Коммуникационное программное обеспечение c функцией Поддержка чат-ботов

Коммуникационное программное обеспечение (КПО, англ. Communication Software, BC) – это набор программ и приложений, предназначенных для обеспечения обмена данными и взаимодействия между деловыми пользователями.

Деловая коммуникация представляет собой систему взаимодействия между участниками бизнес-процессов, направленную на обмен информацией, принятие решений и достижение поставленных целей в профессиональной среде, являясь ключевым фактором успеха любой организации:

• Обеспечивает эффективное взаимодействие между сотрудниками, партнёрами и клиентами, способствуя достижению бизнес-целей,
• Позволяет передавать и получать информацию в структурированном и понятном формате,
• Способствует формированию корпоративной культуры и поддержанию деловых отношений,
• Помогает в решении конфликтных ситуаций и преодолении коммуникационных барьеров,
• Обеспечивает своевременный обмен данными для принятия обоснованных решений,
• Создаёт основу для развития профессиональных связей и сетевого взаимодействия,
• Поддерживает прозрачность бизнес-процессов и координацию действий,
• Служит инструментом для передачи знаний и опыта внутри организации.

В современных условиях цифровые программные решения играют определяющую роль в организации деловой коммуникации, обеспечивая бесперебойный обмен информацией, автоматизацию процессов и масштабируемость взаимодействия. Технологические платформы позволяют создавать единое информационное пространство, интегрировать различные каналы коммуникации и анализировать эффективность взаимодействия, что существенно повышает продуктивность бизнес-процессов и способствует достижению стратегических целей организации.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

SquadusНовые Облачные ТехнологииОфициальный сайт

Коммуникационное программное обеспечение предназначено для организации и обеспечения эффективного взаимодействия между пользователями в цифровой среде, предоставляя комплексные инструменты для различных форм обмена информацией и совместной работы. Оно создаёт технологическую основу для реализации голосовых и видеокоммуникаций, обмена текстовыми сообщениями, файлами и электронными письмами, обеспечивая бесперебойную связь между участниками независимо от их географического расположения и используемых устройств.

Функциональное назначение данного класса программного обеспечения охватывает широкий спектр задач по организации современного делового и личного общения. Оно обеспечивает безопасную передачу данных, поддерживает интеграцию с различными корпоративными системами и приложениями, предоставляет возможности для создания групповых чатов и каналов коммуникации, а также включает механизмы защиты конфиденциальной информации. Современные решения этого класса позволяют организовывать удалённые рабочие процессы, проводить онлайн-встречи, осуществлять совместную работу над документами и обеспечивать централизованное управление коммуникационными потоками в организации.

Коммуникационное программное обеспечение в основном используют следующие группы пользователей:

• Корпоративные пользователи — компании для организации внутренней коммуникации, проведения видеоконференций и обмена документами между отделами,
• Образовательные учреждения — школы, колледжи и университеты для проведения онлайн-занятий, консультаций и организации дистанционного обучения,
• Государственные структуры — ведомства для межведомственного взаимодействия и коммуникации с гражданами,
• Медицинские организации — клиники и больницы для консультаций, телемедицины и обмена медицинской информацией,
• ИТ-компании — разработчики и технические специалисты для совместной работы над проектами и удаленной поддержки,
• Маркетинговые агентства — специалисты для проведения презентаций, вебинаров и взаимодействия с клиентами,
• Некоммерческий сектор — общественные организации для координации мероприятий и взаимодействия с волонтерами,
• Фриланс-сообщества — независимые специалисты для общения с клиентами и коллегами по проектам,
• Проектные команды — специалисты различных отраслей для совместной работы над проектами в реальном времени,
• Личные пользователи — частные лица для общения с друзьями и семьей, обмена сообщениями и медиафайлами.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аудиоконференции

Функция Аудиоконференций позволяет проводить групповые голосовые звонки, где участники могут общаться, слышать друг друга, а также даже писать сообщения во время общения.

Видеоконференции

Функция Видеоконференций позволяет проводить онлайн-встречи и совещания между сотрудниками, партнёрами и клиентами. Она даёт возможность видеть и слышать друг друга, обмениваться информацией и совместно решать рабочие задачи.

Группировка контактов

Функция Группировки контактов позволяет объединять пользователей в группы на основе различных критериев, таких как отдел, проект или роль. Это упрощает поиск и общение с коллегами, а также обеспечивает лучшую организацию рабочих процессов.

Группировка чатов

Функция Группировки чатов позволяет объединять чаты в группы на основе определённых критериев, например, по отделам, темам или проектам. Это упрощает навигацию и облегчает работу с чатами, связанными общей тематикой.

Групповые чаты

Функция Групповые чаты позволяет создавать общие чаты для нескольких пользователей, обеспечивая им возможность общаться и делиться информацией одновременно. Эта функция полезна для координации действий, обсуждения проектов и поддержания связи между участниками.

Демонстрация экрана

Функция Демонстрация экрана позволяет показывать содержимое рабочего стола компьютера другим участникам видеоконференции. Такая функция удобна для проведения презентаций, обучения персонала и демонстрации рабочих процессов.

Запись созвонов

Функция Записи созвонов позволяет сохранять аудиозаписи разговоров сотрудников для защиты бизнеса, анализа эффективности работы персонала и контроля соблюдения коммерческой тайны.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Опросы

Функция Опросы позволяет собирать обратную связь от клиентов, улучшать взаимодействие с аудиторией, проводить маркетинговые исследования, активировать аудиторию и повышать узнаваемость бренда.

Отправка анимированных стикеров

Функция Отправки анимированных стикеров позволяет пользователям отправлять анимированные изображения, называемые стикерами, своим собеседникам. Эти стикеры могут быть использованы для украшения сообщений, выражения эмоций или обозначения определённых ситуаций.

Отправка изображений

Функция Отправки изображений позволяет отправлять и получать фотографии, картинки и другие графические файлы между участниками чата. Это полезно для обмена рабочими материалами, презентациями, иллюстрациями и другими визуальными элементами.

Отправка смайликов

Функция Отправки смайликов позволяет пользователям отправлять графические символы, называемые смайликами, своим собеседникам для передачи эмоций, настроения или обозначения определённых ситуаций. Смайлики могут использоваться вместе с текстом сообщения, чтобы сделать его более выразительным и понятным.

Отправка файлов

Функция Отправка файлов позволяет сотрудникам обмениваться различными типами файлов, такими как документы, изображения, аудио и видео, между собой и с коллегами из других отделов или филиалов компании.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Поддержка каналов

Функция Поддержки каналов позволяет создавать отдельные каналы для одностороннего обмена информацией и новостями внутри отдельной аудитории подписчиков. Это помогает быстро передавать и получать нужную информацию по определённой теме и быть в курсе событий компании.

Поддержка чат-ботов

Функция поддержки чат-ботов позволяет автоматизировать общение с пользователями мессенджера, реализуя взаимодействие с пользователями чата по выбранным сценариям общения.

Приватные чаты

Функция Приватные чаты позволяет общаться напрямую двум людям, а также создавать такие чаты, доступ к которым ограничен определёнными пользователями или устройствами.

Расшифровка и транскрибация

Функция Расшифровка и транскрибация позволяет автоматически преобразовывать аудиосообщения в текстовый формат, что ускоряет и оптимизирует рабочие процессы. Данная функция полезна для крупного бизнеса, сталкивающегося с большим объёмом обращений, и для людей с ограниченными возможностями, так как устраняет барьер в общении.

Режим презентации

Функция Режим презентации позволяет проводить презентации и демонстрировать заранее подготовленные презентационные материалы другим участникам чата. Это облегчает процесс обсуждения и помогает визуализировать информацию.

Рисование на экране

Функция Рисования на экране позволяет пользователям рисовать или писать на экране во время видеоконференций или онлайн-встреч. Функция может быть полезной для проведения мозговых штурмов, обучения или просто для развлечения участников встречи.

Треды и комментарии

Функция Треды и комментарии позволяет организовывать обсуждение определённой темы или вопроса в отдельном треде (потоке), отделять тематические обсуждения от общего чата, сохранять историю обсуждений и управлять подписками на треды.

Интеграция с календарём

Интеграция с календарём в корпоративных мессенджерах позволяет быстро находить сотрудников по отделам и должностям, планировать видеовстречи, устанавливать рабочие статусы и управлять учётными записями.

Интеграция с переговорными устройствами

Интеграция с переговорными устройствами позволяет проводить видеоконференции и вебинары прямо с использованием оборудования переговорных комнат, что обеспечивает возможность корпоративного общения с применением популярных аудио- и видео-устройств для корпоративного общения.

Подключение по веб-ссылке

Подключения по веб-ссылке позволяет пользователям подключаться к чату или конференции через ссылку, отправленную по электронной почте, в социальных сетях или других каналах коммуникации. Это удобно, так как не требует установки дополнительного программного обеспечения и позволяет участникам присоединиться к беседе без регистрации в мессенджере.

Роуминг с другими мессенджерами

Роуминг с другими мессенджерами позволяет пользователям обмениваться сообщениями, файлами и другими данными между различными платформами, даже если они используют разные мессенджеры. Это обеспечивает более широкую коммуникационную возможность и упрощает взаимодействие между людьми, независимо от того, какой мессенджер они предпочитают.

Телефонное подключение

Возможность телефонного подключения позволяет сотрудникам общаться друг с другом и с клиентами с помощью телефона. Это удобно, если у сотрудников нет доступа к компьютеру или они находятся в дороге.

Трансляции для большой аудитории

Возможность трансляции для большой аудитории позволяет проводить онлайн-встречи, вебинары, презентации и обучение с большим числом участников одновременно.

Федеративный режим работы

Федеративный режим работы позволяет мессенджеру взаимодействовать между серверами так, что каждый сервер функционирует независимо, но при этом все они объединены в единую коммуникационную сеть. Таким образом в режиме федерации пользователи с разных серверов могут взаимодействовать друг с другом, сохраняя при этом контроль над своими данными и настройками конфиденциальности.

Преимущества коммуникационного программного обеспечения для бизнеса:

• Оптимизация рабочих процессов. Автоматизация рутинных задач коммуникации сокращает время на обмен информацией, ускоряет принятие решений и повышает общую эффективность бизнес-процессов компании.

• Централизация данных. Единое информационное пространство обеспечивает удобный доступ к истории переписки, документам и проектам, что упрощает поиск информации и повышает прозрачность рабочих процессов.

• Масштабируемость решений. Гибкая система адаптируется под растущие потребности бизнеса, поддерживает расширение команды и интеграцию с новыми корпоративными сервисами.

• Безопасность информации. Многоуровневая защита данных, шифрование каналов связи и контроль доступа предотвращают утечку конфиденциальной информации и обеспечивают сохранность корпоративных данных.

• Мобильность сотрудников. Возможность работы с любого устройства в любом месте обеспечивает непрерывность бизнес-процессов и повышает продуктивность персонала.

• Аналитика эффективности. Встроенные инструменты мониторинга позволяют отслеживать активность пользователей, оценивать эффективность коммуникации и принимать обоснованные управленческие решения.

• Командное взаимодействие. Современные инструменты совместной работы способствуют эффективному взаимодействию между отделами, упрощают обмен знаниями и помогают в принятии коллективных решений.

Для того, чтобы быть представленными на рынке коммуникационного программного обеспечения, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Многоканальная коммуникация с поддержкой различных способов обмена информацией: текстовые сообщения, голосовые звонки, видеосвязь и передача файлов в едином интерфейсе,
• Гибкая организация диалога с возможностью создания персональных и групповых чатов, тематических каналов, категоризации бесед и настройки уровней доступа для участников,
• Совместная работа с инструментами для одновременного редактирования документов, работы с виртуальными досками, обмена презентациями и другими рабочими материалами в реальном времени,
• Контекстное взаимодействие с функциями прикрепления файлов к сообщениям, создания меток, формирования тематических обсуждений и возможностью быстрого поиска по истории общения,
• Расширенные возможности медиа с поддержкой трансляции экрана, записи голосовых сообщений, обмена фотографиями и видеоконтентом, а также функциями улучшения качества связи.

В 2025 году коммуникационное программное обеспечение активно развивается в направлении создания интегрированных экосистем с расширенным функционалом, где основными трендами становятся искусственный интеллект, мультиплатформенность и повышенная безопасность взаимодействия.

• AI-интеграция. Внедрение интеллектуальных систем для автоматизации коммуникаций, анализа тональности сообщений, предсказания потребностей пользователей и персонализации интерфейса на основе поведенческих паттернов.

• Мультиплатформенное решение. Разработка универсальных платформ, поддерживающих все устройства и операционные системы с единой системой идентификации и синхронизации данных между всеми каналами коммуникации.

• Безопасность коммуникаций. Усиление защиты через квантовое шифрование, биометрическую аутентификацию, системы обнаружения угроз и внедрение механизмов временного доступа с автоматическим уничтожением данных.

• Интеграционные возможности. Создание экосистемы с подключением корпоративных приложений, CRM-систем, инструментов управления проектами и аналитических платформ для оптимизации бизнес-процессов.

• Аналитика эффективности. Внедрение инструментов для отслеживания активности пользователей, анализа вовлеченности и формирования рекомендаций по улучшению качества коммуникации.

• Иммерсивные технологии. Развитие поддержки дополненной и виртуальной реальности, создание интерактивного контента и возможность проведения виртуальных встреч с эффектом присутствия.

• Пользовательский опыт. Разработка адаптивных интерфейсов с учетом индивидуальных предпочтений, создание персонализированных рабочих пространств и интеллектуальная организация информационных потоков.

Люксембург

Viber

Россия

Squadus, MAX, eXpress, Compass, РТУ-Коннект, 1С-Коннект, Pruffme, Samoware, Salute Jazz, Tada.team, VirtualRoom, VK Teams, VideoMost, Facecast, Im'work, PostLink, РОСЧАТ, IVA One, 1F Teams, Битрикс24 Мессенджер, Яндекс Мессенджер, МТС Линк Чаты, МТС Линк Встречи, Пачка, ТамТам, TrueConf Server, amo, ICQ

Эстония

iMind

Казахстан

SpecLINK, Sanau

США

Slack, Zulip, Mattermost, Microsoft Teams, Rocket.Chat, Skype для Бизнеса, Webex App, Guilded, RingCentral Team Messaging, Discord, Facebook Messenger, Google Chat

Китай

WeChat

Объединенные Арабские Эмираты

Telegram