Австралийские Платформы виртуальных офисов

Платформы виртуальных офисов (ПВО, англ. Virtual Office Platforms, VO) – это сервисы, предоставляющие инструменты и среду для удалённой работы сотрудников. Они объединяют различные функции для коммуникации, совместной работы над проектами, управления задачами и доступа к корпоративным ресурсам, позволяя командам эффективно взаимодействовать и работать вместе, находясь в разных местах.

Виртуальный офис как деятельность представляет собой форму организации работы, при которой сотрудники могут выполнять свои профессиональные обязанности вне традиционного офисного пространства, используя цифровые инструменты и платформы для взаимодействия и совместной работы. Такая форма деятельности позволяет обеспечить непрерывность бизнес-процессов, повысить гибкость и масштабируемость рабочих процессов, а также снизить затраты на аренду и обслуживание физических офисных помещений. В рамках виртуального офиса реализуются различные виды деятельности, включая коммуникацию, управление проектами, совместную работу над документами, доступ к корпоративным информационным системам и ресурсам.

Ключевые аспекты данного процесса:

• обмен мгновенными сообщениями и организация видеоконференций,
• совместное редактирование документов и управление версиями файлов,
• распределение и отслеживание задач,
• доступ к корпоративным базам данных и информационным системам,
• хранение и управление цифровыми документами,
• интеграция с другими бизнес-приложениями и сервисами.

Эффективность виртуального офиса во многом зависит от качества используемых программных решений, которые должны обеспечивать высокий уровень безопасности, надёжности и удобства использования. Современные платформы виртуальных офисов включают в себя комплекс инструментов, позволяющих оптимизировать рабочие процессы, улучшить коммуникацию внутри команды и повысить общую продуктивность деятельности организации. Таким образом, цифровые (программные) решения становятся ключевым фактором успешного функционирования виртуального офиса и развития бизнеса в условиях цифровой трансформации экономики.

Платформы виртуальных офисов предназначены для создания единой цифровой среды, которая обеспечивает возможность удалённой работы сотрудников и их эффективного взаимодействия. Они позволяют интегрировать различные инструменты коммуникации, средства совместной работы над проектами, системы управления задачами и доступ к корпоративным ресурсам, что способствует координации деятельности распределённых команд и повышению общей продуктивности работы.

Функциональное предназначение платформ виртуальных офисов заключается в обеспечении гибкости и масштабируемости рабочих процессов, поддержке различных форматов удалённой работы и дистанционной кооперации. Такие системы позволяют минимизировать временные и пространственные барьеры в работе команд, обеспечивают возможность оперативного обмена информацией и совместного использования рабочих материалов, а также способствуют унификации рабочих процедур и стандартизации доступа к корпоративным информационным ресурсам.

Платформы виртуальных офисов в основном используют следующие группы пользователей:

• компании с распределёнными офисами и филиалами, которым необходимо обеспечить единое рабочее пространство и взаимодействие между сотрудниками;
• организации, активно применяющие удалённую работу и дистанционный формат занятости, стремящиеся повысить продуктивность и организовать эффективное взаимодействие сотрудников;
• стартапы и малые предприятия, ищущие экономичные решения для организации работы команды без значительных вложений в инфраструктуру;
• команды, работающие над проектами в рамках аутсорсинга или фриланса, которым требуется инструмент для координации и совместной работы;
• образовательные и научные учреждения, организующие дистанционное обучение и совместные исследования, требующие обмена данными и материалами.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса Платформы виртуальных офисов (ПВО) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые позволят обеспечить эффективное решение бизнес-задач и интеграцию с существующей ИТ-инфраструктурой компании. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для малого бизнеса могут быть достаточны базовые функции коммуникации и управления задачами, тогда как крупным корпорациям потребуются расширенные возможности для интеграции с ERP-системами, CRM-платформами и другими корпоративными приложениями. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе и здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, что предъявляет особые требования к уровню безопасности и соответствию стандартам защиты информации. Не менее значимыми являются технические ограничения: необходимо проверить совместимость ПВО с используемыми в компании операционными системами и браузерами, оценить требования к пропускной способности сети и вычислительным ресурсам серверов. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность модулей для совместной работы с документами, наличие инструментов для видеоконференций и веб-семинаров, возможности кастомизации интерфейса и настройки прав доступа пользователей.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• поддержка различных каналов коммуникации (мессенджеры, видеозвонки, форумы);
• возможности для совместной работы над документами (совместное редактирование, версионирование, контроль доступа);
• инструменты управления проектами и задачами (диаграммы Ганта, канбан-доски, трекеры задач);
• интеграция с корпоративными системами (ERP, CRM, системами электронного документооборота);
• механизмы обеспечения информационной безопасности (шифрование данных, двухфакторная аутентификация, разграничение прав доступа);
• масштабируемость платформы (возможность расширения функционала и увеличения числа пользователей);
• наличие мобильных приложений и поддержки работы с различных устройств;
• соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям к защите персональных данных);
• качество технической поддержки и доступность обучающих материалов для пользователей.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное тестирование нескольких выбранных решений, чтобы оценить удобство использования платформы, её производительность и совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые ПВО, и оценить уровень надёжности и стабильности работы сервиса, поскольку непрерывность бизнес-процессов во многом зависит от бесперебойной работы платформы виртуального офиса.

Платформы виртуальных офисов (ПВО) обеспечивают комплексную поддержку удалённой работы, оптимизируя бизнес-процессы и повышая эффективность команд. Их применение приносит ряд преимуществ:

• Гибкость рабочего графика. Сотрудники могут работать в удобное для них время и из любого места с доступом в интернет, что способствует улучшению баланса между работой и личной жизнью и повышению удовлетворённости трудом.

• Снижение затрат на инфраструктуру. Компании сокращают расходы на аренду офисных помещений и их обустройство, а также на коммунальные и эксплуатационные услуги, что положительно сказывается на финансовых показателях.

• Повышение производительности труда. Инструменты для совместной работы и управления задачами позволяют оптимизировать рабочие процессы, ускорить выполнение проектов и повысить качество результатов за счёт эффективного взаимодействия сотрудников.

• Расширение кадрового потенциала. Компании не ограничены географией при подборе персонала, что даёт возможность привлекать лучших специалистов независимо от их местоположения и формировать высокоэффективные команды.

• Улучшение коммуникации и координации. Интегрированные средства коммуникации и совместной работы обеспечивают быстрое и эффективное взаимодействие между сотрудниками, снижают риск недопонимания и ошибок, связанных с несогласованностью действий.

• Обеспечение доступа к корпоративным ресурсам. Сотрудники получают безопасный доступ к необходимым данным и приложениям из любой точки мира, что позволяет им оперативно решать рабочие задачи и поддерживать непрерывность бизнес-процессов.

• Масштабируемость и адаптивность. ПВО легко адаптируются под изменяющиеся потребности бизнеса, позволяют быстро наращивать или сокращать количество рабочих мест, оптимизировать расходы в зависимости от текущей ситуации на рынке и в компании.

В 2025 году на рынке платформ виртуальных офисов (ПВО) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня безопасности. Развитие ПВО будет направлено на создание более гибких и масштабируемых решений, способных адаптироваться к изменяющимся бизнес-процессам и требованиям пользователей.

• Интеграция искусственного интеллекта. ПВО будут активно внедрять ИИ для автоматизации рутинных задач, анализа больших объёмов данных и предоставления интеллектуальных рекомендаций по оптимизации рабочих процессов.

• Расширение возможностей для совместной работы. Развитие инструментов для совместной работы над документами и проектами в реальном времени, включая поддержку сложных мультимедийных форматов и возможность одновременного редактирования.

• Укрепление мер безопасности. Внедрение более совершенных механизмов аутентификации и шифрования, использование блокчейн-технологий для обеспечения целостности и конфиденциальности данных.

• Поддержка расширенной реальности (XR). Интеграция технологий виртуальной и дополненной реальности для проведения иммерсивных онлайн-совещаний и обучения сотрудников, что повысит уровень вовлечённости и эффективности коммуникации.

• Облачная архитектура. Дальнейшее развитие облачных решений, обеспечивающих высокую доступность и масштабируемость ПВО, а также упрощение процесса развёртывания и управления инфраструктурой.

• Персонализация пользовательского опыта. Разработка более гибких интерфейсов и настроек, позволяющих адаптировать ПВО под индивидуальные потребности пользователей и специфические требования бизнеса.

• Интеграция с другими корпоративными системами. Углубление интеграции ПВО с системами ERP, CRM и другими бизнес-приложениями для обеспечения бесшовного обмена данными и повышения эффективности бизнес-процессов.

Гонконг (Китай)

BoardMix

Россия

WEEEK, Squadus, K-Team HRM, Directum Portal, Контур.Доступ, Mirapolis HCM, Пряники, Saby My — Корпоративный портал, VK People Hub Social, Онто, Yonote, MyBoards, Таламус, Эквио, Pruffme, Incomand, ХайХаб, Forcase, Platrum, Cerebro, VK Доска, МТС Линк Доски, Gran KMS, Teamly, Комитет Онлайн, Яндекс Доски, Ассистент Удаленный доступ, EvaWiki, ScienceAdmin, TrustViewerPro, Электронные собрания, InKnowledge, Yandex Wiki, Битрикс24.HRM

Индия

HCL Connections

Австралия

Confluence

США

Jive, Microsoft SharePoint, ClickUp, Mural, Microsoft Whiteboard, Padlet, Whimsical, FigJam, OnBoard, Microsoft Viva Engage, Miro, Chrome Remote Desktop, Notion, Coda

Мальта

Remote.Team

Германия

Conceptboard, SAP SuccessFactors Work Zone, TeamViewer Remote, AnyDesk

Израиль

KMS Lighthouse