Системы видеоконференций (ВКС) c функцией Запись созвонов

Системы видеоконференций (ВКС, англ. Video Conferencing Systems, VCS) — это системы на базе онлайн-технологий и видеовещания, позволяющие проводить личные встречи между двумя и более пользователями, находящимися в разных местах, без необходимости собираться в одном месте. Такие системы используются для проведения рабочих встреч, деловых сделок и собеседований.

Видеоконференция — это рабочий процесс, который позволяет общаться с другими людьми через видео- и аудиоформаты. Видеоконференции используются для:

• общения с сотрудниками и партнёрами из других регионов онлайн;
• подключения к лекциям и другим рабочим мероприятиям при отсутствии возможности присутствовать лично;
• проведения собственных мастер-классов для обмена опытом с коллегами из разных городов или стран.

Видеоконференции делятся на виды в зависимости от целей проведения: видеозвонок, симметричная видеоконференция, селекторное видеосовещание и вебинар.

В настоящее время для проведения видеоконференций используются специализированные программные системы – Системы видеоконференцсвязи.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Saby MeetТензорОфициальный сайт

МТС ЛинкВебинарОфициальный сайт

Системы видеоконференций предназначены для проведения личных встреч между пользователями, находящимися в разных местах. Они используются для рабочих встреч, деловых сделок и собеседований, а также для неформального общения, например, видеозвонков и видеочатов.

В последние годы эти системы стали активно развиваться, добавляя новые функции, такие как распознавание жестов, элементы виртуальной и дополненной реальности, а также интеграция с другими сервисами корпоративной связи.

Системы видеоконференций в основном используют следующие группы пользователей:

• бизнес-команды для проведения совещаний, презентаций и обсуждения проектов;
• образовательные учреждения для организации онлайн-уроков, вебинаров и дистанционного обучения;
• медицинские учреждения для консультаций пациентов, обучения персонала и проведения медицинских советов;
• государственные и муниципальные органы для взаимодействия с гражданами, проведения публичных слушаний и координации работы различных ведомств;
• некоммерческие организации для проведения собраний, обмена опытом и координации совместных проектов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аудиоконференции

Функция Аудиоконференций позволяет проводить групповые голосовые звонки, где участники могут общаться, слышать друг друга, а также даже писать сообщения во время общения.

Видеоконференции

Функция Видеоконференций позволяет проводить онлайн-встречи и совещания между сотрудниками, партнёрами и клиентами. Она даёт возможность видеть и слышать друг друга, обмениваться информацией и совместно решать рабочие задачи.

Группировка контактов

Функция Группировки контактов позволяет объединять пользователей в группы на основе различных критериев, таких как отдел, проект или роль. Это упрощает поиск и общение с коллегами, а также обеспечивает лучшую организацию рабочих процессов.

Группировка чатов

Функция Группировки чатов позволяет объединять чаты в группы на основе определённых критериев, например, по отделам, темам или проектам. Это упрощает навигацию и облегчает работу с чатами, связанными общей тематикой.

Групповые чаты

Функция Групповые чаты позволяет создавать общие чаты для нескольких пользователей, обеспечивая им возможность общаться и делиться информацией одновременно. Эта функция полезна для координации действий, обсуждения проектов и поддержания связи между участниками.

Демонстрация экрана

Функция Демонстрация экрана позволяет показывать содержимое рабочего стола компьютера другим участникам видеоконференции. Такая функция удобна для проведения презентаций, обучения персонала и демонстрации рабочих процессов.

Запись созвонов

Функция Записи созвонов позволяет сохранять аудиозаписи разговоров сотрудников для защиты бизнеса, анализа эффективности работы персонала и контроля соблюдения коммерческой тайны.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Опросы

Функция Опросы позволяет собирать обратную связь от клиентов, улучшать взаимодействие с аудиторией, проводить маркетинговые исследования, активировать аудиторию и повышать узнаваемость бренда.

Отправка анимированных стикеров

Функция Отправки анимированных стикеров позволяет пользователям отправлять анимированные изображения, называемые стикерами, своим собеседникам. Эти стикеры могут быть использованы для украшения сообщений, выражения эмоций или обозначения определённых ситуаций.

Отправка изображений

Функция Отправки изображений позволяет отправлять и получать фотографии, картинки и другие графические файлы между участниками чата. Это полезно для обмена рабочими материалами, презентациями, иллюстрациями и другими визуальными элементами.

Отправка смайликов

Функция Отправки смайликов позволяет пользователям отправлять графические символы, называемые смайликами, своим собеседникам для передачи эмоций, настроения или обозначения определённых ситуаций. Смайлики могут использоваться вместе с текстом сообщения, чтобы сделать его более выразительным и понятным.

Отправка файлов

Функция Отправка файлов позволяет сотрудникам обмениваться различными типами файлов, такими как документы, изображения, аудио и видео, между собой и с коллегами из других отделов или филиалов компании.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Поддержка каналов

Функция Поддержки каналов позволяет создавать отдельные каналы для одностороннего обмена информацией и новостями внутри отдельной аудитории подписчиков. Это помогает быстро передавать и получать нужную информацию по определённой теме и быть в курсе событий компании.

Поддержка чат-ботов

Функция поддержки чат-ботов позволяет автоматизировать общение с пользователями мессенджера, реализуя взаимодействие с пользователями чата по выбранным сценариям общения.

Приватные чаты

Функция Приватные чаты позволяет общаться напрямую двум людям, а также создавать такие чаты, доступ к которым ограничен определёнными пользователями или устройствами.

Расшифровка и транскрибация

Функция Расшифровка и транскрибация позволяет автоматически преобразовывать аудиосообщения в текстовый формат, что ускоряет и оптимизирует рабочие процессы. Данная функция полезна для крупного бизнеса, сталкивающегося с большим объёмом обращений, и для людей с ограниченными возможностями, так как устраняет барьер в общении.

Режим презентации

Функция Режим презентации позволяет проводить презентации и демонстрировать заранее подготовленные презентационные материалы другим участникам чата. Это облегчает процесс обсуждения и помогает визуализировать информацию.

Рисование на экране

Функция Рисования на экране позволяет пользователям рисовать или писать на экране во время видеоконференций или онлайн-встреч. Функция может быть полезной для проведения мозговых штурмов, обучения или просто для развлечения участников встречи.

Треды и комментарии

Функция Треды и комментарии позволяет организовывать обсуждение определённой темы или вопроса в отдельном треде (потоке), отделять тематические обсуждения от общего чата, сохранять историю обсуждений и управлять подписками на треды.

Интеграция с календарём

Интеграция с календарём в корпоративных мессенджерах позволяет быстро находить сотрудников по отделам и должностям, планировать видеовстречи, устанавливать рабочие статусы и управлять учётными записями.

Интеграция с переговорными устройствами

Интеграция с переговорными устройствами позволяет проводить видеоконференции и вебинары прямо с использованием оборудования переговорных комнат, что обеспечивает возможность корпоративного общения с применением популярных аудио- и видео-устройств для корпоративного общения.

Подключение по веб-ссылке

Подключения по веб-ссылке позволяет пользователям подключаться к чату или конференции через ссылку, отправленную по электронной почте, в социальных сетях или других каналах коммуникации. Это удобно, так как не требует установки дополнительного программного обеспечения и позволяет участникам присоединиться к беседе без регистрации в мессенджере.

Телефонное подключение

Возможность телефонного подключения позволяет сотрудникам общаться друг с другом и с клиентами с помощью телефона. Это удобно, если у сотрудников нет доступа к компьютеру или они находятся в дороге.

Трансляции для большой аудитории

Возможность трансляции для большой аудитории позволяет проводить онлайн-встречи, вебинары, презентации и обучение с большим числом участников одновременно.

При выборе системы видеоконференций важно учитывать технические требования и возможности интеграции с существующими платформами. Обратите внимание на качество видео и звука, которое обеспечивает система, а также на поддержку различных устройств и браузеров. Наличие функций, таких как запись встреч, обмен файлами и совместная работа над документами, может значительно повысить эффективность коммуникаций. Также стоит оценить масштабируемость решения: возможность подключения нужного количества участников и удобство организации многопользовательских конференций.

Безопасность является критическим аспектом при выборе системы видеоконференций. Проверьте, какие меры защиты данных предлагает платформа, включая шифрование трафика, аутентификацию пользователей и управление доступом к встречам. Наличие сертификатов соответствия и опыта работы с крупными компаниями может служить дополнительным подтверждением надёжности поставщика решений.

Наконец, удобство использования системы для конечных пользователей играет важную роль. Интуитивно понятный интерфейс, возможность быстрого начала встреч и простота настройки параметров конференции способствуют более широкому принятию решения сотрудниками. Также важно обратить внимание на условия поддержки и обучения со стороны поставщика, что может существенно повлиять на успешность внедрения и использования системы в компании.

Основная польза от использования систем видеоконференций для компаний и бизнеса заключается в следующем:

• Экономия времени и денег: вместо того чтобы тратить время и деньги на дорогу до офиса коллеги или клиента, можно провести встречу онлайн, сэкономив время на дорогу и сократив расходы на командировки.

• Улучшение коммуникации: видеоконференции позволяют участникам видеть и слышать друг друга, что улучшает качество общения и делает его более продуктивным.

• Удалённая работа и обучение: системы видеоконференций позволяют сотрудникам работать и обучаться из любой точки мира, где есть интернет.

• Повышение эффективности: благодаря возможности одновременного участия нескольких участников и быстрому обмену информацией, видеоконференции помогают повысить эффективность рабочих процессов.

• Экологичность: использование видеоконференций вместо личных встреч сокращает выбросы углекислого газа и уменьшает негативное воздействие на окружающую среду.

Для соответствия классу Систем видеоконференций программный продукт должен соответствовать следующим отличительным функциональным возможностям:

• Передача звука и изображения с помощью периферийного оборудования и специальных программных решений.

• Среда передачи данных: корпоративная сеть или интернет.

• Сжатие и воспроизведение звука и картинки с помощью аудио- и видеокодеков.

• Удобство и простота использования: проведение конференций и участие в них с компьютера или мобильного устройства.

• Регулирование количества участников в зависимости от задач и возможностей оборудования.

• Дополнительные функции управления конференцией: запись, расшифровка, структурирование протокола встречи.

• Защита персональных данных и важной информации с помощью шифрования.

В 2025 году системы видеоконференций продолжат развиваться под влиянием новых технологий цифровизации, что приведёт к улучшению качества и доступности виртуальных встреч. Ожидается более глубокая интеграция искусственного интеллекта (ИИ), который будет использоваться для оптимизации аудио- и видеопотоков, автоматического устранения фоновых шумов и улучшения изображения участников. ИИ также сможет анализировать поведение участников и предлагать оптимальные настройки для повышения эффективности коммуникации.

Кроме того, системы видеоконференций будут активно интегрироваться с другими цифровыми инструментами, такими как платформы для совместной работы, системы управления проектами и CRM. Это позволит создать более целостную среду для удалённого взаимодействия и сотрудничества, где участники могут не только проводить встречи, но и совместно работать над документами, делиться экраном и использовать другие инструменты для повышения продуктивности. Также вероятно развитие функций виртуальной и дополненной реальности (VR и AR) для создания более погружённого и интерактивного опыта во время видеоконференций.

Россия

МТС Линк, Saby Meet, Контур.Толк, 1С-Коннект, Яндекс.Телемост, VirtualRoom, Битрикс24 Синк, VK Teams, VK Звонки, Пачка, Salute Jazz, Samoware, Труконф, Pruffme, VideoMost, Mango Talker, Dion, PostLink, ВКУРСЕ, ВИДЕО КОНТУР, Пеликан, Видеоселектор, 1F Teams

Польша

ClickMeeting

США

Webex Meetings, Webex App, Zoom Rooms, Zoom, Mattermost, GoTo Meeting, RingCentral Video, Google Meet, Skype для Бизнеса, Microsoft Teams

Канада

Lifesize

Китай

HUAWEI CLOUD Meeting, Yealink Meeting Server

Индия

Zoho Meeting

Объединенные Арабские Эмираты

Telegram