штатного планирования для корректировки и оптимизации структуры и численности персонала.

Эффективное штатное планирование способствует повышению эффективности работы компании, оптимизации затрат на персонал и обеспечению соответствия кадрового потенциала стратегическим целям и задачам бизнеса.

Системы штатного планирования предназначены для эффективной организации и управления персоналом в организациях. Они играют ключевую роль в современном менеджменте, помогая руководителям и HR-специалистам оптимизировать рабочие процессы, планировать развитие компании и контролировать расходы на персонал.

Функциональное предназначение систем штатного планирования охватывает несколько ключевых аспектов. Во-первых, они позволяют создавать и обновлять штатное расписание, включая информацию о должностях, ставках заработной платы, количестве штатных единиц и других важных параметрах. Это помогает руководству компании иметь чёткое представление о структуре и составе своего персонала. Во-вторых, системы штатного планирования предлагают инструменты для анализа эффективности работы сотрудников, расчёта фонда оплаты труда и прогнозирования потребностей в персонале на будущее. Это способствует более точному планированию бюджета и принятию обоснованных решений в области управления человеческими ресурсами. В-третьих, они упрощают процесс управления вакансиями, позволяя оперативно реагировать на изменения в структуре компании и потребности в новых сотрудниках.

Системы штатного планирования в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители подразделений и менеджеры по персоналу для анализа текущего состояния кадрового состава и прогнозирования потребностей в сотрудниках;
• специалисты по кадровому планированию и учёту для сбора и обработки данных о трудовых ресурсах, расчёта потребности в персонале и управления вакансиями;
• финансовые директора и экономисты для планирования бюджета на персонал, оценки затрат на заработную плату, обучение и развитие сотрудников;
• топ-менеджеры и руководители компаний для стратегического планирования развития компании с учётом кадровых ресурсов и определения требований к квалификации сотрудников.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем штатного планирования (СШП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством филиалов потребуются СШП с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой распределённых баз данных, в то время как для небольших компаний могут быть достаточны более простые решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в IT-компаниях может быть критически важна функция отслеживания навыков и компетенций сотрудников, а в производственных предприятиях — возможность прогнозирования потребности в персонале в зависимости от сезонных колебаний спроса. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к безопасности данных и возможности их масштабирования, а также необходимость соблюдения определённых стандартов и нормативов, например, требований к обработке персональных данных.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным задачам организации (например, наличие модулей для прогнозирования потребности в персонале, управления вакансиями, оценки квалификации сотрудников);
• возможность интеграции с уже используемыми корпоративными системами (например, с системами управления предприятием, кадровыми системами, системами учёта и отчётности);
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём данных и расширяющийся бизнес;
• уровень безопасности и соответствие законодательным и отраслевым требованиям по защите данных;
• наличие механизмов для настройки системы под специфические бизнес-процессы и отраслевые особенности;
• удобство пользовательского интерфейса и доступность обучающих материалов для сотрудников;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное тестирование нескольких выбранных решений, чтобы оценить их работоспособность в реальных условиях, удобство использования для конечных пользователей и эффективность в решении конкретных задач. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих подобные системы, и оценить уровень поддержки и качества обслуживания, предоставляемого разработчиком или поставщиком программного продукта.

Системы штатного планирования играют ключевую роль в управлении и развитии компании, обеспечивая эффективное распределение ресурсов и оптимизацию рабочих процессов. Эти системы предоставляют ряд значительных преимуществ, которые способствуют повышению производительности, снижению издержек и улучшению общей эффективности работы организации.

Во-первых, системы штатного планирования помогают точно определять необходимое количество сотрудников для выполнения текущих и будущих задач, что позволяет избежать как нехватки персонала, так и его избытка. Это особенно важно для компаний, планирующих расширение или изменение структуры своих подразделений. Правильное планирование численности сотрудников позволяет оптимизировать расходы на заработную плату и социальные отчисления, минимизируя финансовые потери.

Кроме того, системы штатного планирования способствуют улучшению качества управления персоналом. Они предоставляют инструменты для анализа эффективности работы каждого сотрудника, выявления слабых мест и разработки мер по их устранению. Это, в свою очередь, повышает мотивацию и лояльность сотрудников, а также способствует их профессиональному росту и развитию.

Таким образом, внедрение систем штатного планирования является важным шагом на пути к успешному управлению компанией, обеспечивающим её устойчивое развитие и конкурентоспособность на рынке.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем штатного планирования, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Создание организационной структуры. Система должна предоставлять инструменты для создания и редактирования организационной структуры компании, включая определение иерархии, отделов и должностей.

• Администрирование. Система должна предоставлять возможность настройки и управления функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

• Аналитика персонала (HR). Система должна позволять собирать данные о персонале, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом.

• Управление обратной связью. Система должна предоставлять функции для сбора отзывов (замечаний, предложений, комментариев) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании.

• Управление системой оплаты труда. Система должна позволять систематизированно управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации.

По оценке аналитического центра Soware, в 2026 году на рынке систем штатного планирования (СШП) продолжат усиливаться тенденции к интеграции передовых технологий и автоматизации процессов, при этом акцент будет делаться на повышении точности прогнозирования, улучшении аналитики и обеспечении безопасности данных. Среди ключевых трендов можно выделить:

• Интеграция с системами управления талантами. СШП будут обеспечивать более тесную интеграцию с системами управления талантами, создавая комплексные решения для управления человеческими ресурсами на всех этапах — от привлечения до удержания сотрудников.

• Развитие алгоритмов машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут совершенствоваться для анализа всё более обширных и разнородных данных о персонале, что позволит выявлять тонкие закономерности, улучшать прогнозирование потребностей в кадрах и оптимизировать рабочие процессы.

• Углубление прогнозирования кадровых рисков. Модули прогнозирования кадровых рисков станут более совершенными, будут учитывать больше факторов и сценариев, что позволит своевременно выявлять и минимизировать потенциальные проблемы с персоналом.

• Расширение применения NLP-технологий. Технологии обработки естественного языка будут активнее использоваться для анализа текстовых данных (резюме, отзывы, корпоративные коммуникации), что повысит эффективность отбора кандидатов и поможет в оценке корпоративной культуры.

• Использование блокчейн-технологий. Блокчейн будет применяться не только для хранения данных о сотрудниках, но и для создания верифицируемых цифровых профилей компетенций, что упростит процессы найма и оценки квалификации.

• Развитие облачных и мобильных решений. СШП будут всё чаще переходить на облачные платформы, предлагая удобные мобильные версии, что обеспечит гибкий доступ к системам с различных устройств и упростит интеграцию с другими корпоративными системами.

• Усиление аналитики компетенций сотрудников. СШП будут предоставлять более глубокие аналитические возможности для оценки и развития компетенций, что позволит оптимизировать программы обучения и повысить эффективность использования человеческих ресурсов.

Индия

Zoho People

Россия

Jinn, Сотрудники предприятия, EmplDocs, Корс Кадры, АСМО-управление персоналом, Vacation Solution, LDM.КЭДО, 1С:Зарплата и управление персоналом, БОСС-Кадровик, ЭОС КАДРЫ, Контур.Персонал

США

OrangeHRM, Zenefits

Великобритания

Sage HR

Германия

IceHrm