Канадские Системы внутреннего электронного документооборота

Системы внутреннего электронного документооборота (СЭД, англ. Internal Electronic Document Management Systems, IEDM) — это программное обеспечение, которое автоматизирует процессы создания, согласования, хранения и передачи документов внутри организации, обеспечивая контроль над движением документов и их безопасное хранение в цифровом формате. Система позволяет оптимизировать рабочие процессы, сократить время на обработку документации и повысить эффективность взаимодействия между сотрудниками при работе с документами.

Внутренний электронный документооборот (СЭД) как деятельность представляет собой комплекс мероприятий и процессов, связанных с созданием, обработкой, согласованием, хранением и передачей документов в цифровом формате внутри организации. Эта деятельность направлена на оптимизацию рабочих процессов, сокращение временных затрат на обработку документации, повышение эффективности взаимодействия между сотрудниками и обеспечение безопасного хранения и контроля над движением документов. СЭД позволяет минимизировать использование бумажных носителей, ускорить бизнес-процессы и повысить прозрачность документооборота.

Внутренний электронный документооборот как процесс, позволяет фокусироваться на следующих аспектах деятельности:

• автоматизация рутинных операций с документами,
• создание единой базы электронных документов,
• настройка маршрутов согласования и утверждения документов,
• обеспечение доступа к документам с учётом прав пользователей,
• ведение истории изменений документов,
• организация безопасного хранения и резервного копирования данных,
• интеграция с другими корпоративными информационными системами.

Внедрение систем внутреннего электронного документооборота становится неотъемлемой частью цифровой трансформации организаций. Программные решения для СЭД играют важную роль в повышении эффективности бизнес-процессов, снижении издержек и улучшении качества управления документацией. Они становятся ключевым элементом корпоративной инфраструктуры, обеспечивающим масштабируемость и адаптивность документооборота к изменяющимся условиям ведения бизнеса.

Системы внутреннего электронного документооборота предназначены для автоматизации процессов управления документами в организации. Они обеспечивают создание, согласование, хранение и передачу документов в цифровом формате, что позволяет реализовать централизованный контроль над документооборотом, гарантировать сохранность и конфиденциальность информации, а также минимизировать риски утраты или несанкционированного доступа к данным.

Функциональное предназначение СЭД заключается в оптимизации рабочих процессов организации: сокращение времени на рутинные операции с документами, повышение эффективности взаимодействия между структурными подразделениями и сотрудниками, упрощение поиска и доступа к необходимой документации. Системы позволяют стандартизировать процедуры работы с документами, снизить затраты на бумажную документацию и логистику, а также обеспечить соответствие нормативным требованиям в области документооборота и архивного хранения.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

По экспертным прогнозам Soware, в 2026 году на рынке систем внутреннего электронного документооборота (СЭД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей работы с большими объёмами данных, повышения уровня безопасности и применения технологий искусственного интеллекта для автоматизации рутинных процессов. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с ERP и CRM-системами. СЭД будут более тесно интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия и управления взаимоотношениями с клиентами для обеспечения бесшовного обмена данными и улучшения бизнес-процессов.

• Применение технологий блокчейн. Использование распределённых реестров для обеспечения неизменяемости и прозрачности документооборота, что повысит доверие к электронным документам и защитит от несанкционированных изменений.

• Развитие мобильных решений. Увеличение функциональности мобильных приложений СЭД, позволяющих работать с документами вне офиса, что повысит гибкость и доступность документооборота для сотрудников.

• Автоматизация с помощью ИИ. Внедрение алгоритмов машинного обучения для автоматического классификации документов, извлечения ключевых данных и определения маршрутов согласования, что сократит время обработки документов и снизит количество ошибок.

• Усиление мер безопасности. Разработка и внедрение более сложных механизмов аутентификации, шифрования данных и контроля доступа для защиты конфиденциальной информации от утечек и несанкционированного доступа.

• Облачные решения. Расширение использования облачных платформ для развёртывания СЭД, что позволит снизить затраты на инфраструктуру и упростить масштабирование систем в соответствии с растущими потребностями бизнеса.

• Анализ больших данных и отчётность. Внедрение инструментов для анализа данных, собранных в процессе документооборота, для выявления тенденций, оптимизации рабочих процессов и подготовки детализированных отчётов для руководства.

Гонконг (Китай)

ParaDM

Турция

DivvyDrive

Великобритания

Ideagen PleaseReview

Швеция

CloudMe

Объединенные Арабские Эмираты

FileOrbis, Arcmate

Австрия

Papyrus WebArchive

Латвия

ONLYOFFICE Docs

Австралия

Objective Connect, Objective Nexus

Канада

Orchestry Platform, BlackBerry Workspaces, OpenText Content Manager, OpenText Hightail, OpenText Core Content Management

Китай

Lenovo Filez, AnyShare, Cloud Infinite

Япония

Therefore

Франция

C6 Any, Intalio Document Management, GetCollective, Oodrive, NetExplorer

Швейцария

Tresorit, Fabasoft PROCECO, Acronis Cyber Files

Южная Африка

Kyocera Enterprise Information Manager, Archiflow

Россия

Flow, АСМО-документооборот, A2B, Олимп Делопроизводство, LDM.Документооборот, Directum Lite, Directum СЭД+, Directum RX, LDM.Express, Visary СЭД, Симфония, Ведок, Hrlink, EasyDocs, CorePlat, Docsvision, Кайтен, Т-КЭДО, DataWIZARD, Кворум, LERADATA, Энфорс, Flexbby, Такснет-Референт, DocGuide, TL-FIN, КСЭД, АТАЧ, TurboContract, LegalDoc.AI, Lexema-ECM, Атом.Контент, Доклиб, ДелФин, AN-Doc, Cross Engineering Телескоп, ДОКС, SmartServices, Smart-Support, АргусДок.Сервер, ПрофПроцесс, SGTK-ФАКТОРИНГ, NeoWell, IRMACOM, NeoLand, А4.Инциденты, EnDocs, Оптиматика, MED-Архив+, А4.ТИР, Контрактиум, DropCat, Такском–Ручка, Такском–Транспорт, АТМ.КЭДО, Соло.Документооборот, Docs5, HRFile, Листоход, Демонстратор, АгроС, СФЕРАБАЙТ, Annotate, ELMA365 CSP, Rbot, ЭльДокА, Экзон ПИР, Result-Systems, CompanyMedia, Тесса, ТЕЗИС, NextDoc, АРМ-ВТД, 1С-ЭДО, Отчет.ру, 1С:Документооборот, Доку-Сфера, DocsinBox, СУПеР, ПроВЭД

Сингапур

Enadoc Enterprise Content Management, EasiShare

Индия

OspynDocs, dMACQ DMS, Zoho WorkDrive

США

SOLIXCloud Enterprise Content Services, FilesAnywhere, AppXtender, Syncplicity, Google Drive, Hitachi Vantara File Gateway, Dropbox, Resilio Sync, Laserfiche, Axcient x360Sync, DynaFile, Xerox DocuShare, ELO ECM Suite, AODocs, Veladocs, Systemware, Wrapsody eCo, Rocket Mobius, Iron Mountain InSight Content Management, KnowledgeLake Platform, VisualVault, IBM FileNet Content Manager, IBM Content Manager OnDemand, IBM Content Manager, Oracle WebCenter Content, Docstar, FileCloud, M-Files, FileBound, OneDrive, Amazon WorkDocs, OneHub, Epicor Enterprise Content Management

Германия

leitzcloud, DRACOON, d.velop, d.velop Document Management, idgard, enaio, yuuvis Momentum, TeamDrive, ownCloud