Системы цифрового делопроизводства

Системы цифрового делопроизводства (СЦД, англ. Digital Record Keeping Systems, DRK) — это комплексные информационные системы, предназначенные для автоматизации процессов создания, обработки, хранения и управления документами в цифровом формате, обеспечивающие структурированное ведение документации, контроль версий и быстрый доступ к информации. Они позволяют организовать эффективное управление документооборотом, обеспечить безопасность данных и оптимизировать рабочие процессы за счет автоматизации рутинных операций с документами.

Цифровое делопроизводство как деятельность представляет собой процесс организации, управления и оптимизации работы с документами в электронном виде, который включает в себя автоматизацию создания, обработки, хранения, поиска и передачи документов, а также контроль их версий и обеспечение необходимого уровня безопасности данных. Эта деятельность направлена на повышение эффективности бизнес-процессов, сокращение времени на рутинные операции с документами, обеспечение быстрого доступа к необходимой информации и улучшение взаимодействия между структурными подразделениями и внешними контрагентами.

Среди ключевых аспектов цифрового делопроизводства можно выделить:

• автоматизацию документооборота,
• структурированное хранение электронных документов,
• внедрение механизмов контроля доступа и защиты информации,
• обеспечение возможности удалённого доступа к документам,
• интеграцию с другими корпоративными информационными системами,
• упрощение процедур поиска и извлечения необходимых данных,
• организацию эффективного управления версиями документов.

Внедрение систем цифрового делопроизводства позволяет организациям существенно повысить производительность труда, снизить затраты на бумажное делопроизводство и логистику документов, а также улучшить качество управления информацией. Важную роль в этом процессе играют современные цифровые (программные) решения, которые обеспечивают необходимую функциональность и масштабируемость систем, адаптируя их под конкретные потребности бизнеса и изменяющиеся требования законодательства.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ДиадокСКБ КонтурОфициальный сайт

Контур.ЛогистикаСКБ КонтурОфициальный сайт

Контур.СайнСКБ КонтурОфициальный сайт

Системы цифрового делопроизводства предназначены для автоматизации процессов создания, обработки, хранения и управления документами в цифровом формате. Они обеспечивают структурированное ведение документации, позволяют контролировать версии документов и обеспечивают быстрый доступ к необходимой информации, что существенно повышает эффективность работы с документооборотом и снижает время, затрачиваемое на рутинные операции.

Кроме того, системы цифрового делопроизводства обеспечивают высокий уровень безопасности данных, реализуют механизмы защиты информации от несанкционированного доступа и изменений, а также способствуют оптимизации рабочих процессов в организации. За счёт автоматизации процессов обработки документов снижаются риски ошибок, связанных с человеческим фактором, и повышается общая производительность труда.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

По экспертной оценке Soware, в 2026 году на рынке систем цифрового делопроизводства (СЦД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей работы с неструктурированными данными, повышения уровня безопасности и применения технологий искусственного интеллекта для автоматизации процессов обработки документов. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. СЦД будут активнее интегрироваться с платформами бизнес-аналитики для обеспечения более глубокого анализа данных, содержащихся в документах, и использования полученной информации для принятия управленческих решений.

• Применение технологий машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для автоматического распознавания и классификации документов, извлечения ключевых данных, определения приоритетности обработки документов на основе их содержания.

• Развитие облачных решений. Увеличение доли облачных СЦД, обеспечивающих масштабируемость, гибкость и снижение затрат на инфраструктуру, при этом акцент будет делаться на обеспечение высокого уровня безопасности и соответствия нормативным требованиям.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста числа киберугроз разработчики СЦД будут внедрять более сложные механизмы шифрования, многофакторной аутентификации и мониторинга доступа к данным для защиты конфиденциальной информации.

• Работа с неструктурированными данными. СЦД будут предоставлять расширенные возможности для работы с изображениями, аудио- и видеофайлами, что позволит более эффективно управлять разнородными данными и интегрировать их в бизнес-процессы.

• Внедрение технологий блокчейн. Использование блокчейн-технологий для обеспечения неизменности и прослеживаемости документооборота, что особенно важно в сферах, где требуется высокий уровень доверия и прозрачности (например, в юриспруденции и государственном управлении).

• Персонализация пользовательского интерфейса. Разработка более гибких и настраиваемых интерфейсов, которые позволят пользователям адаптировать СЦД под индивидуальные рабочие процессы и предпочтения, повышая тем самым удобство работы с системой.

Россия

Контур.Диадок, Контур.Логистика, Контур.Сайн, Saby Docs — Электронный документооборот , Flow, DataDoc, TerraLink xDE Pro, CorePlat, ПроВЭД, Контур.Факторинг, TrustDoc, TrustTax, Астрал.ЭДО, Соло.Документооборот, Баланс-2Н, Астрал-Софт Доки, Ediweb, Агредатор.Госключ, SmartDeal, ЭДО.МИГ24, Контур.Декларант, Такснет-Навигатор, Контур.Взаиморасчеты

США

PandaDoc