Описание системы HRFile

HRFile — это облачная платформа для кадрового электронного документооборота, обеспечивающая подписание документов ЭП и архивное хранение. Программный продукт HRFile (рус. ЭйчАрФайл) от компании-разработчика Эйчар Файл предназначен для организации кадрового электронного документооборота, обеспечивает создание и подписание электронных документов (с применением ПЭП и УКЭП), формирование договоров и иных правовых документов по шаблонам, верификацию документов, уведомление пользователей, ведение архивов и интеграцию с другими системами, например, с «БОСС Кадровик».

Система HRFile ориентирована на HR-специалистов, руководителей кадровых служб, а также сотрудников, работающих с кадровым документооборотом в компаниях различного масштаба — от среднего бизнеса до крупных корпораций, включая холдинги и группы компаний с разветвлённой структурой и высокими требованиями к автоматизации процессов работы с документами.

Система будет востребована в отраслях, где актуальны масштабные процессы оформления трудовых и гражданско-правовых отношений, например, в финансовом секторе, промышленности, сфере IT, государственном и муниципальном управлении, а также в организациях с большим штатом и необходимостью эффективного управления документооборотом.

Функциональные возможности HRFile:

• Предоставление личных веб-кабинетов. Платформа обеспечивает пользователям доступ к личным веб-кабинетам, где они могут работать с электронными документами, подписывать их и просматривать необходимую информацию. Это упрощает взаимодействие между сотрудниками и работодателем.

• Электронное подписание документов. Система поддерживает использование простой электронной подписи (ПЭП) и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), что позволяет юридически корректно оформлять документы в электронном виде и исключает необходимость работы с бумажными носителями.

• Формирование правовых документов. Платформа даёт возможность создавать договоры, уведомления, задания и акты по гражданскому праву. Это автоматизирует процесс подготовки документации и снижает вероятность ошибок при её оформлении.

• Генерация документов по шаблону. HRFile позволяет генерировать документы на основе заранее заданных шаблонов, что ускоряет процесс создания стандартных документов и обеспечивает их единообразие.

• Уведомление пользователей. Система отправляет уведомления пользователям через SMS и электронную почту, что обеспечивает своевременное информирование о важных событиях и документах, требующих внимания.

• Верификация документов. Платформа включает функции проверки документов на соответствие заданным критериям, что повышает достоверность и надёжность документооборота.

• Управление персональными данными. HRFile предоставляет возможности для изменения и обновления персональных данных пользователей, что необходимо для поддержания актуальности информации в системе.