Системы управления комплектованием штата c функцией База данных вакансий

Системы управления комплектованием штата используются командами управления человеческими ресурсами (HR) для организации рекрутмента: размещения вакансий, а также отслеживания и отбора кандидатов

Управление комплектованием штата представляет собой систему действий, направленных на эффективное управление процессом подбора и найма новых сотрудников в компании.

В рамках данного бизнес-процесса осуществляются такие действия, как определение потребностей в новых сотрудниках, разработка и публикация вакансий, подбор и проведение собеседований, оценка кандидатов на соответствие требованиям компании, принятие решения о найме и организация введения новых сотрудников в работу.

Целью бизнес-процесса управления комплектованием штата является обеспечение компании необходимым количеством сотрудников с требуемыми навыками и качествами, что является ключевым фактором успешного развития бизнеса.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

ЮнионТ1 ИнновацииОфициальный сайт

Системы управления комплектованием штата предназначены для автоматизации и оптимизации процессов подбора, найма, адаптации и развития персонала в организации. Они обеспечивают эффективное управление взаимоотношениями с кандидатами и сотрудниками на всех этапах жизненного цикла сотрудника в компании.

Эти системы позволяют автоматизировать рутинные задачи, связанные с подбором персонала, такие как создание и публикация вакансий, обработка резюме, проведение собеседований и оценка кандидатов. Они также предоставляют инструменты для отслеживания статуса вакансий, хранения информации о кандидатах и сотрудниках, анализа данных о персонале и процессах найма, а также для улучшения коммуникации с кандидатами и сотрудниками.

Системы управления комплектованием штата в основном используют следующие группы пользователей:

• менеджеры по персоналу и специалисты HR-отделов, которые занимаются подбором и отбором кандидатов, размещением вакансий и ведением базы данных соискателей;
• руководители подразделений, которые формулируют требования к кандидатам и участвуют в процессе отбора, а также сообщают HR о необходимости закрыть вакансии;
• рекрутинговые агентства и аутсорсинговые компании, которые используют СУКШ для оптимизации процессов поиска и подбора персонала для клиентов;
• специалисты по аналитике HR-данных, которые с помощью СУКШ анализируют эффективность рекрутмента, выявляют тренды и проблемы в подборе персонала;
• топ-менеджеры и директивные органы компаний, которые используют систему для мониторинга состояния кадрового состава и планирования кадровой стратегии.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика подбора персонала

Функции Аналитики подбора персонала используют данные и статистику для анализа и улучшения процессов подбора персонала. Данная аналитика помогает рекрутерам принимать обоснованные решения, оптимизировать затраты, повышать качество найма. Ключевыми метриками аналитики не редко выступают стоимость найма, время до заполнения вакансии и эффективность найма.

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Воронка подбора персонала

Воронка подбора персонала — это инструмент для отслеживания прогресса кандидатов на всех этапах процесса найма. Воронка подбора помогает управлять потоком кандидатов, оптимизировать процесс найма и предоставляет ценные данные для анализа эффективности процесса.

Дедубликация резюме

Функция Дедубликации резюме в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет автоматически выявлять и удалять дубликаты резюме, обеспечивая точность и актуальность информации о кандидатах. Это помогает рекрутерам сэкономить время и усилия при обработке большого количества резюме, а также улучшает качество подбора персонала.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инструменты командной работы

Инструменты командной работы в программных продуктах подбора персонала и рекрутмента позволяют автоматизировать рутинные задачи работы в масшабах команды рекрутеров, такие как подготовка описания вакансий, проверка резюме, планирование собеседований и отбор кандидатов.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Планирование собеседований

Функция Планирование собеседований помогает специалистам по подбору персонала и рекрутерам эффективно планировать собеседования, выбирать удобное время для общения с кандидатами и избегать накладок.

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Размещение вакансий

Функция Размещение вакансий позволяет HR-специалистам управлять процессом подбора сотрудников, публикуя вакансии на различных платформах, прикрепляя к вакансиям резюме специалистов и ину. информацию, храня информацию о кандидатах в единой базе.

Роботизированный подбор (HR-бот)

Функции Роботизированного подбора (HR-боты) — это инновационная технология, которая помогает автоматизировать процессы подбора персонала и рекрутмента при помощи машинного обучения и искусственного интеллекта. Бот позволяет выполнять ряд операций по подбору и найму, в том числе, имитирует общение с реальными людьми, выполняет первичную обработку резюме, проводит собеседования и предоставляет информацию о вакансиях и сотрудниках.

Тестирование и отбор кандидатов

Функция Тестирование и отбор кандидатов позволяет проводить оценку профессиональных, личностных и деловых качеств кандидатов, а также выявлять их мотивацию. Это помогает избежать найма неквалифицированных работников и сэкономить время на многоэтапном процессе приёма на работу.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление откликами

Функция Управление откликами позволяет работодателям получать уведомления о новых откликах, просматривать резюме соискателей, приглашать кандидатов на собеседования и отклонять их заявки. Вместе с тем, для соискателей Управление откликами позволяет получать отклики от работодателей на опубликованные резюме и рассматривать предложения о работе.

Управление работой с клиентами (CRM)

Функция Управления работой с клиентами (CRM) и заказчиками в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет рекрутинговым агентствам автоматизировать процесс коммуникации с клиентами-работодателями, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками процесса найма.

База данных вакансий

Функция База данных вакансий позволяет управлять и обновлять основные сведения о вакансиях в формате централизованной базы данных.

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой позволяет системам подбора персонала и рекрутмента автоматизировать процесс общения с кандидатами, собирать их контактные данные, отправлять персонализированные сообщения и получать обратную связь. Это повышает эффективность работы рекрутеров и сокращает время найма сотрудников.

Интеграция с работными сайтами

Интеграция с работными сайтами позволяет системам подбора персонала и рекрутмента публиковать вакансии на популярных работных порталах, таких как HeadHunter, SuperJob, Работа.Ру, Habr и прочих. Также возможно архивировать и повторно публиковать их, загружать вакансии из других источников, просматривать и автоматически заполнять карточки кандидатов данными их резюме, а также искать резюме на рекрутинговых сайтах по заданным критериям.

Интеграция с социальными сетями

Функция интеграции с социальными сетями в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет компаниям искать потенциальных кандидатов в популярных социальных сетях, таких как ВКонтакте, Одноклассники, TenChat и Facebook*. Это помогает расширить поиск и находить специалистов, которые ещё не находятся в активном поиске работы, но рассматривают возможность смены места работы. *Facebook - социальная сеть компании Meta, признанной экстремистской организацией.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления комплектованием штата (СУКШ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретных бизнес-условиях. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными информационными системами и поддержкой большого числа пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в IT-компаниях могут быть востребованы функции оценки технических навыков кандидатов, а в производственных предприятиях — возможности отслеживания соответствия кандидатов требованиям по безопасности и здоровью. Необходимо обратить внимание на технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможности развёртывания системы (локально или в облачной среде). Кроме того, стоит оценить функциональность системы в части автоматизации процессов размещения вакансий, поиска и отбора кандидатов, управления воронкой рекрутмента, аналитики эффективности рекрутинговых кампаний и интеграции с внешними источниками данных о кандидатах (например, с профессиональными социальными сетями и платформами для размещения резюме).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим потребностям в рекрутменте (например, наличие модулей для автоматизации размещения вакансий на различных платформах, инструментов для анализа резюме и проведения онлайн-тестирования кандидатов);
• возможность интеграции с другими корпоративными системами (например, с системами управления персоналом, бухгалтерскими и финансовыми системами);
• поддержка различных каналов привлечения кандидатов (например, интеграция с популярными платформами поиска работы, социальными сетями, профессиональными сообществами);
• наличие инструментов для аналитики и отчётности (например, возможность отслеживания конверсии на разных этапах воронки рекрутмента, анализа эффективности каналов поиска кандидатов, формирования отчётов по результатам рекрутинговых кампаний);
• удобство использования интерфейса для HR-специалистов и кандидатов (например, интуитивно понятная навигация, возможность настройки под индивидуальные потребности пользователей);
• уровень безопасности и защиты персональных данных (например, соответствие требованиям законодательства в области обработки персональных данных, использование современных методов шифрования и аутентификации);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом компании (например, поддержка увеличения числа пользователей и объёма данных без существенного снижения производительности).

Выбор СУКШ должен быть обоснован не только текущими потребностями компании в области рекрутмента, но и стратегическими планами развития бизнеса. Важно также учитывать репутацию разработчика системы, наличие технической поддержки и возможности обучения сотрудников работе с системой, а также стоимость владения системой, включая лицензионные

Применение Системы управления комплектованием штата может принести ряд полезных эффектов:

• Оптимизация процесса отбора кандидатов. Система позволяет автоматизировать процесс подбора кандидатов и упростить поиск подходящих кандидатов для открытых вакансий.

• Улучшение качества кадрового состава компании. Благодаря комплексному подходу к отбору, компания может нанять более подходящих кандидатов, что повышает качество кадрового состава и может сократить время на обучение новых сотрудников.

• Снижение затрат на управление персоналом. Система управления комплектованием штата может помочь сократить расходы на рекламу вакансий, найм персонала, а также уменьшить количество ошибок, связанных с наймом неподходящих сотрудников.

• Улучшение производительности и эффективности работы компании. Хороший подбор персонала и правильное управление им помогают повысить производительность сотрудников и улучшить эффективность работы компании.

• Снижение рисков и улучшение безопасности внутри компании. Процесс отбора, при котором учитываются все необходимые факторы, может снизить риск для компании, связанный с неподходящими и ненадежными сотрудниками, что в свою очередь улучшит безопасность внутри компании.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем управления комплектованием штата, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Управление вакансиями: Возможность создания, редактирования и удаления вакансий, а также настройки параметров поиска кандидатов.

• Поиск и привлечение кандидатов: Интеграция с социальными сетями, профессиональными сетями и другими источниками для поиска кандидатов, а также инструменты для отправки приглашений и сообщений кандидатам.

• Обработка заявок от кандидатов: Автоматизация процесса приёма заявок от кандидатов, включая возможность просмотра резюме и сопроводительных писем.

• Оценка и отбор кандидатов: Инструменты для проведения собеседований, тестирования и оценки кандидатов, а также возможность сравнения кандидатов между собой.

• Управление процессом найма: Ведение истории взаимодействия с кандидатами, отслеживание этапов найма и напоминания о предстоящих действиях.

Эти функции позволяют эффективно управлять процессом комплектования штата, обеспечивая оптимизацию подбора персонала и повышение качества обслуживания кандидатов.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления комплектованием штата (СУКШ) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий, повышением автоматизации процессов и углублением аналитических возможностей систем. Среди ключевых трендов выделяются:

• Искусственный интеллект и машинное обучение. СУКШ будут активнее использовать алгоритмы ИИ для анализа резюме, прогнозирования потенциала кандидатов и автоматизации первичного отбора, что позволит существенно сократить время на рекрутмент.

• Интеграция с платформами для удалённой работы. Системы будут предоставлять инструменты для эффективного управления распределёнными командами, включая мониторинг производительности и организацию виртуальных встреч.

• Блокчейн-технологии. Применение блокчейна для верификации квалификации и опыта кандидатов, что повысит достоверность информации и снизит риски найма недобросовестных сотрудников.

• Расширенные аналитические возможности. СУКШ будут предлагать углублённый анализ данных о сотрудниках и кандидатах, включая прогнозирование текучести кадров, оценку эффективности рекрутмент-кампаний и выявление факторов, влияющих на производительность труда.

• Персонализация пользовательского опыта. Системы будут адаптироваться под индивидуальные потребности HR-специалистов и кандидатов, предлагая персонализированные интерфейсы и функционал.

• Облачные решения и масштабируемость. Увеличение доли облачных СУКШ, которые обеспечивают гибкость, масштабируемость и доступность системы из любой точки мира.

• Укрепление безопасности данных. Внедрение более совершенных механизмов защиты персональных данных кандидатов и сотрудников, соответствующих международным стандартам безопасности.

Россия

Юнион, Поток Рекрутмент, ТопФактор: Управление подбором персонала, Хантфлоу, AMBER HRMS, e-staff, Experium, FriendWork Recruiter, Huntlee, 1С:Кадровое агентство, Skillaz.Подбор, Talantix, SuperJob, IQHR, Jobcart

США

HackerRank