Системы управления человеческими ресурсами (HRM) c функцией Кадровое делопроизводство

Системы управления человеческими ресурсами (СУЧР, англ. Human Resource Management Systems, HRM, HRMS) – это программное обеспечение, которое автоматизирует процессы организации труда и кадрового администрирования в компании.

Управление человеческими ресурсами представляет собой задачи по организации работы персонала. Эти задачи реализуются на предприятиях в рамках работы управленцев (менеджеров) и специалистов по персоналу (HR-менеджеров). Управление персоналом обычно рассматривается в компаниях как система взаимосвязанных процессов, направленных на повышение производительности труда и общей удовлетворенности работников. В рамках управления человеческими ресурсами объединяются такие задачи, как кадровое делопроизводство, планирование рабочего времени, подбор персонала, расчёта заработной платыи прочие.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Программное обеспечение управления человеческими ресурсами (HRMS) предназначено для решения задач кадрового администрирования, управления персоналом, электронного обучения, управления производительностью, а также рекрутинга. HRM-система данного класса оснащена инструментами и функциями, помогающими руководству, а также сотрудникам работать с большей эффективностью. Программное обеспечение используется малым, средним и крупным бизнесом в различных отраслях деятельности для повышения производительности труда, повышения удовлетворенности сотрудников и оптимизации различных аспектов их кадровых процессов.

Наиболее комплексные доступные решения способны интегрировать различные основные функции и обязанности управления персоналом (HR), включая отслеживание и подбор кандидатов, управление заработной платой, управление трудовыми ресурсами, планирование смен, учёт отгулов и управление человеческим капиталом в одну платформу.

Помимо основных функций, кадровые программные решения также помогают предприятиям и организациям управлять жизненно важными данными сотрудников, связанными с контактной информацией персонала, оплатой труда и льготами, оплачиваемым отпуском, посещаемостью, деталями трудовых договоров и управлением компетенциями сотрудников.

Программные системы управления персоналом обеспечивают кадровым отделам и сотрудникам компании более структурированный и процессно-ориентированный подход к управлению административными задачами.

Сотрудники также могут получать доступ к программным решениям HR, чтобы упростить адаптацию при приёме на работу, контролировать процесс собственного обучения или управлять социальным пакетом.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления человеческими ресурсами (СУЧР) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации (малый бизнес, средняя или крупная компания), специфику отрасли (например, производственная сфера, IT, услуги), существующие технические ограничения (например, совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам), а также требования к функциональности системы (начиная от базового учёта кадров и заканчивая комплексным управлением талантами и обучением персонала). Кроме того, следует оценить необходимость интеграции с другими корпоративными системами (например, с ERP-системами, системами электронного документооборота), уровень безопасности и защиты персональных данных (соответствие требованиям законодательства, наличие механизмов шифрования и аутентификации), возможности масштабирования системы в будущем и качество технической поддержки со стороны поставщика решения.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим бизнес-процессам компании;
• наличие модулей для автоматизации ключевых кадровых процессов (учёт персонала, расчёт заработной платы, управление отпусками и больничными, оценка персонала и т. д.);
• возможность интеграции с другими используемыми в компании информационными системами;
• соответствие требованиям законодательства в области обработки персональных данных и информационной безопасности;
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём данных и количество пользователей;
• наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных;
• уровень технической поддержки и обслуживания системы, включая доступность обучающих материалов и консультаций;
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками.

Выбор СУЧР — стратегически важное решение, которое повлияет на эффективность управления человеческими ресурсами и общую производительность компании. Поэтому необходимо провести детальный анализ потребностей бизнеса, изучить характеристики доступных на рынке решений и, при необходимости, привлечь внешних экспертов для оценки и сравнения различных вариантов. Особое внимание стоит уделить проверке наличия у системы сертификатов и подтверждений соответствия отраслевым и законодательным требованиям, а также изучению опыта использования аналогичных решений в компаниях со схожими бизнес-процессами.

Специалисты по управлению персоналом используя HRM-системы, обеспечивют более структурированный и процессно-ориентированный подход к выполнению административных задач с возможностью выстраивания цикличности и масштабирования.

Инструментарий HRM-системы помогает освободить время менеджеров по персоналу и сотрудников кадрового отдела, чтобы сосредоточиться на найме людей и более эффективно поддерживать моральный дух сотрудников.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Чтобы претендовать на включение в категорию систем управления человеческими ресурсами, программный продукт должен:

• Предоставлять основные функциональные возможности в области HR: подбор персонала, управление заработной платой, управление трудовыми ресурсами, кадровое делопроизводство, управление отпусками, отгулами и командировками и т.п.

• Предлагать функциональные модули, которые можно приобрести отдельно.

• Включать несколько модулей, которые могут интегрироваться вместе, чтобы сформировать единую систему управления персоналом.

По данным аналитических исследований Soware, в 2026 году на рынке систем управления человеческими ресурсами (СУЧР) продолжат развиваться тенденции, связанные с углублённой цифровизацией кадровых процессов, при этом особое внимание будет уделяться повышению персонализации управления персоналом, усилению аналитических возможностей и обеспечению безопасности данных.

Системы управления человеческими ресурсами в 2026 году будут во многом изменяться под влиянием следующих основных трендов:

• Развитие генеративных ИИ-решений. Внедрение моделей генеративного ИИ для создания персонализированных программ обучения и развития сотрудников, автоматизации составления отчётов и анализа карьерных траекторий, что позволит повысить эффективность обучения и планирования карьеры.

• Расширение применения блокчейн-технологий. Дальнейшее использование блокчейн для создания защищённых цифровых профилей сотрудников, хранения данных о квалификации и достижениях, что обеспечит высокий уровень безопасности и достоверности информации о персонале.

• Углублённый анализ больших данных. Развитие инструментов для анализа данных о производительности и удовлетворённости сотрудников с целью выявления скрытых тенденций, прогнозирования текучести кадров и оптимизации структуры персонала.

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. Усиление интеграции СУЧР с системами бизнес-аналитики для получения более полных данных о влиянии кадровых решений на ключевые показатели эффективности компании и адаптации стратегий управления персоналом.

• Развитие мобильных решений. Расширение функционала мобильных приложений СУЧР, предоставление сотрудникам возможности удалённого доступа к кадровым сервисам, что повысит гибкость работы и уровень вовлечённости персонала.

• Внедрение технологий расширенной реальности (XR). Использование XR-технологий для разработки иммерсивных обучающих программ и проведения виртуальных собеседований, что позволит улучшить качество обучения и расширить возможности оценки кандидатов.

• Усиление мер кибербезопасности. Внедрение передовых решений для защиты данных о сотрудниках, включая шифрование и многофакторную аутентификацию, что обеспечит соответствие требованиям законодательства и повысит доверие сотрудников к системе.

Россия

МояКоманда, K-Team HRM, ТопФактор, 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, Олимп Управление персоналом, 1С:Зарплата и управление персоналом, БОСС-Кадровик, АСМО-управление персоналом, Компас: Управление персоналом, Галактика HCM, Монолит: Персонал, ЭОС КАДРЫ, Контур.Персонал

США

Zenefits