Системы управления комплектованием штата c функцией Интеграция с мессенджерами и электронной почтой

Системы управления комплектованием штата используются командами управления человеческими ресурсами (HR) для организации рекрутмента: размещения вакансий, а также отслеживания и отбора кандидатов

Управление комплектованием штата представляет собой систему действий, направленных на эффективное управление процессом подбора и найма новых сотрудников в компании.

В рамках данного бизнес-процесса осуществляются такие действия, как определение потребностей в новых сотрудниках, разработка и публикация вакансий, подбор и проведение собеседований, оценка кандидатов на соответствие требованиям компании, принятие решения о найме и организация введения новых сотрудников в работу.

Целью бизнес-процесса управления комплектованием штата является обеспечение компании необходимым количеством сотрудников с требуемыми навыками и качествами, что является ключевым фактором успешного развития бизнеса.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Поток РекрутментПотокОфициальный сайт

Системы управления комплектованием штата предназначены для автоматизации и оптимизации процессов подбора, найма, адаптации и развития персонала в организации. Они обеспечивают эффективное управление взаимоотношениями с кандидатами и сотрудниками на всех этапах жизненного цикла сотрудника в компании.

Эти системы позволяют автоматизировать рутинные задачи, связанные с подбором персонала, такие как создание и публикация вакансий, обработка резюме, проведение собеседований и оценка кандидатов. Они также предоставляют инструменты для отслеживания статуса вакансий, хранения информации о кандидатах и сотрудниках, анализа данных о персонале и процессах найма, а также для улучшения коммуникации с кандидатами и сотрудниками.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика подбора персонала

Функции Аналитики подбора персонала используют данные и статистику для анализа и улучшения процессов подбора персонала. Данная аналитика помогает рекрутерам принимать обоснованные решения, оптимизировать затраты, повышать качество найма. Ключевыми метриками аналитики не редко выступают стоимость найма, время до заполнения вакансии и эффективность найма.

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Воронка подбора персонала

Воронка подбора персонала — это инструмент для отслеживания прогресса кандидатов на всех этапах процесса найма. Воронка подбора помогает управлять потоком кандидатов, оптимизировать процесс найма и предоставляет ценные данные для анализа эффективности процесса.

Дедубликация резюме

Функция Дедубликации резюме в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет автоматически выявлять и удалять дубликаты резюме, обеспечивая точность и актуальность информации о кандидатах. Это помогает рекрутерам сэкономить время и усилия при обработке большого количества резюме, а также улучшает качество подбора персонала.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инструменты командной работы

Инструменты командной работы в программных продуктах подбора персонала и рекрутмента позволяют автоматизировать рутинные задачи работы в масшабах команды рекрутеров, такие как подготовка описания вакансий, проверка резюме, планирование собеседований и отбор кандидатов.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Планирование собеседований

Функция Планирование собеседований помогает специалистам по подбору персонала и рекрутерам эффективно планировать собеседования, выбирать удобное время для общения с кандидатами и избегать накладок.

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Размещение вакансий

Функция Размещение вакансий позволяет HR-специалистам управлять процессом подбора сотрудников, публикуя вакансии на различных платформах, прикрепляя к вакансиям резюме специалистов и ину. информацию, храня информацию о кандидатах в единой базе.

Роботизированный подбор (HR-бот)

Функции Роботизированного подбора (HR-боты) — это инновационная технология, которая помогает автоматизировать процессы подбора персонала и рекрутмента при помощи машинного обучения и искусственного интеллекта. Бот позволяет выполнять ряд операций по подбору и найму, в том числе, имитирует общение с реальными людьми, выполняет первичную обработку резюме, проводит собеседования и предоставляет информацию о вакансиях и сотрудниках.

Тестирование и отбор кандидатов

Функция Тестирование и отбор кандидатов позволяет проводить оценку профессиональных, личностных и деловых качеств кандидатов, а также выявлять их мотивацию. Это помогает избежать найма неквалифицированных работников и сэкономить время на многоэтапном процессе приёма на работу.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление откликами

Функция Управление откликами позволяет работодателям получать уведомления о новых откликах, просматривать резюме соискателей, приглашать кандидатов на собеседования и отклонять их заявки. Вместе с тем, для соискателей Управление откликами позволяет получать отклики от работодателей на опубликованные резюме и рассматривать предложения о работе.

Управление работой с клиентами (CRM)

Функция Управления работой с клиентами (CRM) и заказчиками в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет рекрутинговым агентствам автоматизировать процесс коммуникации с клиентами-работодателями, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками процесса найма.

База данных вакансий

Функция База данных вакансий позволяет управлять и обновлять основные сведения о вакансиях в формате централизованной базы данных.

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой позволяет системам подбора персонала и рекрутмента автоматизировать процесс общения с кандидатами, собирать их контактные данные, отправлять персонализированные сообщения и получать обратную связь. Это повышает эффективность работы рекрутеров и сокращает время найма сотрудников.

Интеграция с работными сайтами

Интеграция с работными сайтами позволяет системам подбора персонала и рекрутмента публиковать вакансии на популярных работных порталах, таких как HeadHunter, SuperJob, Работа.Ру, Habr и прочих. Также возможно архивировать и повторно публиковать их, загружать вакансии из других источников, просматривать и автоматически заполнять карточки кандидатов данными их резюме, а также искать резюме на рекрутинговых сайтах по заданным критериям.

Интеграция с социальными сетями

Функция интеграции с социальными сетями в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет компаниям искать потенциальных кандидатов в популярных социальных сетях, таких как ВКонтакте, Одноклассники, TenChat и Facebook*. Это помогает расширить поиск и находить специалистов, которые ещё не находятся в активном поиске работы, но рассматривают возможность смены места работы. *Facebook - социальная сеть компании Meta, признанной экстремистской организацией.

Применение Системы управления комплектованием штата может принести ряд полезных эффектов:

• Оптимизация процесса отбора кандидатов. Система позволяет автоматизировать процесс подбора кандидатов и упростить поиск подходящих кандидатов для открытых вакансий.

• Улучшение качества кадрового состава компании. Благодаря комплексному подходу к отбору, компания может нанять более подходящих кандидатов, что повышает качество кадрового состава и может сократить время на обучение новых сотрудников.

• Снижение затрат на управление персоналом. Система управления комплектованием штата может помочь сократить расходы на рекламу вакансий, найм персонала, а также уменьшить количество ошибок, связанных с наймом неподходящих сотрудников.

• Улучшение производительности и эффективности работы компании. Хороший подбор персонала и правильное управление им помогают повысить производительность сотрудников и улучшить эффективность работы компании.

• Снижение рисков и улучшение безопасности внутри компании. Процесс отбора, при котором учитываются все необходимые факторы, может снизить риск для компании, связанный с неподходящими и ненадежными сотрудниками, что в свою очередь улучшит безопасность внутри компании.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления комплектованием штата, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Управление вакансиями: Возможность создания, редактирования и удаления вакансий, а также настройки параметров поиска кандидатов.

• Поиск и привлечение кандидатов: Интеграция с социальными сетями, профессиональными сетями и другими источниками для поиска кандидатов, а также инструменты для отправки приглашений и сообщений кандидатам.

• Обработка заявок от кандидатов: Автоматизация процесса приёма заявок от кандидатов, включая возможность просмотра резюме и сопроводительных писем.

• Оценка и отбор кандидатов: Инструменты для проведения собеседований, тестирования и оценки кандидатов, а также возможность сравнения кандидатов между собой.

• Управление процессом найма: Ведение истории взаимодействия с кандидатами, отслеживание этапов найма и напоминания о предстоящих действиях.

Эти функции позволяют эффективно управлять процессом комплектования штата, обеспечивая оптимизацию подбора персонала и повышение качества обслуживания кандидатов.