Системы управления человеческим капиталом (HCM) c функцией Кадровое делопроизводство

Системы управления человеческим капиталом (СЧК, англ. Human Capital Management Systems, HCM) – это программное обеспечение для управления персоналом, ориентированное на управлении компетенцями и решении задач точного комлектования штата, управления рабочей силой и оптимизации трудовых ресурсов с точки зрения знаний, умений и навыков

Управление человеческим капиталом - это комплексный подход в управлении, включающий в себя стратегическое планирование, найм, обучение, развитие, оценку и управление сотрудниками в организации.

Цель рабочего процесса управления человеческим капиталом заключается в создании и поддержании высокой производительности и эффективности сотрудников в организации. Он помогает управлять не только кадрами, но и их знаниями, навыками, опытом и мотивацией.

Благодаря данному бизнес-процессу организация имеет возможность оптимизировать управление персоналом, обеспечить мотивированность и результативность не только отдельных сотрудников, но и всего коллектива. Данные усилия позволяют повысить результативность бизнеса и улучшить его финансовые показатели.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы управления человеческим капиталом предназначены для автоматизации и оптимизации процессов управления персоналом в организации. Они помогают компаниям более эффективно использовать знания, навыки и опыт своих сотрудников, а также повышают уровень удовлетворенности работников.

Системы управления человеческим капиталом позволяют управлять различными аспектами жизненного цикла сотрудников, такими как найм, обучение, оценка производительности, оплата труда, карьерное развитие и уход с работы. Особое внимание в HCM-системах уделяется решению задач управления талантами, управления знаниями, управления кадровым резервом. Данные системы также могут помочь в сборе и анализе данных, что способствует принятию лучших решений в области управления персоналом.

Системы управления человеческим капиталом в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители высшего звена и топ-менеджмент для стратегического планирования использования трудовых ресурсов и анализа компетенций сотрудников;
• HR-специалисты и менеджеры по персоналу для автоматизации процессов подбора, адаптации, оценки и развития персонала;
• руководители подразделений и линейных менеджеров для управления рабочими группами, распределения задач и контроля выполнения работы с учётом компетенций сотрудников;
• сотрудники кадровых и учебных отделов для организации обучения и развития профессиональных навыков персонала;
• аналитики и специалисты по работе с данными для анализа эффективности использования человеческого капитала и построения прогнозных моделей.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления человеческим капиталом (СЧК) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут быть достаточны базовые функции учёта персонала и расчёта заработной платы, тогда как крупным корпорациям потребуются расширенные возможности для управления компетенциями, планирования карьеры сотрудников, анализа эффективности работы подразделений и интеграции с другими корпоративными системами. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в сфере IT могут быть актуальны функции управления проектами и отслеживания навыков разработчиков, а в производственных компаниях — модули для учёта рабочего времени и контроля соблюдения производственных норм. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам, возможности масштабирования и обеспечения информационной безопасности.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным задачам бизнеса (например, наличие модулей для рекрутинга, оценки персонала, планирования обучения и развития сотрудников);
• поддержка интеграции с другими используемыми корпоративными системами (ERP, CRM и т. д.);
• возможность адаптации системы под специфические бизнес-процессы компании (наличие гибких настроек, API для разработки дополнительных модулей);
• уровень защищённости данных и соответствие требованиям законодательства в области обработки персональных данных;
• наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных, обеспечение бесперебойной работы системы;
• удобство пользовательского интерфейса и доступность обучающих материалов для сотрудников;
• стоимость владения системой, включая лицензии, техническую поддержку и возможные расходы на доработку.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном участке работы, чтобы оценить её эффективность в реальных условиях и выявить возможные проблемы. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые решения, и оценить уровень технической поддержки и качество обслуживания со стороны поставщика программного продукта.

Применение Системы управления человеческим капиталом в работе компании может принести следующие полезные эффекты:

• Увеличение эффективности и производительности работников за счет организации мотивационной системы, повышения квалификации и развития персонала.

• Сокращение затрат на подбор и обучение новых сотрудников за счет сохранения опыта и знаний штатных сотрудников, распределения задач внутри команды и управления знаниями.

• Снижение текучести кадров и сохранение трудовых ресурсов компании благодаря организации современных форм работы, с гибким графиком, возможностью работы удаленно и учетом индивидуальных потребностей сотрудников.

• Повышение уровня удовлетворенности сотрудников и улучшение их отношений со своими коллегами и руководством за счет организации командной работы, прозрачности взаимодействия и возможности для проявления инициативы и творческого потенциала.

• Увеличение конкурентоспособности компании на рынке благодаря привлечению лучших специалистов, эффективной работе команды и созданию высокопроизводительной рабочей среды.

Системы управления талантами

Системы управления талантами (СУТ, англ. Talent Management Systems, TMS) — это комплекс программных, который позволяют организациям эффективно управлять персоналом, его навыками и знаниями.

Системы управления вовлечённостью сотрудников

Системы управления вовлечённостью сотрудников (СУВСО, англ. Employee Engagement Management Systems, EEM) – это промышленные приложения, предназначенные для управления вовлеченностью и мотивацией сотрудников в организациях. Они позволяют компаниям измерять удовлетворенность сотрудников, оценивать результаты работы и улучшать коммуникацию внутри компании.

Системы управления адаптацией персонала

Системы управления адаптацией персонала (СУАП, англ. Personnel Onboarding Management Systems, POM) или Системы управления процессом интеграции новых сотрудников – это программное обеспечение, которое помогает организациям организовать и упростить процесс включения новых сотрудников в компанию. Системы позволяют автоматизировать процедуры и процессы, связанные с обучением, подготовкой рабочих мест, внедрением в рабочую группу и деловым общением. С помощью СУАП компании могут улучшить результаты адаптации новых сотрудников, ускорить и улучшить процесс обучения, снизить затраты на обучение и повысить эффективность работы новых сотрудников.

Системы оценки и аттестации персонала

Системы оценки и аттестации персонала (СОАП, англ. Personnel Assessment and Certification Systems, PAC) – это набор программных инструментов и методов, которые позволяют компаниям проводить оценку квалификации и производительности своих сотрудников, а также аттестацию и сертификацию сотрудников. Системы оценки и аттестации персонала включают в себя такие элементы, как анкеты для сбора данных о сотрудниках, методики оценки компетенций, анализ результатов и формирование отчетов. Данные системы используются для определения сильных и слабых сторон сотрудников, планирования дальнейшего развития и обучения, а также для решения вопросов подтверждения квалификации, повышения или перевода на другую должность.

Платформы управления мотивацией сотрудников

Платформы управления мотивацией сотрудников (ПУМС, англ. Employee Motivation Management Platforms, EMM) — это цифровые инструменты и системы, предназначенные для стимулирования и повышения мотивации персонала в организации. Они включают в себя различные механизмы и функции, такие как корпоративный магазин и валюта, геймификация, системы бонусов, программы признания достижений и другие инструменты, которые помогают создать комплексную систему мотивации.

Системы менеджмента корпоративных знаний

Системы менеджмента корпоративных знаний (СМКЗ, англ. Corporate Knowledge Management Systems, CKM) — это специализированные программные решения для стратегического управления интеллектуальными активами организации. Они обеспечивают систематизацию экспертных знаний и корпуса корпоративных компетенций, мониторинг уровня компетенций персонала и поддержку процессов принятия решений на основе актуализируемой базы знаний.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Чтобы претендовать на включение в класс Систем управления человеческим капиталом, программный продукт должен соответствовать функциональным требованиям:

• Управление персоналом: система должна обеспечивать управление персоналом, включая оценку производительности, поддержку развития, управление талантами, управление знаниями, управление кадровым резервом и улучшение работы.

• Автоматизация: система должна позволять автоматизировать рутинные процессы и поддерживать использование стандартных процедур.

• Анализ и отчётность: система должна обеспечивать возможность анализировать данные и генерировать отчеты, необходимые для принятия решений в области управления человеческим капиталом.

• Соответствие стандартам: система должна соответствовать соответствующим стандартам и законодательным требованиям, включая защиту данных персонала и конфиденциальность.

По данным аналитических исследований Soware, в 2026 году на рынке систем управления человеческим капиталом (СЧК) продолжат доминировать тенденции, связанные с углублённой цифровизацией процессов управления персоналом, при этом ожидается усиление интеграции передовых технологий в существующие решения и дальнейшее развитие инструментов для повышения эффективности и вовлечённости сотрудников.

Системы управления человеческим капиталом в 2026 году будут во многом изменяться под влиянием следующих основных трендов:

• Развитие алгоритмов искусственного интеллекта. Усовершенствование моделей машинного обучения для более точного прогнозирования потребностей в кадрах, автоматизации процессов оценки компетенций и прогнозирования карьерного роста сотрудников.

• Расширение применения блокчейн-технологий. Дальнейшее внедрение для создания защищённых цифровых профилей сотрудников, содержащих достоверные данные об их квалификации, опыте и достижениях, что упростит процесс проверки кандидатов и повысит доверие к кадровым данным.

• Углублённый анализ больших данных. Развитие инструментов для комплексного анализа данных о производительности труда, вовлечённости и удовлетворённости сотрудников, что позволит выявлять скрытые тенденции и принимать обоснованные управленческие решения.

• Интеграция VR/AR-технологий. Расширение применения виртуальной и дополненной реальности для создания иммерсивных обучающих программ, проведения виртуальных собеседований и моделирования рабочих ситуаций, что повысит эффективность обучения и адаптации персонала.

• Синхронизация с корпоративными системами. Углубление интеграции СЧК с ERP-системами и другими корпоративными приложениями для оптимизации планирования ресурсов, учёта рабочего времени и улучшения межведомственной координации.

• Развитие мобильных решений. Создание более функциональных мобильных приложений и платформ, обеспечивающих сотрудникам доступ к инструментам управления карьерой, обучающим материалам и корпоративной информации в любое время и в любом месте.

• Персонализация пользовательского опыта. Внедрение механизмов для адаптации интерфейса и функционала СЧК под индивидуальные потребности и предпочтения пользователей, что повысит удобство работы с системой и уровень вовлечённости сотрудников.

Россия

МояКоманда, Компас: Управление персоналом, ТопФактор, KitBot, Websoft HCM, Олимп Управление персоналом, 1С:Зарплата и управление персоналом, БОСС-Кадровик, Галактика HCM, Монолит: Персонал, Контур.Персонал

США

Zenefits