Системы оценки и аттестации персонала c функцией Кадровое делопроизводство

Системы оценки и аттестации персонала (СОАП, англ. Personnel Assessment and Certification Systems, PAC) – это набор программных инструментов и методов, которые позволяют компаниям проводить оценку квалификации и производительности своих сотрудников, а также аттестацию и сертификацию сотрудников. Системы оценки и аттестации персонала включают в себя такие элементы, как анкеты для сбора данных о сотрудниках, методики оценки компетенций, анализ результатов и формирование отчетов. Данные системы используются для определения сильных и слабых сторон сотрудников, планирования дальнейшего развития и обучения, а также для решения вопросов подтверждения квалификации, повышения или перевода на другую должность.

Оценка и аттестация персонала представляют собой ключевые процессы в управлении человеческими ресурсами, направленные на определение текущего уровня квалификации, знаний и умений сотрудников, а также на выявление их соответствия занимаемым должностям. Эти процессы играют важную роль в стратегическом планировании развития компании, повышении эффективности работы и формировании кадрового резерва.

Цели оценки и аттестации персонала:

• Определение деловых качеств: Оценка профессиональных навыков, компетенций и личностных качеств сотрудников для определения их вклада в достижение целей компании.

• Соответствие квалификации: Выявление соответствия уровня квалификации сотрудника занимаемой должности и определение необходимости в дополнительном обучении или развитии.

• Мотивация и стимулирование: Повышение мотивации сотрудников через обратную связь и признание достижений, а также разработка индивидуальных планов развития.

• Формирование кадрового резерва: Выявление перспективных сотрудников для дальнейшего продвижения по службе или включения в кадровый резерв.

• Пересмотр заработной платы: Основанное на результатах оценки изменение размера заработной платы в соответствии с вкладом сотрудника в работу компании.

Методы оценки и аттестации:

• Метод классификации: Оценка по заранее установленным критериям, таким как достижения, заслуги и вклад в работу команды.

• Метод ранжирования: Распределение сотрудников по способностям к выполнению задач или по заслугам.

• Оценочная шкала: Оценка по пятибалльной шкале на основе характеристик, таких как качество работы, способность к обучению и т.д.

• Открытая аттестация: Устная или письменная характеристика сотрудников без использования балльной системы.

Этапы проведения оценки и аттестации:

• Подготовка: Определение целей и методов оценки, формирование списка оцениваемых сотрудников.

• Проведение оценки: Устные или письменные тестирования, собеседования, анализ предоставленных данных.

• Составление заключения: Подготовка комиссией заключения о соответствии сотрудника занимаемой должности, рекомендации по обучению или повышению.

• Обратная связь: Обсуждение результатов оценки с сотрудником, предоставление рекомендаций по развитию.

• Принятие решений: Разработка мероприятий по результатам аттестации, включая повышение, обучение, перевод на другую должность или увольнение.

Эффективная система оценки и аттестации персонала способствует повышению качества работы, улучшению корпоративной культуры и формированию высокопрофессионального коллектива, что в конечном итоге ведет к достижению стратегических целей компании.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы оценки персонала (СОП) предназначены для оценки производительности и потенциала сотрудников в организации и решения задач по управлению персоналом. Они помогают определить сильные стороны и слабости каждого работника, его способности и навыки, производительность и эффективность работы, а также потенциал для дальнейшего развития и карьерного роста.

СОП могут использоваться для решения вопросов найма, повышения, кадрового планирования, обучения и развития персонала, а также для управления производительностью и мотивации сотрудников.

Единую базу данных обо всех сотрудниках компании можно подключить к системе зарплатных ведомостей для автоматического расчета заработной платы, учитывая их производительность и результативность работы.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Системы оценки и аттестации персонала представляют собой комплексные инструменты, направленные на анализ эффективности работы сотрудников, выявление их сильных и слабых сторон, а также определение потребностей в обучении и развитии. Эти системы играют ключевую роль в управлении человеческими ресурсами, способствуя повышению производительности труда, улучшению качества работы и снижению текучести кадров.

Основные преимущества использования систем оценки и аттестации персонала включают:

• Объективность и прозрачность: Применение формализованных методик оценки позволяет избежать субъективизма и предвзятости в оценке работы сотрудников, обеспечивая тем самым прозрачность и справедливость процесса.

• Определение потребностей в обучении: Результаты аттестации помогают выявить пробелы в знаниях и навыках сотрудников, что является основой для разработки индивидуальных планов обучения и развития.

• Стимулирование профессионального роста: Регулярная оценка работы мотивирует сотрудников к постоянному самосовершенствованию и развитию, что в конечном итоге приводит к повышению их квалификации и эффективности.

• Принятие обоснованных кадровых решений: На основе результатов аттестации принимаются решения о повышении заработной платы, продвижении по службе, переводе на другую должность или даже увольнении сотрудников, не соответствующих требованиям компании.

• Улучшение корпоративной культуры: Процесс оценки способствует открытому диалогу между руководством и сотрудниками, что укрепляет доверие и взаимопонимание в коллективе, а также способствует формированию позитивной корпоративной культуры.

Таким образом, системы оценки и аттестации персонала являются неотъемлемым элементом эффективного управления человеческими ресурсами, способствующим достижению стратегических целей компании и повышению ее конкурентоспособности на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем оценки и аттестации персонала, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Настройка критериев оценки: Возможность создания и настройки критериев оценки, соответствующих целям и задачам компании, включая профессиональные навыки, личностные качества, результаты работы и вклад в командную работу.

• Проведение оценки: Функционал для проведения различных видов оценки, таких как анкетирование, тестирование, решение кейсов, наблюдение за работой, что позволяет получить всестороннюю картину о работе сотрудника.

• Сравнение с профилем должности: Инструмент для сравнения результатов оценки сотрудника с профилем должности, что помогает определить соответствие сотрудника занимаемой должности и выявить области для развития.

• Формирование индивидуальных планов развития: Функция для создания индивидуальных планов развития на основе результатов оценки, включающих рекомендации по обучению, повышению квалификации и развитию навыков.

• Отчётность и аналитика: Инструменты для создания отчётов и аналитики по результатам оценки, позволяющие отслеживать прогресс сотрудников, выявлять тенденции и оптимизировать процессы оценки и аттестации в будущем.

Эти функции делают системы оценки и аттестации персонала незаменимым инструментом для эффективного управления персоналом, способствуя повышению производительности, удовлетворённости работой и развитию карьеры сотрудников.